Office Specialist

(English below)

IVF Media to międzynarodowa grupa medialna. Naszą misją jest wsparcie i pomoc dla pacjentów walczących z niepłodnością. Zaczynaliśmy w 2012 roku jako mały start-up. Dziś jesteśmy liderem w swojej branży w Wielkiej Brytanii oraz Irlandii, a nasze serwisy internetowe dostępne są aż w 4 językach. Dbamy o to, by leczenie niepłodności za granicą było dostępne dla każdego! A to wszystko w imię jakościowego życia pacjentów.

Jeśli poszukujesz miejsca, gdzie praca to nie tylko obowiązki, ale także prawdziwa misja, pełna inspiracji i możliwości wzrastania, to szukasz nas!

Co jeszcze wyróżnia nas spośród innych miejsc pracy?

To niewątpliwie nasz fantastyczny zespół ludzi, którzy tworzą niepowtarzalny duch “team spirit”. Bo wszyscy działamy z pasją i zaangażowaniem!

W naszej pracy nie ma mowy o nudzie czy korpo stylu - tutaj dzieją się ekscytujące rzeczy! A co ważne - każdy z nas czuje, że ma udział w czymś wyjątkowym i ważnym.

Jesteśmy dumni z naszych międzynarodowych partnerstw i relacji, które otwierają przed nami drzwi do wielu kultur i poszerzania horyzontów. Tutaj nie ma miejsca na rutynę. 😊

Na czym będzie polegać Twoja praca?

Jako Office Specialist będziesz odpowiadać za wspomaganie Zarządu w wykonywaniu obowiązków służbowych oraz sprawne funkcjonowanie biura. Do Twoich głównych obowiązków należeć będą, m.in.: obsługa korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej, prowadzenie kalendarza spotkań zarządu, przygotowywanie pism, obsługa social media oraz asystowanie i pomoc we wszystkich działaniach Zarządu.

W ciągu pierwszych 3 miesięcy:

• Pozyskasz gruntowną wiedzę nt. naszej organizacji, organizacji powiązanych, naszych klientów i partnerów 
• Poznasz szczegółowo obszar swojej odpowiedzialności i odbędziesz szereg szkoleń wdrażających
• Poznasz narzędzia, z których będziesz korzystać

W ciągu 3-6 miesięcy:

• Będziesz samodzielnie wykonywać powierzone obowiązki i zadania asystenckie zgodnie z opisanymi procesami oraz miernikami, m. in. koordynować kalendarz Zarządu, umawiać spotkania, przygotowywać dokumenty, prezentacje, sprawozdania, raporty, umowy, uchwały zarządu, analizy, itp., obsługiwać pocztę e-mail, obsługiwać kanały Social Media
• Będziesz reprezentować Zarząd w wyznaczonych spotkaniach

W ciągu 6-12+ miesięcy:

• Będziesz realizować wyznaczone przez Zarząd cele
• Otrzymasz samodzielne projekty do prowadzenia
• Będziesz analizować dane dotyczące rynku, spółki i spółek powiązanych
• Będziesz proponować rozwiązania i usprawnienia
• Będziesz współpracować z innymi działami, w celu wprowadzania zmian wynikających z decyzji Zarządu

Czego oczekujemy:

• Min. 3-letniego doświadczenia na podobnym stanowisku biurowym, w jęz. angielskim (lub innym).
• Umiejętności zrozumienia i zarządzania procesami biura zarządu.
• Umiejętności analizy danych i raportowania, w tym proponowania usprawnień na ich podstawie.
• Kreatywności i zdolności do generowania nowych pomysłów na działania komunikacyjne.
• Doskonałych umiejętności komunikacyjnych, zarówno w mowie, jak i piśmie.
• Samodzielności w działaniu oraz zdolności do pracy w zespole.
• Umiejętności skutecznego zarządzania czasem i priorytetami.
• Inicjatywy, otwartości i proaktywności w poszukiwaniu rozwiązań.
• Biegłej znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (min.C1). Znajomość j.niemieckiego, włoskiego lub francuskiego będzie dodatkowym atutem.

Co możemy zaoferować:

• Pracę z misją
• Urlop zgodny ze wcześniejszym stażem pracy 
• Laptop
• Pracę hybrydową (2-3 dni w biurze)
• Realny wpływ na rozwiązania
• Pracę w międzynarodowym środowisku
• Pracę z fajnymi ludźmi 🙂
• Wsparcie i samodzielność w działaniu
• Darmowy parking

Proces rekrutacyjny:

1. Screening meeting (30-45 minut, online) – chcemy Cię poznać i opowiedzieć więcej o nas i roli.
2. Spotkanie z Jakubem Dejewskim – CEO i potencjalnym przełożonym (w biurze w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 13A).
3. Test DISC D3 z Agnieszka Myśliwczyk (online, ok. 30 minut). Dowiesz się więcej o sobie i jak pasujesz do danej roli. 
4. Spotkanie z Jakubem Dejewskim – CEO i Aleksandrem Wieckim – CMO (w biurze w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 13A) i obopólna decyzja. 🤝

English version:

IVF Media is an international media group. Our mission is to support and assist patients battling infertility. We began in 2012 as a small start-up. Today, we are leaders in our industry in the UK and Ireland, and our websites are available in four languages. We ensure that infertility treatment abroad is accessible to everyone – focusing on a quality life for our patients.

If you’re looking for a place where work is more than just duties, it's also a true mission full of inspiration and growth opportunities, then you’re looking for us!

What else makes us stand out among workplaces?

It’s undoubtedly our fantastic team, who bring an unmatched spirit of “team spirit.” We all work with passion and dedication!

In our work, there’s no boredom or corporate style – exciting things happen here! And, importantly, each of us feels that we’re part of something special and meaningful.

We’re proud of our international partnerships and relationships that open doors to many cultures and broaden our horizons. There’s no room for boredom here. 😊

What will your work entail?

As an Office Specialist, you will support the Management in performing their duties and ensure the smooth functioning of the office. Your main responsibilities will include handling internal and external correspondence, managing the executive calendar, preparing documents, managing social media, and assisting with all executive actions.

In the first 3 months:

• You’ll gain thorough knowledge about our organization, associated organizations, clients, and partners.
• You’ll become familiar with your responsibilities and undergo a series of onboarding trainings.
• You’ll learn the tools you’ll be using.

In 3-6 months:

• You’ll independently perform assigned assistant duties according to described processes and metrics, such as coordinating the Executive Calendar, scheduling meetings, preparing documents, presentations, reports, agreements, resolutions, analyses, handling emails, and managing social media channels.
• You’ll represent the Management in designated meetings.

In 6-12+ months:

• You’ll achieve the objectives set by the Management.
• You’ll receive independent projects to manage.
• You’ll analyze data on the market, company, and related entities.
• You’ll propose solutions and improvements.
• You’ll collaborate with other departments to implement changes resulting from Management’s decisions.

What we are looking for:

• At least 3 years of experience as an Office Specialist or a similar role, in English (or another language).
• Ability to understand and manage executive office processes.
• Skills in data analysis and reporting, including proposing improvements based on data.
• Creativity and the ability to generate new ideas for communication activities.
• Excellent communication skills, both spoken and written.
• Independence in action and ability to work in a team.
• Effective time and priority management skills.
• Initiative, openness, and proactivity in seeking solutions.
• Proficient English language skills (minimum C1 level). Knowledge of German, Italian, or French would be an advantage (Polish is not required).

What we are offering:

• Meaningful work
• 20-26 days of holiday (adjusted accordingly to your prior work experience)
• Laptop
• Hybrid work (2-3 days in the office)
• Real influence and trust
• Work in an international environment
• Work with great people 🙂
• Support and autonomy in action
• Free parking

Recruitment process:

1. Screening meeting (30-45 minutes, online) – we’d like to get to know you and tell you more about us and the role.
2. Meeting with Jakub Dejewski – CEO and potential supervisor (at the office in Gdańsk, Al. Zwycięstwa 13A).
3. DISC D3 test with Agnieszka Myśliwczyk (online, about 30 minutes). Learn more about yourself and how you fit into the role.
4. Meeting with Jakub Dejewski – CEO and Aleksander Wiecki – CMO (at the office in Gdańsk, Al. Zwycięstwa 13A), followed by a mutual decision. 🤝