Asystent ds. Finansowych i administracyjno-kadrowych (finance & administrative support)

Kompetencje podstawowe

• min 2 letnie doświadczenie w administracji;
• Umiejętności Administracyjne: Organizacja, dbałość o szczegóły, biegłość w obsłudze komputera, zarządzanie czasem.
• Znajomość Procesów: Systemy archiwizacji, podstawowa dokumentacja, wprowadzanie danych, procedury biurowe.
• Komunikacja: Etykieta e-mailowa, styl telefoniczny, podstawowe pisanie biznesowe, interakcja z zespołem.
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego – minimum B2;
• doskonała organizacja pracy;
• umiejętność pracy z feedback

Kompetencje pożądane

• Dopasowanie Kulturowe: Nastawienie na wysoką wydajność, koncentracja na realizacji, szacunek dla innych, nastawienie na rozwój.
• otwartość na automatyzację powtarzalnych zadań
• zorientowanie na wyzwania

Umiejętności miękkie:

• Aktywne uczenie się i nastawienie na rozwój
• Współpraca i wspieranie innych
• Samodzielność i odpowiedzialność
• Bardzo dobra umiejętność komunikacji i współpracy z pracownikami innych działów
• Umiejętność ustalania priorytetów

Nasze narzędzia pracy:

• Click UP
• Google workspace

BĘDZIESZ ODPOWIADAĆ ZA:

wsparcie zespołu finansowo-administracyjnego JWA, zapewniając efektywny przepływ dokumentacji, wysoką jakość danych oraz rzetelne wsparcie w procesowaniu umów i faktur.

Zakres odpowiedzialności:

1. Przetwarzanie Dokumentów:

• Przygotowywanie podstawowych dokumentów na podstawie szablonów.
• Archiwizacja i organizacja dokumentów w systemie.
• Utrzymywanie systemów archiwizacji cyfrowej i fizycznej 
• Codzienne monitorowanie statusu dokumentów w systemie zarządzania.

1. Zarządzanie Danymi:

• Codzienna aktualizacja bazy danych projektów.
• Zgłaszanie rozbieżności danych.
• Utrzymywanie rejestru dokumentacji certyfikacyjnej.

1. Wsparcie Administracyjne:

• Odpowiadanie na podstawowe administracyjno-finansowe zapytania zespołów.
• Codzienna obsługa korespondencji i poczty.
• Realizacja zapotrzebowań zakupowych
• Wsparcie w skanowaniu i archiwizacji dokumentów.

1. Wsparcie Zespołu:

• Przekazywanie niezbędnych materiałów przed spotkaniem.
• Wsparcie w przygotowywaniu standardowych prezentacji.
• Śledzenie terminów i wysyłanie przypomnień.

Nasze wartości

• Respect (Szacunek)
• Execution (Dobre wykonanie)
• Ambition (Ambicja)
• Customer (Klient)
• High performance (Skuteczność)

Nasze benefity

• Karta Multisport lub Medicover Sport
• Opieka medyczna Allianz.
• Elastyczne godziny pracy.

Bezpośredni Przełożony

CFO

Jak wygląda proces rekrutacyjny?

1. Wypełnij formularz rekrutacyjny
2. Czekaj na telefon (wstępna krótka rozmowa potwierdzająca).
3. Rozmawiasz z działem HR online – Screening Interview – 30-45 min.
4. Możemy poprosić Cię o rozwiązanie Case Study.
5. II etap rekrutacji to rozmowa online z Team Leaderem oraz HR Managerem – Focus Interview – ok 1,5 h.
6. III etap to Culture Fit – ok 45 minutowa rozmowa z CEO lub CGO.
7. Dostajesz informację zwrotną w przeciągu 2 tyg.
8. Jesteś częścią zespołu JWA!