Specjalista w Kancelarii Ogólnej (Mailing Room)

Zespół Administracji dba o to, aby miło i efektywnie pracowało się w naszych biurach. Zajmujemy się wsparciem administracyjnym naszych zespołów, obsługą recepcji, kontaktem z gośćmi KPMG, zarządzaniem powierzchniami biurowymi, w tym m.in. współpracą z zarządcami budynków i dostawcami usług serwisowych.

Specjalista w Kancelarii Ogólnej (Mailing Room)

Opis stanowiska

• Nadzór nad codziennym funkcjonowaniem kancelarii ogólnej - zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą

• Organizacja i kontrola obiegu dokumentów (tradycyjnych i elektronicznych)

• Zapewnienie terminowego odbioru, rejestracji, dystrybucji i archiwizacji dokumentacji

• Współpraca z innymi działami firmy w zakresie obiegu dokumentów oraz wymiany informacji

• Wdrażanie i nadzorowanie procedur kancelaryjnych zgodnie z polityką firmy

• Koordynowanie pracy zespołu Kancelarii, planowanie grafików pracy, kontrola jakości i wykonywanych czynności, pomoc i wsparcie

• Obsługa skrzynki funkcyjnej działu, kierowanie przychodzącej korespondencji do odpowiednich departamentów w Firmie

• Współpraca z dostawcami, w szczególności z Pocztą Polską oraz firmami kurierskimi - współpraca bieżąca i operacyjna

• Realizacja zamówienia opakowań oraz materiałów eksploatacyjnych, koordynacja dostaw

• Powadzenie procesów reklamacyjnych dotyczących usług pocztowych i kurierskich, zarówno wewnątrz organizacji jak i u dostawców usług

• Nadzór nad prawidłowym przygotowywaniem dokumentacji wysyłkowej oraz zbieranie danych na potrzeby dalszego rozliczania kosztów przesyłek

• Inicjowanie i wdrażanie nowych rozwiązań usprawniających prace zespołu oraz otwartość na zmiany i innowacje

• Rozliczanie faktur za przesyłki w odpowiednich systemach finansowych firmy oraz weryfikacja poprawności kosztów

• Utrzymywanie porządku w Mailing Roomie

• Raportowanie do przełożonego o stanie realizacji zadań oraz zgłaszanie potrzeb i usprawnień

Wymagania

• Minimum roczne doświadczenie na podobnym stanowisku (kancelaria, biuro podawcze, dział administracji lub logistyki dokumentów)

• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (min. B1)

• Szybkość i skuteczność w działaniu

• Wielozadaniowość, odpowiedzialność i zaangażowanie

• Umiejętność pracy w zespole

• Otwartość i komunikacja

• Proaktywne podejście i nastawienie na rozwiązanie problemów oraz innowacyjność

• Chęć uczenia się i rozwoju

• Umiejętność obsługi komputera, urządzeń biurowych

• Znajomość pakietu MS Office

• Umiejętność zarządzania przepływem informacji

• Samodzielność i dobra organizacji pracy własnej, dokładność i terminowość

• Wysoka kultura osobista, optymizm, zdolności interpersonalne

Mile widziane

• Doświadczenie w pracy w środowisku korporacyjnym lub międzynarodowym

• Znajomość systemów elektronicznego obiegu dokumentów (DMS)

Oferujemy

• szeroki pakiet szkoleń – korzystaj z platform Degreed i LinkedIn Learning, szkoleń technicznych oraz certyfikowanych szkoleń Microsoft

• wsparcie Buddy’ego – Twój opiekun będzie dla Ciebie przewodnikiem po KPMG

• program mentoringowy – świadomie planuj swoją ścieżkę kariery

• pakiet kafeteryjny – wybieraj benefity, które Cię interesują m.in. kartę MultiSport, bilety do kina, teatru, vouchery i zniżki

• prywatną opiekę medyczną, dodatkowe ubezpieczenie i program wellbeing – dbaj o siebie i swoją rodzinę

• program poleceń – zyskaj dodatkowy bonus finansowy za skuteczną rekomendację znajomego do pracy

• dni wolne na wolontariat – skorzystaj z 2 dodatkowych dni wolnych i grantu na działania charytatywne

• prezenty świąteczne lub bonusy – pamiętamy o miłych gestach