Koordynator ds. Biura i Administracji

Medicover Integrated Clinical Services (MICS) is a specialised business unit with the objective to help bring innovative therapies and diagnostics to the market. MICS is focusing on clinical applications and clients from pharmaceuticals, diagnostics biopharma, biotech, contract research organisations (CROs), biobanks, and other players. We have been providing bespoke services to our clients and their patients for over 20 years, making strategic use of Medicover assets, including laboratories with state-of-the-art diagnostic equipment, medical clinics and hospitals, as well as the vast expertise and enthusiasm of a workforce that has grown to more than 28,500 professionals. MICS’ services include and are organised along discrete lines of activity, including: Central Lab Services, Biospecimen Management, Patient Recruitment, Management and Data, and Precision Medicine. Tightly integrated in all Medicover geographies and beyond, MICS employs a dedicated team of highly specialized experts including clinical and diagnostics experts, contract research professionals, account managers, project managers, logistics, regulatory and commercial experts. The major markets are Germany, Ukraine, Romania and Poland.

Koordynator ds. Biura i Administracji 

Cel stanowiska

Celem stanowiska jest zapewnienie sprawnego funkcjonowania Biura Zarządu oraz kompleksowej obsługi administracyjnej w organizacji o strukturze rozproszonej. Rola łączy zadania operacyjne, organizacyjne i wspierające, obejmując współpracę z Zarządem, działem prawnym, HR, managerami regionalnymi oraz zewnętrznymi dostawcami usług. Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za zarządzanie procesami biurowymi, koordynację obiegu dokumentów oraz wspieranie inicjatyw administracyjnych, BHP i organizacyjnych.

Zakres obowiązków

Zarządzanie biurami i zasobami

• Nadzór nad biurem głównym w Gdańsku oraz oddziałami w innych lokalizacjach.

• Koordynacja zakupów biurowych i inwestycyjnych, kontrola budżetu administracyjnego.

• Organizacja inwentaryzacji środków trwałych oraz ewidencja zakupów.

• Zarządzanie procesem zamawiania i wymiany sprzętu (komputery, telefony, urządzenia peryferyjne).

• Koordynacja zamówień odzieży roboczej oraz usług telefonii.

• Obsługa systemów i procesów administracyjnych, takich jak: e-doręczenia, RWDPL, ePUAP, PIKA, BDO.

• Koordynacja przyznawania i ważności podpisów kwalifikowanych.

• Zarządzanie flotą samochodową (5 pojazdów).

• Nadzór nad umowami dotyczącymi obsługi biur i klinik (najem, media, serwis, leasing, ubezpieczenia).

Koordynacja obiegu dokumentów i procesów administracyjnych

• Nadzór nad obiegiem dokumentów między Zarządem, działami prawnym, HR, finansowym i managerami.

• Zapewnienie zgodności dokumentacji z procedurami wewnętrznymi.

• Współpraca z działem prawnym w zakresie archiwizacji i rejestracji umów.

• Wsparcie w negocjacjach umów najmu, serwisowych, leasingowych i ubezpieczeniowych.

• Udział w projektach administracyjnych i optymalizacji procesów wewnętrznych.

Budowanie kultury organizacyjnej i wizerunku biura

• Organizacja spotkań, warsztatów, wydarzeń firmowych (np. wigilia).

• Koordynacja współpracy z managerami klinik, oddziałów i jednostek biznesowych.

• Promowanie przyjaznej atmosfery i kultury współpracy w biurze.

• Nadzór nad serwisem sprzątającym.

Wsparcie Biura Zarządu

• Organizacja podróży służbowych oraz rozliczanie kart płatniczych Zarządu i managerów.

• Przygotowywanie materiałów, raportów i prezentacji dla Zarządu.

• Zarządzanie codzienną pracą Biura Zarządu oraz koordynacja kalendarza spotkań.

Wsparcie procesów i procedur BHP

• Koordynacja i nadzór nad przestrzeganiem zasad BHP i office safety.

• Utrzymywanie bieżącego kontaktu z firmą zewnętrzną świadczącą usługi BHP.

• Ustalanie harmonogramów szkoleń BHP i nadzór nad ich realizacją.

• Przekazywanie niezbędnych informacji i dokumentacji.

• Weryfikacja kompletności i aktualności dokumentów (oceny ryzyka zawodowego, protokoły powypadkowe, rejestry szkoleń itp.).

Wymagane kwalifikacje i doświadczenie

• Minimum 3–5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku (Koordynator/Administrator Biura).

• Doświadczenie w pracy w strukturze rozproszonej (centrala oraz oddziały).

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (min. poziom B2).

• Umiejętność pracy z dokumentacją, również w języku angielskim.

• Doskonała organizacja pracy, samodzielność, dyskrecja i wysoka kultura osobista.

• Znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel, Word, Outlook) oraz narzędzi online (Teams, SharePoint).

Mile widziane

• Doświadczenie w branży medycznej lub usługowej.

• Znajomość zasad BHP i office safety.

• Znajomość procesów obiegu dokumentów i umów.

• Umiejętność optymalizacji procesów administracyjnych.

Oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę

• Benefity m.in. prywatna opieka medyczna dla Ciebie i Twoich bliskich, współfinansowana karta sportowa, inne usługi i produkty na platformie Medicover Benefits.