Specjalista/ka ds. administracji

Twój zakres obowiązków:

• weryfikacja ofert usług hotelowych i linii lotniczych – umiejętność bookowania noclegów w hotelach zagranicznych, rezerwacji lotów

• rejestracja umów - prowadzenie Centralnego rejestru umów oraz utrzymywanie porządku w katalogach umów wg przyjętego schematu

• obsługa zamówień i zakupy: wyszukiwanie ofert, składanie zapytań, dokonywanie zakupów - umiejętność formułowania zapytań o ofertę i przygotowania porównania oraz poruszania się po platformach zakupowych

• weryfikacja umów i opisywanie dokumentów kosztowych

• wsparcie w zakresie: ewidencjonowania korespondencji przychodzącej i wychodzącej, obsłudze przesyłek, w bieżącej- w tym telefonicznej obsłudze klienta oraz w przyjmowaniu oraz obsłudze recepcyjnej gości firmy

• pomoc koordynatorowi w prowadzeniu: ewidencji przebiegu samochodów służbowych, rejestru sprzętu IT i telefonów komórkowych, uzupełnienie zestawień z danymi dotyczącymi floty samochodów służbowych i ich bieżące monitorowanie, pomoc w załatwianiu spraw urzędowych

• współpraca w planowaniu i realizacji zaopatrzenia na potrzeby sekretariatu i biura

• wsparcie użytkowników w rezerwacji zasobów biurowych i organizacji delegacji

• wsparcie w obsłudze administracyjnej biura

• przygotowywanie raportów, zestawień i prezentacji

• wsparcie w organizacji wydarzeń firmowych i spotkań

• bieżąca współpraca z pozostałymi działami w firmie

Nasze wymagania:

• znajomość języka angielskiego na poziomie B2

• wykształcenie min. średnie (mile widziane wyższe, preferowane kierunki: administracja, zarządzanie)

• otwartość na usprawnianie procesów oraz wykorzystywanie Ai w codziennej pracy

• 1-roczne doświadczenie na stanowiskach związanych z administracją, obsługą klienta lub podobnych

• aktywne prawo jazdy kat. B

• dobra znajomość pakietu MS Office, sprzętu biurowego oraz narzędzi i systemów wspierających obsługę administracyjną

• bardzo dobre umiejętności z zakresu obsługi klienta (w tym telefonicznej)

• wysoka kultura osobista, poprawność językowa

• dobre zdolności komunikacyjne, umiejętność nawiązywania relacji

To oferujemy:

• stabilne zatrudnienie – umowa o pracę.

• przejrzyste zasady wynagradzania – stała podstawa + premie.

• prywatną opiekę medyczną Medicover – zdrowie masz u nas pod ręką.

• kartę Medicover Sport – żeby zadbać o siebie po pracy.

• wpływ na to, co tworzymy – Twoje pomysły naprawdę mają znaczenie.

• nowoczesne środowisko pracy – technologia, procesy i zgrany zespół.

• wszystkie potrzebne narzędzia – laptop, telefon i realne wsparcie.