Office Assistant

Nova Construction Services, LLC to wiodący wykonawca specjalizujący się w renowacjach elewacji i zewnętrznych części budynków z siedzibą w Nowym Jorku, znany z realizacji projektów o dużym wpływie i wysokiej jakości. W ramach naszej międzynarodowej ekspansji rozwijamy biuro w Warszawie i obecnie poszukujemy rzetelnego i skrupulatnego Asystenta Biura, który będzie wspierać nasz Zespół w codziennej pracy.

To doskonała okazja, aby dołączyć do dynamicznego, międzynarodowego zespołu i odegrać kluczową rolę w codziennym funkcjonowaniu naszego biura oraz w procesach wspierających działalność w Polsce i USA.

Zakres obowiązków:

Wsparcie w obsłudze dokumentacji finansowej i faktur

• Codzienne księgowanie i rozliczanie faktur kosztowych

• Prowadzenie miesięcznych raportów w Excelu oraz archiwów cyfrowych w SharePoint

• Drukowanie i archiwizowanie faktur

• Rozliczanie faktur na podstawie wyciągów bankowych

• Aktualizacja informacji o bieżących fakturach i wyciągach bankowych

  
  

Śledzenie budżetu i wydatków

• Kategoryzowanie wydatków i wsparcie w rocznym planowaniu budżetu

• Pomoc w przygotowywaniu wewnętrznych zestawień finansowych

  
  

Zakupy i logistyka biurowa

• Zamawianie artykułów biurowych, spożywczych oraz sprzętu technicznego

• Monitorowanie dostaw, potwierdzanie odbioru oraz weryfikacja faktur zakupowych

  
  

Administracja kadrowa

• Utrzymywanie i aktualizacja teczek pracowniczych (wersje papierowe i cyfrowe)

• Tworzenie nowych teczek osobowych i skanowanie wymaganych dokumentów

  
  

Komunikacja międzydziałowa

• Współpraca z zespołem w Nowym Jorku i w Warszawie

• Wsparcie codziennych zadań administracyjnych

Wymagania:

• Doświadczenie na podobnym stanowisku biurowym lub administracyjnym będzie dużym atutem

• Wysokie umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem

• Bardzo dobra znajomość Microsoft Excel oraz umiejętność pracy w systemach chmurowych (np. SharePoint)

• Samodzielność w realizacji wielu zadań jednocześnie

• Komunikatywna znajomość języka angielskiego (do współpracy z zespołem w USA)

• Skrupulatność i proaktywne podejście do obowiązków

Oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin

• Dynamiczne środowisko pracy z międzynarodową ekspozycją

• Możliwość rozwoju i zdobywania nowych umiejętności

• Otwartą i wspierającą kulturę pracy z jasno określonymi obowiązkami

• Pracę, która naprawdę ma znaczenie – będziesz wspierać realizację skomplikowanych projektów budowlanych w Nowym Jorku