Koordynator ds. Administracyjnych

Peng Partners to dynamicznie rozwijający się house of brands w branży beauty. Naszą misją jest odkrywanie i wprowadzanie na polski rynek marek, które wyznaczają trendy, inspirują do świadomej pielęgnacji i redefiniują pojęcie piękna. W portfolio posiadamy starannie wyselekcjonowane brandy premium, które łączy jakość, innowacyjność i unikalna historia.

Tworzymy miejsce, w którym biznes spotyka się z pasją do piękna. Budujemy długofalowe relacje z partnerami, dbamy o rozwój społeczności wokół naszych marek i wierzymy, że beauty to nie tylko produkty, ale także doświadczenia, emocje i styl życia.

Peng Partners to zespół osób, które nie boją się myśleć nieszablonowo i działać odważnie. Stawiamy na kreatywność, otwartość i profesjonalizm, a w codziennej pracy napędza nas chęć wprowadzania innowacji i tworzenia wartościowych projektów.

Dołączając do nas, stajesz się częścią firmy, która zmienia oblicze branży beauty w Polsce.

Twój zakres obowiązków

• Prowadzenie administracji biura: obsługa gości i sal konferencyjnych, kontakt z kurierami i pocztą, zamówienia taksówek, podstawowe rozliczenia i obiegi dokumentów.

• Logistyka podróży służbowych: rezerwacje biletów i noclegów, wsparcie gości zagranicznych.

• Zakupy i zaopatrzenie biura: artykuły biurowe, spożywcze, środki czystości; dbanie o optymalne koszty.

• Współpraca z dostawcami: koordynacja prac firm serwisowych i sprzątających; nadzór nad jakością usług.

• Wsparcie operacyjne HR: onboarding i offboarding (sprzęt, dostępy), ewidencja pracowników i aktualizacja danych.

• Współpraca z działami Księgowości i Logistyki: przekazywanie dokumentów, archiwizacja, podstawowe raporty.

• Dbanie o sprawne funkcjonowanie biura: obiegi kluczowych informacji, porządek, odbiory odpadów, odczyty liczników.

• Udział w usprawnianiu procesów: zgłaszanie pomysłów i wdrażanie drobnych ulepszeń.

Poziom stanowiska: otwarci jesteśmy zarówno na kandydatów na poziomie młodszy specjalista / młodszy koordynator, jak i specjalista – z dopasowaniem zakresu i wsparciem w rozwoju.

Czego oczekujemy

• Wykształcenie wyższe lub w trakcie studiów.

• Komunikatywny język angielski (mówienie i pisanie).

• Dobra znajomość pakietu MS Office (szczególnie Excel) i środowiska Windows.

• Świetna organizacja pracy, samodzielność i umiejętność priorytetyzacji.

• Komunikatywność i nastawienie na współpracę.

• Proaktywność i nastawienie na rozwiązywanie problemów.

Mile widziane: pierwsze doświadczenia w administracji biurowej / back office / office management.

Co oferujemy

• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.

• Prywatną opiekę medyczną.

• Realny rozwój zawodowy – szkolenia, mentoring, praca z ekspertami; jasno opisany plan rozwoju roli.

• Pracę w dynamicznie rosnącej firmie z branży beauty; współtworzenie wizerunku globalnych marek na polskim rynku.

• Atrakcyjne zniżki pracownicze na produkty marek z naszego portfolio.

• Przyjazną atmosferę – zgrany zespół, swobodne relacje i brak korporacyjnych schematów.

• Biuro w dogodnej lokalizacji (blisko komunikacji miejskiej), zielona okolica.

• Spotkania integracyjne (np. grill latem) oraz codzienne wsparcie (kawa, herbata, artykuły biurowe).

• Służbowy laptop i telefon.