Koordynatorka Obsługi Klienta i Administracji

🪡 Petite Pants 👖

Petite Pants to niszowa polska marka odzieżowa dla Kobiet Petite o wzroście do 164 cm. Projektujemy i szyjemy w Polsce, stawiając na jakość produktu i autentyczne relacje z klientkami. Jesteśmy w fazie dynamicznego wzrostu – w ciągu ostatniego roku rozwinęliśmy zespół, rozbudowujemy struktury i przenosimy się do większego biura.

Budujemy kulturę opartą na odpowiedzialności, szczerości i wzajemnym wsparciu.

Poznaj nas lepiej i sprawdź nasz Instagram 😊

Obecnie poszukujemy osoby na stanowisko:

Koordynatorka Obsługi Klienta i Administracji 📍 Gdynia Redłowo (PPNT) 🕓 pełny etat

🎯 Misja tego stanowiska

Szukamy osoby, która weźmie pełną odpowiedzialność za czuwanie nad administracją i obsługą klienta – od pierwszego kontaktu z klientką, przez realizację zamówienia, aż po finalne rozliczenia. To stanowisko dla kogoś, kto lubi mieć wszystko pod kontrolą, ale równocześnie potrafi elastycznie reagować na potrzeby zespołu i klientek. 🚀

🧭 O pracy w Petite Pants

Pracujemy w małym, rodzinnym zespole, gdzie każdy głos ma znaczenie. Jesteśmy w momencie, w którym budujemy solidne fundamenty pod dalszy rozwój – wdrażamy systemy, usprawniamy procesy i dbamy o to, żeby praca była przyjemna i efektywna. Szukamy osoby, która chce być częścią tej zmiany i realnie wpływać na to, jak firma działa.

Twoje zadania

Obsługa klienta

• Odpowiadanie na zapytania mailowe, na Facebooku i Instagramie

• Odbieranie telefonów od klientek

• Wsparcie, doradztwo i pomoc w sprawach związanych z zakupami

Koordynacja zamówień, zwrotów oraz reklamacji

• Monitoring realizacji zamówień w systemie Base (dawniej Baselinker)

• Kontakt z fulfillmentem (outsourcowany partner logistyczny)

• Kontrola statusów wysyłek

• Obsługa zwrotów – od przyjęcia przez system po zwrot środków klientkom

• Obsługa reklamacji

Administracja finansowa i dokumentacja

• Filtrowanie i segregacja dokumentów na mailu

• Archiwizacja dokumentów

• Kontakt z zewnętrzną firmą księgową i przygotowanie dokumentów do rozliczeń

• Dbanie o prawidłowy obieg dokumentów z klientkami i kontrahentami

• Wprowadzanie faktur do systemu ERP (Subiekt)

• Wprowadzanie faktur do koszyka przelewów

Zarządzanie magazynem (warstwa administracyjna ERP)

• Wprowadzanie faktur zakupowych do programu ERP

• Podstawowe operacje w systemie magazynowym

• Współpraca z Koordynatorką Produkcji przy produkcji oraz inwentaryzacjach

Wsparcie zarządu

• Załatwianie bieżących spraw administracyjnych

• Elastyczne wsparcie w kwestiach, które wymagają dopięcia

💡 Ważne: Rozwijamy się dynamicznie i stale powiększamy zespół.

Pracujemy na talentach – dopuszczamy możliwość, że przy rozszerzeniu zespołu część obowiązków może przejść na inne osoby, a zadania bardziej zgodne z Twoimi talentami przejdą do Ciebie.

Szukamy osoby, która:

• Ma doświadczenie w obsłudze klienta lub e-commerce – rozumiesz specyfikę pracy z klientkami i systemami sprzedażowymi

• Pisze jasno, konkretnie i z empatią – Twoje maile są zrozumiałe i profesjonalne

• Zna Google Workspace na poziomie zaawansowanym – szczególnie Sheets

• Szybko uczy się nowych systemów – Base, Subiekt, Shopify nie są dla Ciebie przeszkodą

• Działa samodzielnie po otrzymaniu wytycznych – nie musisz pytać o każdy krok

• Jest systematyczna i dokładna – korzystamy z ClickUp do organizacji pracy

Dodatkowo cenimy:

• Odpowiedzialność – potrafisz doprowadzić temat do końca

• Growth mindset – nastawienie na rozwój

• Otwartość na nowe narzędzia, zmiany i naukę

• Pozytywne nastawienie do ludzi i pracy

• Autentyczność, uczciwość i szczerość

Co oferujemy

💰 Wynagrodzenie:

• 7 000 zł netto (B2B)

• 6 000 zł brutto (UZ – umowa zlecenie przy statusie studenta)

🏢 Warunki pracy:

• Pełen etat, praca stacjonarna w Gdyni (Pomorski Park Naukowo-Technologiczny)

• Bardzo dobry dojazd – blisko SKM i przystanków autobusowych

• MacBook, iPhone i całe zaplecze sprzętowe (sprzęt służbowy)

• Wdrożenie przez doświadczone osoby z zespołu

🌱 Rozwój:

• Realny wpływ na usprawnianie procesów i rozwój firmy

• Mały i rodzinny zespół, gdzie każdy głos ma znaczenie

• Możliwość ewolucji stanowiska wraz z rozwojem firmy

Elastyczne podchodzimy do współpracy, dlatego dopuszczamy wszystkie formy umowy (B2B, UZ, UoP). Wspólnie ustalamy najlepsze rozwiązanie w kolejnych etapach.

Jak wygląda proces rekrutacji?

1. Czekamy na Twoje CV – w przypadku dopasowania zapraszamy Cię na rozmowę

2. Rozmowa wstępna (30-45 min) – poznajemy się nawzajem

3. Test praktyczny – sprawdzamy, jak piszesz i rozwiązujesz problemy

4. Test DISC przeprowadzony przez eksperta – pomaga nam ustalić dopasowanie Twojego stylu zachowań do stanowiska

5. Rozmowa finalna – omawiamy szczegóły i odpowiadamy na pytania

6. Decyzja i onboarding