Office Assistant / Office Specialist

Grupa Promise jest wiodącym partnerem Microsoft w regionie Europy Środkowo-Wschodniej, oferującym szeroki zakres produktów i usług dla klientów z różnych sektorów gospodarki, w tym finansów, telekomunikacji, mediów, energetyki, produkcji, handlu, usług, administracji publicznej, edukacji oraz ochrony zdrowia. Firma działa od 1991 roku, a od 1996 roku jest największym dostawcą rozwiązań Microsoft w Polsce. Grupa Promise specjalizuje się w optymalizacji licencjonowania oprogramowania, projektowaniu, wdrażaniu i utrzymaniu systemów IT oraz w tworzeniu aplikacji biznesowych.

Poszukujemy osoby, która wesprze nasz zespół w codziennym funkcjonowaniu biura. Prowadzimy rekrutację na dwa stanowiska: Office Assistant oraz Office Coordinator. W zależności od Twojego doświadczenia oraz kompetencji możesz dołączyć do nas w roli wspierającej (Assistant) lub bardziej samodzielnej, koordynującej (Coordinator).

Key Responsibilities:

• obsługa administracyjna biura, dbanie o jego sprawne funkcjonowanie,
• planowanie i zarządzanie zaopatrzeniem biura (materiały, sprzęt, urządzenia),
• procesowanie faktur oraz wsparcie w obiegu dokumentów finansowych,
• utrzymywanie kontaktu z dostawcami, usługodawcami i administracją budynku, koordynacja napraw i konserwacji,
• zarządzanie budżetem biura i monitorowanie kosztów
• obsługa korespondencji lokalnej i międzynarodowej,
• zarządzanie rezerwacjami sal konferencyjnych i organizacją przestrzeni biurowej,
• organizacja wydarzeń wewnętrznych dla pracowników (wyjazdy, integracje, spotkania),
• współpraca z różnymi działami firmy i wsparcie przepływu pracy.

W roli Office Specialist dodatkowo:

• samodzielne prowadzenie projektów administracyjnych i usprawnianie procesów,
• koordynacja działań w większej skali i współpraca z wieloma interesariuszami,
• większa odpowiedzialność za budżet i organizację pracy biura,
• koordynacja i wsparcie pracy Office Assistant.

Our Requirements:

Office Assistant:

• pierwsze doświadczenie na podobnym stanowisku,
• dobra organizacja pracy i dbałość o szczegóły,
• znajomość MS Office i podstawowa obsługa urządzeń biurowych,
• znajomość języka polskiego oraz angielskiego (B2+),
• proaktywność, rzetelność i pozytywne nastawienie.

Office Coordinator:

• minimum 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku (mile widziane w firmie międzynarodowej),
• bardzo dobre umiejętności organizacyjne i planistyczne,
• doświadczenie w obsłudze wielu interesariuszy,
• biegła znajomość MS Office oraz obsługi urządzeń biurowych,
• znajomość języka polskiego i angielskiego (B2+ lub wyżej),
• samodzielność, proaktywne podejście i umiejętność rozwiązywania problemów.

We Offer:

• Możliwości rozwoju zawodowego (udział w szkoleniach, konferencjach, mentoring, shadowing to tylko niektóre z narzędzi wspierających rozwój naszych pracowników)
• Praca u największego partnera Microsoft w Polsce
• Stabilne zatrudnienie w firmie obecnej na rynku od ponad 30 lat
• Nie-korporacyjne środowisko pracy, nastawione na wysoki poziom współpracy w zespołach i między pracownikami
• Nacisk na integrację – spotykamy się na wspólnych wyjazdach, piknikach, gramy w gry planszowe w pracy i organizujemy wyjścia grupowe
• Pakiet benefitów – karta Multisport, prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie na życie, dofinansowanie do zajęć z języka angielskiego.
• Dodatkowo, w każdą środę świeże owoce, a w czwartki latem – lody!

Our Values:

Grupa Promise z zaangażowaniem wspiera rozwój kompetencji technologicznych oraz inspiruje ludzi i organizacje do osiągania pełnego potencjału. Nasza kultura opiera się na otwartej komunikacji, wzajemnym szacunku, odpowiedzialności, zaufaniu i zaangażowaniu. Stawiamy na transparentny dialog i aktywne słuchanie, cenimy różnorodne perspektywy i dbamy o zdrowe relacje, rozwiązując problemy w sposób konstruktywny. Bierzemy odpowiedzialność za nasze działania – dotrzymujemy obietnic i wyciągamy wnioski z błędów. Zaufanie jest dla nas fundamentem – unikamy powierzchownych ocen i budujemy silne więzi. Nasze zaangażowanie w ciągłe doskonalenie motywuje nas do rozwijania umiejętności, podejmowania nowych wyzwań i realizowania innowacyjnych inicjatyw, co pozwala nam wywierać pozytywny wpływ na klientów, pracowników oraz całą społeczność.