Executive Personal Assistant

Firma naszego klienta działa na styku mediów, technologii internetowej oraz monetyzacji treści video. Specjalizuje się w zakupie i dystrybucji licencji filmowych, zarządzaniu prawami autorskimi oraz prowadzeniu i rozwijaniu kanałów YouTube. Współpracuje m.in. z właścicielami praw filmowych i muzycznych, kanałami sportowymi oraz twórcami internetowymi, wspierając ich w rozwoju i skutecznej monetyzacji contentu. Firma posiada status YouTube Certified Partner i wspiera klientów m.in. w zakresie zarządzania prawami do treści, ochrony transmisji live, zabezpieczania contentu przed nieautoryzowanym wykorzystaniem oraz rozwijania monetyzacji kanałów YouTube.

Organizacja znajduje się obecnie w fazie intensywnego rozwoju. CEO firmy aktywnie angażuje się w wiele obszarów działalności – od operacji i sprzedaży, po rozwój biznesu i decyzje strategiczne. W związku z tym poszukiwna jest osoba, która stanie się realnym wsparciem operacyjnym i organizacyjnym dla CEO, pomagając w koordynacji działań, porządkowaniu przepływu informacji oraz usprawnianiu codziennej pracy organizacji.

To rola dla osoby, która dobrze odnajduje się w dynamicznym środowisku, potrafi działać samodzielnie, skutecznie organizować zadania i wspierać rozwój szybko rosnącego biznesu.

Zakres obowiązków

• Kompleksowe wsparcie CEO w codziennej pracy operacyjnej i organizacyjnej

• Aktywne zarządzanie kalendarzem oraz priorytetami biznesowymi CEO

• Koordynacja spotkań oraz przygotowywanie briefów, danych, prezentacji i materiałów do spotkań

• Tworzenie notatek ze spotkań oraz monitorowanie realizacji ustaleń i follow-upów

• Koordynowanie przepływu informacji pomiędzy CEO, zespołem i partnerami biznesowymi

• Porządkowanie dokumentów, struktur danych oraz organizacji pracy w narzędziach takich jak Google Drive, HubSpot czy Monday

• Wsparcie w przygotowywaniu komunikacji na potrzeby social media, podcastów i wystąpień CEO

• Wsparcie w przygotowywaniu ofert sprzedażowych oraz materiałów wspierających działania sprzedażowe

• Research klientów, rynku i partnerów biznesowych oraz przygotowywanie materiałów wspierających decyzje biznesowe

• Aktualizacja i porządkowanie danych w CRM oraz archiwizacja informacji i materiałów

• Wsparcie w organizacji procesów związanych z zakupem i dystrybucją licencji filmowych

• Organizacja podróży służbowych, wyjazdów biznesowych, rezerwacji oraz rozliczeń

• Wykorzystywanie narzędzi AI i automatyzacji do usprawniania codziennej pracy i procesów organizacyjnych

Wymagania

• Kilkuletnie doświadczenie na stanowisku Personal Assistant / Executive Assistant we współpracy 1:1 z kadrą zarządzającą lub właścicielską

• Dobra organizacja pracy oraz umiejętność koordynowania wielu zadań i skutecznego priorytetyzowania działań

• Wysoki poziom samodzielności, odpowiedzialności oraz umiejętność przewidywania problemów i znajdowania rozwiązań

• Umiejętność szybkiego porządkowania informacji i przekładania ustaleń na konkretne działania

• Doświadczenie w pracy na danych oraz przygotowywaniu prezentacji, raportów i materiałów biznesowych

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie

• Znajomość narzędzi takich jak Google Workspace, HubSpot, Monday lub podobnych

• Otwartość na wykorzystywanie AI i automatyzacji w codziennej pracy

• Wysoka dokładność, skrupulatność i dbałość o jakość pracy

• Umiejętność pracy pod presją czasu i w dynamicznym środowisku

• Dyskrecja, wysoka kultura osobista i profesjonalizm

• Odporność emocjonalna i dojrzałość w wymagającym środowisku pracy

• Dobrze odnajdywanie się w roli wspierającej i organizacyjnej, z nastawieniem na skuteczność działania

Mile widziane

• Mile widziane doświadczenie w branży mediowej, technologicznej, kreatywnej lub przy współpracy z dynamicznie rozwijającą się organizacją

• Doświadczenie we wsparciu działań sprzedażowych, przygotowywaniu ofert lub pracy z klientem B2B będzie dużym atutem

Co oferuje nasz klient

• Wynagrodzenie 13 000 – 15 000 PLN netto (B2B) z możliwością negocjacji

• Bezpośrednią współpracę 1:1 z CEO i realny wpływ na rozwój firmy

• Dynamiczne środowisko pracy i dużą samodzielność działania

• Rozwój w branży mediów cyfrowych i YouTube

• Pracę w firmie otwartej na AI, nowe technologie i automatyzację

• Współpracę z międzynarodowymi projektami i partnerami

• Możliwość pracy w środowisku wykorzystującym język angielski na co dzień

• Udział w wydarzeniach branżowych oraz wyjazdach służbowych

• Możliwość zdobywania wiedzy i doświadczenia w obszarze mediów, monetyzacji contentu i zarządzania prawami autorskimi