Operations Assistant

Company Overview:

TechTorch is a leader in delivering innovative Enterprise Technology solutions, leveraging AI-powered accelerators to drive business success for Private Equity-backed companies. As we continue to scale, operational excellence is critical to supporting our rapid growth and dynamic environment. We are looking for a hands-on and detail-oriented Operations Assistant who will help us keep things running smoothly behind the scenes.

Position Overview:

The Operations Assistant plays a key role in ensuring the efficient day-to-day functioning of our internal operations. This role supports a variety of essential areas including administrative processes, office coordination, onboarding/offboarding, and internal communication. It’s a great opportunity for someone organized, proactive, and passionate about creating smooth experiences for employees and teams.

You will work closely with People Operations, IT, and other internal teams to deliver a well-structured and collaborative workplace experience.

Key Responsibilities:

Operational and Administrative Support

• Order office equipment and supplies based on team needs.
• Maintain internal calendars related to company operations (e.g., license renewals, subscription reviews).
• Track and manage administrative tasks and vendor contracts.

Employee Onboarding and Offboarding

• Coordinate system access: create and revoke accounts for email, Slack, and other tools.
• Organize welcome packs and ensure workstations are ready for new hires.
• Support the return and inventory of IT equipment during offboarding.

Office Support and Workplace Coordination

• Provide daily support for office logistics and employee needs (space, access, equipment).
• Assist in planning and running internal events like team-building activities and lunch & learn sessions.

Processes and Documentation

• Help maintain and improve internal procedures, handbooks, and how-to guides.
• Support policy enforcement and ensure internal compliance.
• Suggest and implement improvements to administrative processes and workflows.

Internal Communication and Organizational Culture

• Contribute to internal messaging and announcements.
• Support initiatives that shape and reinforce company culture (e.g., office days, competitions).
• Collaborate with different teams to improve transparency and internal information flow.

Qualifications:

• 2+ years of experience in roles such as Office Manager, Executive Assistant, People Ops, or Administrative Support.
• Strong organizational skills and ability to independently plan and prioritize in a dynamic environment.
• Assertiveness in communication — comfortable working with various stakeholders and following through on tasks.
• Action- and results-oriented: plans well but also executes and follows through persistently.
• Proactive approach to identifying issues and driving improvements before they escalate.
• High attention to detail and commitment to quality — enjoys structure and polish.
• Comfortable with autonomy and responsibility — takes ownership without constant supervision.
• Familiarity with MS Office (Outlook, Excel, Word) and openness to learning new systems and tools.
• Strong written and verbal communication skills, with the ability to collaborate across teams.

Key Competencies:

• Ownership and accountability in all assigned areas.
• Structured thinking with a practical, hands-on approach.
• Reliable and responsive with a service-oriented mindset.
• Ability to multitask, stay organized, and meet deadlines.
• Positive attitude and openness to supporting different teams and initiatives.

Why Join TechTorch:

At TechTorch, we believe operations are the backbone of a well-functioning company. As an Operations Assistant, you’ll help build a high-performance environment where things work efficiently and people feel supported. You'll have autonomy, influence, and the chance to make a real impact on our team culture and effectiveness. Join us if you're excited to work in a fast-paced, modern company where no two days are the same — and where your contributions truly matter.