Asystentka zarządu

Stanowisko: Asystentka / Asystent Zarządu (wsparcie biznesowe i organizacyjne)

Miejsce pracy: miasto: Gdańsk / praca hybrydowa / Forma współpracy: umowa o pracę lub B2B

O mnie / o firmie

Prowadzę dynamicznie rozwijającą się działalność w obszarze biznesu, sprzedaży i projektów doradczych. Pracuję z wieloma klientami jednocześnie, łączę kilka projektów i potrzebuję osoby, która odciąży mnie w codziennych sprawach organizacyjnych, administracyjnych i komunikacyjnych, aby móc skupić się na kluczowych decyzjach i rozwoju firmy.

Szukam asystentki / asystenta, który będzie moją „prawą ręką” – zaufaną osobą ogarniającą sprawy, kalendarz i zadania.

Zakres obowiązków

• Zarządzanie kalendarzem i terminami (spotkania, rozmowy online, wyjazdy, terminy urzędowe, serwisy, lekarze itp.).

• Przygotowywanie prostych dokumentów, pism, podsumowań, notatek ze spotkań.

• Kontakt z klientami, partnerami i kontrahentami (telefoniczny, mailowy, komunikatory).

• Koordynacja bieżących zadań: przypominanie o ważnych terminach, pilnowanie „to-do listy”.

• Wyszukiwanie informacji w internecie (oferty, produkty, usługi, podstawowe analizy / porównania).

• Podstawowa obsługa spraw administracyjnych (faktury, dokumenty do księgowej/biura rachunkowego, kompletowanie umów).

• Organizacja podróży służbowych (bilety, noclegi, plan dnia).

• Wsparcie przy prostych działaniach w social media (np. umawianie nagrań, publikacji, wstępne odpowiedzi na wiadomości).

• Dbanie o dobry przepływ informacji – tak, aby „nic nie ginęło” i wszystkie tematy były domykane.

Wymagania

• Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i ogarnianie wielu tematów naraz.

• Komunikatywność i wysoka kultura osobista – umiesz rozmawiać zarówno z klientem, jak i z urzędem.

• Umiejętność priorytetyzacji – odróżnianie tego, co ważne, od tego, co może poczekać.

• Sprawna obsługa komputera oraz pakietu biurowego (Word, Excel, Google Docs/Sheets) i komunikatorów (Messenger, WhatsApp, Zoom/Teams).

• Dokładność i odpowiedzialność – jak coś robisz, to jest zrobione porządnie, a nie „byle jak”.

• Dyskrecja i lojalność – będziesz mieć dostęp do wielu informacji, więc zaufanie jest kluczowe.

Oferuję

• Realny wpływ na moją codzienną efektywność – będziesz współtworzyć to, jak funkcjonuje mój dzień i projekty.

• Bliską współpracę 1:1 – szybka komunikacja, jasne zasady, konkretne zadania.

• Możliwość rozwoju wraz ze mną i firmą – z czasem więcej odpowiedzialności i bardziej samodzielne projekty.

• Elastyczność w ustalaniu godzin pracy (częściowo zdalnie / hybrydowo – do ustalenia).

• Wynagrodzenie adekwatne do zaangażowania i zakresu obowiązków, z możliwością wzrostu wraz z rozwojem współpracy.