Asystent/ka Zarządu

BARTEX POLSKA Sp. z o.o. to szyte na miarę rozwiązania dopasowane do potrzeb klientów i skali ich zamówień. Działamy od 1994 roku. Kroimy, szyjemy, pikujemy i wypychamy przy użyciu nowoczesnych linii produkcyjnych. Specjalizujemy się w szyciu tekstyliów domowych i legowisk dla psów. Stawiamy na porządek, efektywność operacyjną i wysoką jakość pracy.

W związku z rosnącą skalą działalności firmy oraz zwiększającą się liczbą zadań po stronie Zarządu poszukujemy Asystenta/ki Zarządu, który/a będzie wsparciem w codziennej organizacji pracy oraz koordynacji zadań i przepływu informacji pomiędzy kluczowymi działami.

Szukamy naszej „prawej ręki” → osoby, której głównym zadaniem będzie odciążenie Zarządu i Działu Sprzedaży z powtarzalnych zadań administracyjno-koordynacyjnych.

To stanowisko dla osoby, która potrafi uporządkować informacje, zadania i terminy oraz zadbać o ich realizację.

Na tym stanowisku będziesz odpowiedzialny/a za:

● Zarządzanie Kalendarzem i Spotkaniami: Aktywne zarządzanie kalendarzem Prezesa i Zarządu, organizacja spotkań wewnętrznych (w tym z Zarządem) i zewnętrznych (z kontrahentami/partnerami), w tym przygotowanie agendy, materiałów i notatek.

● Koordynacja Dokumentacji i Korespondencji: Koordynowanie obiegu dokumentów (umowy, dokumenty handlowe), obsługa korespondencji firmowej (e-mail, telefon) → działanie jako punkt kontaktowy i filtr informacyjny.

● Wsparcie Organizacyjne: Planowanie i organizowanie podróży służbowych (logistyka, rezerwacje), logistyczna obsługa spotkań biznesowych i wydarzeń firmowych.

● Raportowanie: Tworzenie i edycja raportów, zestawień, sprawozdań oraz prezentacji na potrzeby Zarządu (w oparciu o Arkusze Kalkulacyjne / Excel).

● Wsparcie Działu Sprzedaży: Sukcesywne przejmowanie powtarzalnych, technicznych zadań administracyjnych od członków zespołu handlowego.

● Dopilnowywanie Terminów: Aktywne pilnowanie terminów, domykanie ustaleń i monitorowanie realizacji powierzonych zadań

Czego oczekujemy od Ciebie

● Min. 2-3 lata doświadczenia w pracy administracyjno-koordynacyjnej, np. na stanowisku Asystent/ka Zarządu, Koordynator/ka Biura lub Specjalista/ka ds. Administracji z silnym komponentem koordynacyjnym.

● Doświadczenia w firmie produkcyjnej / dystrybucyjnej / logistycznej → środowisku, w którym liczą się terminy i współpraca między działami (produkcja, magazyn, sprzedaż).

● Bardzo dobrej znajomości pakietu MS Office lub Google Workspace, ze szczególnym uwzględnieniem Arkuszy Kalkulacyjnych (Excel / Google Sheets) → musisz swobodnie pracować z danymi, filtrowaniem, zestawieniami i prostymi formułami.

● Sprawnej obsługi kalendarzy, wideokonferencji i narzędzi komunikacji online.

● Mile widziana znajomość systemów CRM / ERP.

● Samodzielność i perfekcyjna organizacja pracy: Wysoki poziom samodzielnej organizacji, umiejętność planowania dnia i priorytetów oraz pracy na wielu wątkach jednocześnie (kilku przełożonych, kilka projektów).

● Dbałości o szczegóły (skrupulatność): Absolutna dokładność w dokumentach, datach, liczbach, numerach zamówień i załącznikach. Musisz lubić porządek, struktury i checklisty.

● Proaktywności i komunikacji: Czujesz się dobrze w roli „prawej ręki” → dopytujesz, dopinasz, przypominasz, i aktywnie upewniasz się, że informacje docierają do właściwych osób we właściwym kształcie.

● Znajomości języka angielskiego na poziomie min. B1.