Koordynator Operacyjny Zasobów i Administracji

Dołącz do naszego zespołu jako KOORDYNATOR OPERACYJNY ZASOBÓW I ADMINISTRACJI i weź udział w budowaniu sprawnego zaplecza organizacyjnego UNI-FORM, łącząc aspekty administracyjne, techniczne i logistyczne. To stanowisko strategiczne dla ciągłości działania firmy. Odpowiada za to, by codzienna praca zespołów mogła przebiegać płynnie i efektywnie.

Zakres roli łączy różnorodne obszary – od zarządzania magazynem, sprzętem i flotą, przez organizację dokumentacji i kontakt z instytucjami zewnętrznymi, aż po wsparcie sekretariatu i koordynację działań IT. To stanowisko daje realny wpływ na sprawność działania całej organizacji.

   TWOJA PRACA TO:

1.       Opiekun zasobów rzeczowych:

• Zarządzanie zasobami technicznymi i magazynowymi

• Prowadzenie magazynu sprzętu elektronicznego (wydania, zwroty, wysyłki, ewidencja).

• Podstawowa konfiguracja sprzętu (komputery, telefony, drukarki).

• Obsługa magazynu odzieży BHP (rejestracja wydań, kontrola stanów, zamówienia).

• Obsługa zgłoszeń serwisowych i reklamacyjnych (sprzęt IT, biurowy).

• Koordynacja przepływu rzeczy (przyjęcia i wysyłki między lokalizacjami i partnerami).

2.       Koordynator floty:

• Wsparcie operacyjne floty

• Organizacja i kontrola polis OC, przeglądów technicznych i serwisów.

• Koordynacja zgłoszeń i terminów, kontakt z warsztatami, pomoc techniczna.

3.       Opiekun dokumentacji i danych organizacyjnych:

• Nadzór nad dokumentacją firmową – rejestracja, archiwizacja, zgodność z procesami.

• Kontakt z urzędami (ZUS, US, Krajowy Rejestr Karny) – pozyskiwanie zaświadczeń.

• Dowóz i odbiór dokumentów oraz przesyłek.

• Współtworzenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi szablonami organizacyjnymi.

4.       Administrator biura i sekretariatu:

• Obsługa sekretariatu i biura

• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (poczta, e-mail, kurierzy).

• Przyjmowanie i obsługa gości, telefonów, rezerwacja sal.

• Dbałość o estetykę i funkcjonalność przestrzeni biurowej.

• Zamawianie materiałów biurowych, organizacja zaopatrzenia i dostaw.

5.       Operator danych:

• Aktualizacja baz danych operacyjnych (np. sprzęt, flota, dokumenty, BHP, podwykonawcy, dostawcy).

• Współpraca z innymi działami w zakresie informacji, danych i dokumentów.

6.       Lokalny Administrator IT i Zasobów Technicznych:

• Obsługa IT i administracja techniczna

• Obsługa lokalna środowiska IT: konta, hasła, dostęp, sprzęt.

• Zarządzanie cyklem życia sprzętu (rejestry, przypisania, zwroty).

• Aktualizacja i kontrola stanu licencji (oprogramowanie systemowe i użytkowe).

• Wsparcie użytkowników w prostych problemach technicznych (I linia wsparcia).

• Kontakt z zewnętrznymi partnerami IT (dostawcy usług, helpdesk, licencje).

   TO WŁAŚNIE CIEBIE SZUKAMY, JEŚLI

• Masz doświadczenie – minimum 5 lat w pracy administracyjno-operacyjnej, w tym w zarządzaniu zasobami (sprzęt, flota, biuro), organizacji zaplecza technicznego i współpracy z partnerami zewnętrznymi.

• Szybko poznajesz organizację „od kuchni” – wiesz, jak działa zaplecze firmy, potrafisz je usprawniać i zapewniać jego ciągłość.

• Potrafisz działać systemowo – umiesz tworzyć, wdrażać i doskonalić procedury operacyjne, rejestry, instrukcje i standardy.

• Masz zmysł logistyczny – sprawnie planujesz i koordynujesz działania wspierające pracę zespołów (dostawy, przemieszczenia, dostępność sprzętu i przestrzeni).

• Lubisz mieć porządek – pilnujesz terminów, dokumentów, przypisań i stanów magazynowych.

• Dobrze się komunikujesz – potrafisz skutecznie współpracować z różnymi działami, dostawcami, partnerami technologicznymi i instytucjami zewnętrznymi.

• Odnajdujesz się w roli „łącznika” – wspierasz zespoły w codziennej pracy, usuwając przeszkody organizacyjne i techniczne.

• Czujesz się pewnie w pracy biurowej i technicznej – obsługujesz podstawowe narzędzia cyfrowe, wspierasz użytkowników w prostych sprawach IT, aktualizujesz dane i organizujesz obieg dokumentów.

DOCENIMY TWOJE ATUTY

• Masz naturalny drive do usprawniania rzeczywistości – lubisz, gdy wszystko działa sprawnie i szukasz prostych sposobów na eliminowanie powtarzalnych problemów.

• Interesujesz się automatyzacją i narzędziami cyfrowymi – potrafisz zaprojektować proste rozwiązania (np. formularze, szablony, arkusze, checklisty), które ułatwiają codzienną pracę.

• Czerpiesz satysfakcję z pomagania innym i widzisz w tym sens – lubisz wspierać zespoły, odpowiadać na ich potrzeby i usuwać przeszkody organizacyjne.

• Masz doświadczenie w branży inżynieryjnej, budowlanej lub w firmie usługowej B2B.

• Znajomość środowisk techniczno-biurowych (magazyny, flota, sprzęt komputerowy, licencje, dokumentacja).

• Doświadczenie w pracy z systemami rejestrującymi zasoby, obieg dokumentów, kontrolę dostępu lub licencje.

• Praktyka we współpracy z firmami zewnętrznymi (IT, dostawcy sprzętu, kurierzy, serwisanci, biura rachunkowe, banki, urzędy).

• Umiejętność tworzenia i aktualizacji procedur operacyjnych.

• Znajomość języka angielskiego w stopniu umożliwiającym swobodny kontakt z partnerami technologicznymi (min. B1/B2).

• Czynne prawo jazdy kat. B – i gotowość do okazjonalnych wyjazdów techniczno-organizacyjnych.

   OFERUJEMY W ZAMIAN

• Samodzielną rolę z realnym wpływem na funkcjonowanie zaplecza operacyjnego firmy.

• Możliwość budowania i usprawniania procesów techniczno-logistycznych „od podstaw”.

• Codzienną współpracę z zespołami projektowymi realizującymi strategiczne inwestycje przemysłowe i budowlane.

• Elastyczne godziny pracy, onboarding i wsparcie w rozwoju zawodowym

• Niekorporacyjne środowisko pracy, w którym doceniamy inicjatywę, konkret i odpowiedzialność.

WYŚLIJ CV

CV prosimy wysyłać na adres: rekrutacja@uni-form.pl

W tytule wiadomości email prosimy o napisanie: Ekspert ds. Ludzi i Organizacji