Asystentka / Asystent Biura (Office Manager)

Asystentka / Asystent Biura (Office Manager)

User.com, firma tworząca rozwiązania no-code do automatyzacji marketingu, poszukuje osoby na samodzielne stanowisko Office Managera, która zadba o sprawne funkcjonowanie firmy od strony administracyjnej oraz wesprze menedżerów poszczególnych działów.

Idealna kandydatka / idealny kandydat to osoba o pozytywnym usposobieniu, posiadająca umiejętności dobrej organizacji pracy oraz dobrze czująca się w dynamicznym i wielozadaniowym środowisku pracy. Szukamy kolegi / koleżanki, który/a lubi się uczyć i dołączy do nas na długi okres. Chętnie rozważymy aplikacje studentek i studentów zaocznych.

Twój zakres obowiązków

1. Odpowiedzialność za tworzenie, aktualizację, obieg i archiwizowanie dokumentów,
2. Przygotowywanie umów i aneksów,
3. Bieżące informowanie przełożonego o stanie prowadzonych spraw,
4. Nadzór nad terminowym przepływem informacji i dokumentów,
5. Opisywanie faktur i bezpośrednia współpraca z zespołem księgowym,
6. Sporządzanie prostych zestawień w Excelu,
7. Wsparcie działów Customer Success i Sales w obliczaniu prowizji,
8. Koordynacja umawiania spotkań i wdrażanie nowych pracowników,
9. Koordynacja procesów rekrutacyjnych we współpracy z menedżerem zespołu,
10. Wsparcie menedżerów zespołów od strony administracyjnej,
11. Organizacja podróży służbowych, wyjść i wyjazdów integracyjnych,
12. Współpraca z zarządcą budynku oraz ochroną,
13. Zarządzanie przestrzenią biurową: identyfikacja i zgłaszanie usterek, podlewanie kwiatów, przygotowywanie salek konferencyjnych na większe spotkania, od czasu do czasu zakupy sprzętu i elementów wyposażenia,
14. Odbiór i nadawanie przesyłek oraz paczek,
15. Obsługa ogólnofirmowych adresów email.

Nasze wymagania:

1. Bardzo dobra znajomość języka polskiego (co najmniej poziom C1) oraz angielskiego (co najmniej poziom C1),
2. Umiejętność pracy w szybkim tempie,
3. Zaangażowanie, skrupulatność, zwracanie uwagi na szczegóły,
4. Świetna organizacja pracy własnej,
5. Dobra znajomość pakietu MS Office,
6. Nienaganna kultura osobista, umiejętność zachowania dyskrecji i taktu,
7. Gotowość do pracy stacjonarnej w biurze User.com w Warszawie (ul. Prosta) w godzinach 9:00-17:00,
8. Mile widziane pierwsze doświadczenia w pracy administracyjnej / projektach realizowanych w ramach studiów.

To oferujemy:

1. Stabilne warunki zatrudnienia,
2. Przyjazną atmosferę pracy w firmie będącej wśród liderów dostawców rozwiązań Marketing Automation w Europie,
3. Benefity pozapłacowe (dofinansowanie do karty sportowej, prywatnej opieki zdrowotnej, konkurs sportowy dla pracowników),
4. Możliwość zakupu materiałów wspierających własny rozwój zawodowy – finansowanie zakupu książek, szkoleń, kursów,
5. Spotkania i wyjazdy firmowe,
6. Komputer, telefon i sprzęt niezbędny do pracy.