Asystentka / Asystent Biura (Office Manager)

Asystentka / Asystent Biura (Office Manager)

User.com, firma tworząca rozwiązania no-code do automatyzacji marketingu, poszukuje osoby na samodzielne stanowisko Office Managera, która zadba o sprawne funkcjonowanie firmy od strony administracyjnej oraz wesprze menedżerów poszczególnych działów.

Idealna kandydatka / idealny kandydat to osoba o pozytywnym usposobieniu, posiadająca umiejętności dobrej organizacji pracy oraz dobrze czująca się w dynamicznym i wielozadaniowym środowisku pracy. Szukamy kolegi / koleżanki, który/a lubi się uczyć i dołączy do nas na długi okres. Chętnie rozważymy aplikacje studentek i studentów zaocznych.

Twój zakres obowiązków

• Odpowiedzialność za tworzenie, aktualizację, obieg i archiwizowanie dokumentów,

• Przygotowywanie umów i aneksów,

• Bieżące informowanie przełożonego o stanie prowadzonych spraw,

• Nadzór nad terminowym przepływem informacji i dokumentów,

• Opisywanie faktur i bezpośrednia współpraca z zespołem księgowym,

• Sporządzanie prostych zestawień w Excelu,

• Wsparcie działów Customer Success i Sales w obliczaniu prowizji,

• Koordynacja umawiania spotkań i wdrażanie nowych pracowników,

• Koordynacja procesów rekrutacyjnych we współpracy z menedżerem zespołu,

• Wsparcie menedżerów zespołów od strony administracyjnej,

• Organizacja podróży służbowych, wyjść i wyjazdów integracyjnych,

• Współpraca z zarządcą budynku oraz ochroną,

• Zarządzanie przestrzenią biurową: identyfikacja i zgłaszanie usterek, podlewanie kwiatów, przygotowywanie salek konferencyjnych na większe spotkania, od czasu do czasu zakupy sprzętu i elementów wyposażenia,

• Odbiór i nadawanie przesyłek oraz paczek,

• Obsługa ogólnofirmowych adresów email.

Nasze wymagania:

• Bardzo dobra znajomość języka polskiego (co najmniej poziom C1) oraz angielskiego (co najmniej poziom C1),

• Umiejętność pracy w szybkim tempie,

• Zaangażowanie, skrupulatność, zwracanie uwagi na szczegóły,

• Świetna organizacja pracy własnej,

• Dobra znajomość pakietu MS Office,

• Nienaganna kultura osobista, umiejętność zachowania dyskrecji i taktu,

• Gotowość do pracy stacjonarnej w biurze User.com w Warszawie (ul. Prosta) w godzinach 9:00-17:00,

• Mile widziane pierwsze doświadczenia w pracy administracyjnej / projektach realizowanych w ramach studiów.

To oferujemy:

• Stabilne warunki zatrudnienia,

• Przyjazną atmosferę pracy w firmie będącej wśród liderów dostawców rozwiązań Marketing Automation w Europie,

• Benefity pozapłacowe (dofinansowanie do karty sportowej, prywatnej opieki zdrowotnej, konkurs sportowy dla pracowników),

• Możliwość zakupu materiałów wspierających własny rozwój zawodowy – finansowanie zakupu książek, szkoleń, kursów,

• Spotkania i wyjazdy firmowe,

• Komputer, telefon i sprzęt niezbędny do pracy.