Personal Assistant to CEO

Vector Synergy, założona w 2010 roku, to marka budująca swoją pozycję na arenie międzynarodowej- w obszarze doradztwa i usług IT oraz cyberbezpieczeństwa. Naszymi klientami są instytucje o znaczeniu strategicznym, takie jak NATO, Unia Europejska, a także podmioty z sektora obronnego, infrastruktury krytycznej, bankowości, finansów i ubezpieczeń. Specjalizujemy się w tworzeniu bezpiecznych, dostosowanych rozwiązań informatycznych. CDeX to platforma do ćwiczeń z zakresu obrony cybernetycznej. Powstała w 2016 roku jako projekt firmy Vector Synergy, a od tamtej pory stała się najbardziej zaawansowaną platformą szkoleniową w dziedzinie cyberbezpieczeństwa. Dodatkowo związana z nami jest HRM Racing, czyli fundacja żeglarska.

Zadania:

• Kompleksowe zarządzanie i optymalizacja kalendarza Prezesa Zarządu: koordynacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych (z uwzględnieniem różnych stref czasowych), planowanie długoterminowe oraz bieżąca reorganizacja priorytetów,

• Monitorowanie i wstępna selekcja korespondencji mailowej Prezesa oraz nadzór nad terminowym udzielaniem odpowiedzi,

• Przygotowywanie prezentacji, analiz, raportów, zestawień, wykresów oraz materiałów na spotkania Zarządu i biznesowe,

• Organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych (loty, hotele, transfery, wizy, ubezpieczenia) w ramach ustalonego budżetu,

• Rozliczanie delegacji oraz kontrola dokumentów kosztowych,

• Koordynacja prawidłowego obiegu dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych,

• Zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy Prezesem a kadrą menedżerską oraz partnerami zewnętrznymi,

• Wsparcie w realizacji projektów strategicznych i operacyjnych, zgodnie z bieżącymi potrzebami organizacji,

• Zarządzanie poufną i wrażliwą dokumentacją oraz informacjami o wysokim poziomie dyskrecji.

• Samodzielna realizacja zadań zlecanych przez Prezesa, proaktywne identyfikowanie potencjalnych ryzyk oraz proponowanie skutecznych rozwiązań, również w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji,

• Wsparcie administracyjne w obszarze służbowym oraz  w uzasadnionym zakresie w obszarze prywatnym (np. kontakt z dostawcami usług, biurem rachunkowym, organizacja formalności),

• Reprezentowanie najwyższych standardów profesjonalizmu oraz dbanie o pozytywny wizerunek firmy w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych,

• Gotowość do pracy w dynamicznym środowisku biznesowym, obejmującym okresowo zwiększoną intensywność zadań oraz elastyczne godziny pracy dostosowane do potrzeb Zarządu.

Wymagania

• Doświadczenie na podobnym stanowisku (min. 2–3 lata),

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (min. B2/C1), umożliwiająca swobodną komunikację biznesową,

• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint),

• Znajomość zasad protokołu biznesowego,

• Prawo jazdy kat. B oraz gotowość do podróży służbowych (Poznań oraz okazjonalne wyjazdy zagraniczne),

• Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne i zdolność do efektywnego priorytetyzowania wielu zadań jednocześnie,

• Doskonała dbałość o szczegóły i wysoki poziom odpowiedzialności,

• Umiejętność pracy pod presją czasu oraz sprawne funkcjonowanie w dynamicznym środowisku,

• Wysoka odporność na stres i umiejętność zachowania spokoju w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji,

• Gotowość do elastycznego dostosowywania czasu pracy do bieżących potrzeb Zarządu,

• Wysoka kultura osobista oraz pełna dyskrecja w pracy z informacjami poufnymi.

Oferujemy:

·        Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, 10 000 – 13 000 brutto,

·        Praca w systemie stacjonarnym - możliwość pracy w trybie hybrydowym

·        Pakiet prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego,

·        Możliwość przystąpienia do ubezpieczenia grupowego,

·        Dofinansowanie do pakietu sportowego,

·        Dodatkowe szkolenia i treningi,

·        Cotygodniowe masaże w biurze,

·        Pełną wyzwań pracę przy międzynarodowych projektach (NATO i instytucje UE).