Customer & Therapists Operations Specialist

O nas

Cześć! Jesteśmy Wellbee. Wellbee to platforma platforma psychoedukacyjna i zaangażowana społeczność specjalistów zdrowia psychicznego, którzy świadczą swoje usługi na rzecz osób indywidualnych i firm. Wspieramy zdrowie psychiczne w sposób profesjonalny, empatyczny i nowoczesny - poprzez wygodny dostęp do terapii online, troskę o jakość procesu i wsparcie zarówno dla pacjentów, jak i specjalistów zdrowia psychicznego.

Do naszego zespołu poszukujemy obecnie osoby, która pomoże nam budować najlepsze doświadczenie pacjenta i współpracującego z nami specjalisty w kontakcie z Wellbee - od pierwszej wiadomości po rozwiązanie nawet najtrudniejszej sprawy.

Twoje codzienne zadania będą skupione w obszarach:

• Obsługa wiadomości od pacjentów i terapeutów za pośrednictwem Intercom (chat, e-mail, formularze kontaktowe)

• Wspieranie użytkowników w procesie obsługi płatności, zarządzania voucherami i kodami, umawiania sesji, rozwiązywania problemów technicznych

• Obsługa reklamacji zgodnie z naszymi wewnętrznymi procedurami (np. procesowanie zwrotów związanych z usługami, rozpatrywanie skarg, kwestie płatności, komunikacja z terapeutą)

• Kontakt z zespołem terapeutycznym i administracyjnym w celu rozwiązania zgłoszeń

• Współpraca z zespołem product & tech w celu usprawniania procesów obsługi

• Tworzenie i aktualizowanie bazy wiedzy dla specjalistów zdrowia psychicznego

• Tworzenie i aktualizowanie baz danych z informacjami dotyczącymi działania CRMu (rozwiązane zgłoszenia, CSAT itp.) 

• Analiza i optymalizacja procesów związanych z obsługą klienta i naszych partnerów

• Obsługa systemu do wystawiania faktur (e-Fakturownia)

Szukamy osoby, która:

• Posiada  doświadczenie w obsłudze klienta / pacjenta (zarówno indywidualnego, jak i firmowego - najlepiej w środowisku platformy online lub start-up’ie technologicznym

• Potrafi formułować komunikaty w sposób jasny, empatyczny i profesjonalny (pisemnie i ustnie) i posiada wysokie poczucie etyki zawodowej

• Zna i potrafi korzystać z narzędzi takich jak Intercom oraz Google Workspace (z naciskiem na Excel/Spreadsheet)

• Posiada podstawowe rozumienie procesów płatności online, kalendarzy rezerwacji, komunikacji e-mailowej i czatowej

• Lubi pracę w dynamicznym środowisku gdzie decyzję podejmuje się sprawnie, ale zachowuje spokój i precyzję

• Potrafi świetnie organizować swoją pracę i dba o szczegóły

Nice to have:

• Mile widziane doświadczenie w branży usługowej, zdrowia psychicznego, edukacyjnej

• Znajomość  podstaw RODO i pracy z danymi wrażliwymi/medycznymi

• Umiejętność wykorzystywania AI do budowania, skalowania i optymalizacji procesów

• Znajomość  środowiska i mechanizmów działania narzędzia Intercom

Oferujemy:

• Stałą współpracę dopasowaną do Twoich potrzeb (Umowa Zlecenia / Umowa B2B) na min. 4/5 etatu (Twoją dyspozycyjność potwierdzimy dokładnie w trakcie rozmów rekrutacyjnych)

• Wynagrodzenie na poziomie 5,000 netto (przy Umowie Zlecenia) + system premiowy

• Możliwość pracy zdalnej z dowolnego miejsca

• Pracę w firmie, która realnie pomaga ludziom i edukuje w zakresie zdrowia psychicznego

• Zespół, który wspiera się i uczy nawzajem - bez korporacyjnych schematów

• Szkolenia wewnętrzne z obsługi pacjenta i empatycznej komunikacji

• Dostęp do wsparcia psychologicznego i wsparcie w rozwoju osobistym (Wellbee/Multi.Llife) 

• Pakiet MultiSport w bardzo preferencyjnej cenie

• Dodatkowy dzień wolny z okazji urodzin

• Wspólne integracje i ciekawe projekty!

Jak wygląda nasz proces rekrutacji?

1. Rozmowa online z działem People & Culture Wellbee (z góry uprzedzamy, że z uwagi na przerwę świąteczną rozmowy rozpoczniemy dopiero w styczniu)

2. Rozmowa z Head of Clinical Customer Care

   • Zadanie praktyczne (symulacja rozmowy z pacjentem)

3. Spotkanie końcowe z osobą, która już pracuje w dziale Customer Care, do którego dołączysz

4. Finalna decyzja i feedback