Marketing & Sales operations coordinator - ClickUp (½ etatu zdalnie)

Cześć!

Znasz ClickUpa lepiej niż jego twórcy? Znajomi nazywają Cię człowiekiem-procesem i masz uczulenie na bylejakość? Rozumiesz procesy i przebieg komunikacji w marketingu ożenionym ze sprzedażą? Czytaj dalej 😉 Jeśli chcesz mieć w organizacji realny wpływ na jakość i wysokie standardy realizacji procesów oraz ich automatyzację, to szukamy właśnie Ciebie! 👀

Twoja rola w organizacji:

Szukamy doświadczonego/j, samodzielnego/j specjalisty/ki w zarządzaniu i porządkowaniu procesów, komunikacji i realizacji tasków w programie ClickUp (CU). Kogoś, kto ma smykałkę i doświadczenie w automatyzacji działań w CU, zarządzaniu jakością procesów oraz ogrom asertywności i doskonałą umiejętność pilnowania terminów. Audyt obecnych procesów w CU oraz zaproponowanie automatyzacji, ułatwień i stworzenie instrukcji do onboardingu, będzie Twoim startem do zbudowania wysokiej jakości standardów obsługi projektów w naszej agencji.

Będziesz pracować z...

CEO (Norbert) oraz liderami działu Performancu i analityki (Anna), SEO i Contentu (Dawid), IT (Ola), Office&HR (Sylwia), Sprzedaży (Piotr) i Business Developmenu (Ewelina).

Jeśli Twoje cechy pokrywają się z:

- organizacja - nikt nie musi Ci przypominać o terminach i zadaniach. Wszystko masz poukładane jak w zegarku, a samodzielność i odpowiedzialność to Twoje drugie imię,

- kombinujesz! ;) Próbujesz automatyzować i ulepszać swoje działania, wciąż szukając nowości w ułatwianiu pracy sobie i innym.

- analityczny / techniczny umysł – zaawansowana logika procesowa i algorytmy automatyzacji to paliwo dla Twojego mózgu,

- ciągłe doskonalenie – czujesz w sobie naturalną motywację do podnoszenia umiejętności, doskonalenia wiedzy, stanowiska pracy, procesów w firmie oraz przyjmowania i dawania rozwojowych informacji zwrotnych,

- życzliwość – podchodzisz z empatią i życzliwością do współpracowników, Klientów i dostawców, ale nie zapominasz przy tym o autentyczności i asertywności,

- asertywność – wiesz jak w sposób życzliwy dochodzić wraz z zespołem do ustalonych celów, w określonych terminach,

Twój zakres obowiązków

• Koordynowanie tablicą tasków opóźnionych - wymaganie aktualnych, jakościowych statusów i obsługi zgodnie z procesem.
• Porządkowanie CU, w tym:
• Przenoszenie tasków z nieaktywnych userów
• Uzupełnianie fieldów po zmianach
• Uzupełnianie relationships po zmianach
• Usuwanie dubli tasków
• Kontrola jakości - dodawanie wycen, umów, briefów, dokładnie z procesem
• Aktualizacja “wiki” - wymaganie aktualizacji lub uspójniania procesów oraz dodawania nowych procesów w odpowiednie miejsca
• Wdrażanie - nauka CU dla nowych pracowników, pilnowanie poprawnych ustawień, powiadomień
• Aktualizacje i support - wdrażanie nowych feature’ów, wsparcie przy błędach
• Proponowanie lepszych procesów i standardów, automatyzacji i ich wdrażanie
• Integrowanie CU z innymi narzędziami i systemami
• Przygotowywanie danych pod eksport pod konkretne wytyczne
• Pilnowanie bezpieczeństwa danych i odpowiednich dostępów w CU

Nasze wymagania

• MINIMUM rok pracy z ClickUpem lub jego odpowiednikiem na podobnym stanowisku. Wymóg konieczny.
• Doświadczenie w agencjach marketingowych lub software house’ach.
• Wyborna komunikacja: słuchanie aktywne, klarowne wypowiedzi, budowanie autentycznego zaufania.
• Rozwaga i przewidywanie, co może się nie udać, jak omijać możliwe przeszkody.
• Doskonała organizacja pracy, terminowość i procesowość.
• Bardzo dobra znajomość zasad zdrowej i zrównoważonej komunikacji oraz delegowania zadań.
• Dobra znajomość Excela. Umiejętność efektywnego operowania liczbami i statystykami.
• Umiejętna, jasna prezentacja wyników działań wraz z argumentacją.
• Znajomość narzędzi do automatyzacji oraz projektowanie, modelowanie i wdrażanie procesów automatycznych.
• Umiejętność pracy głębokiej i koncentracji.
• Dostępność w godz. 8:00-10:00 oraz 14:00-16:00 (ewentualnie możemy lekko je przesunąć).

Mile widziane

• Znajomość NVC lub zasad facylitacji w biznesie.
• Znajomość metod Design Thinking.
• Znajomość metodyk zwinnych.

To oferujemy

• Wynagrodzenie B2B: 3500 – 4500 zł netto za ½ etatu. Czujesz, że masz kompetencje i udokumentowane sukcesy na wyższą stawkę? Daj znać!
• Możliwość przejścia na cały etat od stycznia nowego roku.
• Praca hybrydowa (2 dni zdalnie, 3 dni w biurze Wrocław)
• lub zdalna (na start pierwsze 2 tygodnie w biurze we Wrocławiu, przez kolejne 2 miesiące 1 tydzień w biurze/miesiąc, później full zdalnie).
• Praca z takimi brandami jak: BODZIO, Enel-Med, Pluxee, Aflofarm
• Brak realnego kontaktu z Klientem - tylko współpraca z naszymi miłymi i samodzielnymi specjalistami :)
• Szybki laptop firmowy
• Ambitny, pomocny i życzliwy zespół
• Nacisk na empatyczną i wspierającą komunikację w zespole
• Rozwój i długofalową ścieżkę kariery
• Trackowanie tylko 6:45 h godzin pracy dziennie (przy całym etacie)
• 2 razy do roku rozmowy statusowe z możliwością podwyżki i awansu