Office Manager/ka

Cześć! Jesteśmy LiveKid i specjalizujemy się w tworzeniu oprogramowania dla przedszkoli i żłobków. 📱🧒 Z naszego rozwiązania korzystają placówki nie tylko w Polsce, ale również daleko, daleko na świecie, na przykład w Meksyku.🌮🌮 Nie jesteśmy jednak typową firmą IT, ale o tym być może już słyszałeś! Śmiało podejmujemy trudne tematy, ponieważ to pozwala nam na tworzenie kreatywnych i innowacyjnych rozwiązań. Głęboko wierzymy w naszą misję i wiemy, że to co robimy, realnie przyczynia się do pozytywnych zmian w edukacji.

Brzmi ciekawie? To świetnie, bo tak się składa, że aktualnie poszukujemy osoby, która wcieli się w rolę Office Managera w naszej firmie. 🎉Jeśli więc jesteś mistrzem/mistrzynią organizacji i planowania, lubisz pracę z ludźmi, a różnorodne zadania nie są Ci straszne, to śmiało czytaj dalej!

➡️ Dlaczego Cię potrzebujemy?

Jako Office Manager/ka w LiveKid będziesz odpowiedzialny/a za szereg tematów związanych z szeroko pojętym życiem naszego biura i funkcjonowaniem firmy.

No dobra, ale czym konkretnie będziesz się zajmować?

• Obsługą tematów biurowych: począwszy od zamówień nowych biurek i materiałów biurowych, przez dbanie o to, abyśmy zawsze mieli kawę, mleko i cukierki! 🍬
• Tworzeniem i administrowaniem dokumentacji firmowej: będziesz przygotowywać umowy dla naszych pracowników i dbać o aktualność ich danych (np. kontrola przedłużeń legitymacji studenckich). Dodatkowo będziesz przygotowywać i monitorować protokoły (np. przekazanie sprzętu firmowego, niezbędne zgody i oświadczenia (np. RODO oraz związane z wewnętrznymi procedurami).
• Koordynacją i wdrażaniem nowych pracowników w tematy firmowe: będziesz TĄ najważniejszą osobą, która wita każdego LiveKid’owca w jego pierwszy dzień pracy w biurze 🥰 Dodatkowo będziesz dbać o poprawność dokumentów, omówienie tematów organizacyjnych i nadanie dostępu do wewnętrznych systemów.
• Administracją benefitami: a konkretnie rozliczaniem płatności, odpowiadaniem na pytania naszych LiveKid’owców, administrowaniem ich pakietami i dostępami, a także wyszukiwaniem najlepszych ofert i dostawców.
• Odbiorem i nadawaniem przesyłek oraz paczek: w praktyce oznacza to, że czasem trzeba będzie cierpliwie odczekać w kolejce na Poczcie, a czasem szybko nakleić 10 etykiet na paczki. Gwarantujemy: z wszystkimi firmami i kurierami będziesz za pan brat! ✉️
• Koordynacją urządzeń IT: zaopiekujesz się inwentaryzacją komputerów, koordynacją wymian i napraw oraz prostych zadaniach IT (nadawanie dostępu, odblokowanie kont do wewnętrznych systemów, zamówieniem sprzętów IT).
• Pomocą w organizacji eventów integracyjnych: tworzenie list uczestników, wyszukiwanie najlepszych ofert oraz sprawdzanie nowych knajp i usług są u nas na porządku dziennym. Wspominaliśmy już, że lubimy jeść i się integrować? 🍕
• Współpracą z działem HR: czasem będzie to oznaczać pomoc w przygotowaniu raportu lub zestawienia, czasem udział w akcji EB, a czasem pomoc w przygotowaniu lub wsparciu podczas procesu rekrutacji. Ciekawych możliwości będzie sporo, liczymy na Twoją elastyczność! 😎
• Wsparciem w tematach, o których sami jeszcze nie mamy jeszcze zielonego pojęcia! 🙈 LiveKid rozwija się szybko i dynamicznie, dlatego z pewnością pojawią się dodatkowe projekty i tematy, w których będziemy prosić Cię o wsparcie. Nie chcemy ściemniać: elastyczność i transparencja u nas to podstawa!

➡️ Jakie umiejętności i doświadczenie są dla nas ważne?

Wymagane:

• Będziesz bardzo dużo pracować z ludźmi (LiveKid’owcami, managerami, kontrahentami): musisz to lubić! Umiejętność komunikacji, poszukiwanie kompromisów i teamwork są najważniejszą umiejętnością w tej roli.
• Dyskrecja, poufność, dokładność, terminowość: w pracy z dokumentami, umowami i fakturami to absolutna konieczność. 💪✉️
• Samodzielność, odpowiedzialność i umiejętność doskonałej organizacji: zdecydowana większość Twoich zadań będzie bazować na terminach, deadlinach i samodzielnym monitorowaniu zadań i zależy nam na tym, abyś pilnował/a tego samodzielnie.
• Umiejętność przełączania się między kontekstami i zadaniami oraz elastyczność: wiele sytuacji musimy rozpatrywać indywidualnie, nie mamy na nie procedur, a plany dnia często ulegają zmianom - dobrze, abyś umiał/a się w tym odnaleźć.
• Znajomość języka angielskiego (min. B2)

Mile widziane:

• Wcześniejsze doświadczenie na podobnym stanowisku
• Znajomość obsługi programów i narzędzi biurowych, m.in. Google Workspace (wcześniej G Suite), Slack, Notion, Trello, Calamari etc.
• Znajomość języka hiszpańskiego

➡️ Nasze wartości

Wartości, którymi się kierujemy to: Ownership, Growth mindset, Get it done, Transparency oraz Teamwork and Communications. No i super (pewnie sobie myślisz), ale co to właściwie znaczy?

💪 Ownership oznacza, że każdy potrafi wziąć odpowiedzialność za swoje działania i decyzje.

🤯 Growth mindset to przekonanie, że zawsze jest coś nowego do nauczenia się i rozwijania swoich umiejętności.

🤝 Get it done mówi o tym, że zawsze stawiamy sobie ambitne cele i robimy wszystko, co w naszej mocy, aby je osiągnąć.

😇Transparency to kluczowa wartość, która pozwala nam na budowanie zaufania i otwartości w relacjach z klientami oraz w naszym zespole.

👊Teamwork and Communications wszyscy gramy do jednej bramki, szacunek, którym się wzajemnie darzymy jest niezbędny podczas realizacji celów.

➡️ Co zyskasz dołączając do LiveKid?

• Umowę zlecenie bądź B2B: podczas rozmowy opowiemy Ci o obu formach zatrudnienia.
• Mnóstwo możliwości do wykorzystania swoich umiejętności oraz przejęcia ownership’u nad LiveKid’owymi projektami!
• Przestrzeń do rozwoju, wdrażania swoich pomysłów i przeprowadzania automatyzacji. Nowym, dobrym pomysłom mówimy TAK! 💪
• Dofinansowanie prywatnej opieki medycznej (PZU), karty sportowej (FitProfit) oraz nauki angielskiego.
• Pracę w zespole realnie kierującym się wartościami: ownership, growth mindset, get it done, transparency.
• Liczne imprezy integracyjne: w biurze, na mieście, wyjazdowe… No będzie się działo! 🎉
• Pracę w postindustrialnym biurze w centrum Starego Podgórza z genialną atmosferą i dużą ilością kawy. ☕

Jak wygląda proces rekrutacji?

1. Najpierw zadzwoni do Ciebie Karol, który przedstawi Ci wstępne zasady współpracy z nami, omówi z Tobą Twoje oczekiwania i Twoje doświadczenie.
2. Rekrutacja na stanowisko Office Managera bez wizyty w biurze? Nie ma szans! W kolejnym etapie zaprosimy Cię na rozmowę i zadanie praktyczne do krakowskiej siedziby LiveKid, przy ul. Krakusa 11. Podczas tego etapu poznasz Anię (Twoją bezpośrednią przełożoną) i Martę (z działu People&Culture).
3. Na sam koniec będziesz miał/a okazję porozmawiać jeszcze z Kubą czyli naszym CEO, a także Anią (Twoją przyszłą przełożoną) na etapie podsumowującym cały proces.
4. Po tych rozmowach zdecydujemy, kto najbardziej pasuje do naszej załogi! 🎉
5. Pamiętaj: niezależnie od etapu procesu i wyniku rekrutacji obiecujemy: zawsze wrócimy do Ciebie z feedbackiem. 💪