Operations Assistant

Dołącz do zespołu Mindgram, polskiego startupu, który wspiera firmy na całym świecie w budowaniu odporności psychicznej! Jako Operations Assistant odegrasz ważną rolę w wykonywaniu zadań administracyjnych, organizacji dokumentów i wsparciu różnych działów. Ciesz się elastycznymi godzinami pracy, pracą zdalną i najwyższej jakości zasobami wellbeingowymi, w tym dostępem do sesji psychoterapeutycznych i coachingowych. Jeśli jesteś osobą skrupulatną, masz w sobie otwartość na naukę i chcesz wspierać firmę z misją, dołącz do nas!

📝 Główne obowiązki w Twojej roli:

• Koordynacja korespondencji wychodzącej i przychodzącej
• Prowadzenie archiwum dokumentów w formie elektronicznej, w tym skanowanie i opisywanie dokumentów
• Zarządzanie i aktualizacja bazy kontaktów i informacji w systemie Hubspot zgodnie z wytycznymi
• Wsparcie w tworzeniu mailingów dla klientów w systemie Stripo, korzystając z wcześniej stworzonych szablonów
• Wsparcie w tworzeniu treści na media społecznościowe.
• Rzadziej wykonywane obowiązki:
• Zamawianie kuriera oraz pakowanie paczek PR
• Wsparcie innych działów firmy w zakupach
• Wystawianie ogłoszeń sprzedażowych
• Obsługa faktur kosztowych, wprowadzanie faktur do systemu Saldeo.

✅ Umiejętności, które cenimy:

• Doświadczenie w pracy administracyjnej – idealnie jeśli w firmie o podobnej wielkości i dynamice co nasza (jesteśmy kilkudziesięcioosobowym startupem działającym w większości zdalnie – jednak nie jest to must-have)
• Znajomość narzędzi administracyjnych (doświadczenie w programami Saldeo i HubSpot będzie dużym plusem!) – ułatwi Ci ona szybkie wdrożenie
• Sumienność i dobra organizacja pracy – w tej roli to podstawa!
• Elastyczność – okoliczności zmieniają się u nas często, jak to w startupie!
• Dobra znajomość języka angielskiego – to “urzędowy” język w Mindgram

👉 Co oferujemy:

• 📄Umowę Zlecenie, 5.5k brutto (jeśli masz status studenta, taka sama kwota trafi do Twojej kieszeni)
• ⏰Elastyczność godzinową
• 📱Telefon i laptop służbowy
• 🏡Większość obowiązków wykonywanych z domu (a część na naszym studio w centrum Warszawy, na Marszałkowskiej 76)
• 💆Pełen dostęp do aplikacji well-beingowej Mindgram, włącznie z sesjami z psychoterapeutami i coachami