Przydatne narzędzia online dla księgowych. Sprawdź, co pomoże ci w prowadzeniu biznesu

fot. lemono / Shutterstock.com

Narzędzia online dla księgowych są szczególnie przydatne w prowadzeniu biznesu. Umożliwiają bowiem wydajne i efektywne wykonywanie zadań, pomagają w zarządzaniu budżetem, analizowaniu danych finansowych oraz optymalizacji związanych z tym procesów. Z jakich programów warto skorzystać?

Księgowanie nie musi być skomplikowane, niezależnie od skali operacji, rodzaju transakcji i obowiązujących przepisów. Aby uprościć ten proces, wystarczy skorzystać z narzędzi takich jak specjalistyczne oprogramowania księgowe, które automatyzują wybrane czynności oraz obliczenia. Dzięki nim księgowość online staje się jeszcze chętniej wybieranym rozwiązaniem.

Narzędzia dla księgowych. Jakiego rodzaju narzędzia usprawnią pracę księgowego zarówno w domu, jak i w biurze?

Na wstępie warto wspomnieć, że narzędzia online, obejmujące wszystkie najważniejsze programy dla księgowych, dzielą się na kilka kategorii. Wyróżnia się przede wszystkim:

• systemy do zarządzania finansami: ERP, FMIS, systemy księgowe, do przetwarzania faktur, weryfikacji płatności, tworzenia bilansów i analizy finansowej,
• narzędzia księgowe: do fakturowania, tworzenia raportów finansowych, wycen, przetwarzania danych i zarządzania podatkami,
• narzędzia do automatyzacji procesów księgowych,
• platformy online do zarządzania księgowością,
• programy do zadań w firmie,
• narzędzia do przechowywania dokumentów i plików,
• aplikacje na telefon.

Aplikacje usprawniające zarządzanie zadaniami

Zarządzanie zadaniami w przypadku księgowości polega na wyodrębnieniu konkretnych czynności, które powinny być realizowane przez danego pracownika lub dział. Istnieje wiele aplikacji, które można wykorzystać w tym celu, między innymi: Microsoft Project, Asana, Trello, Slack, Basecamp i Wrike. Większość z nich ma wbudowane dodatkowe funkcje, m.in. tworzenie budżetów, śledzenie wydatków, określanie tablic informacyjnych dla pracowników, a także wprowadzanie raportów finansowych.

Zarówno komputerowy program do zadań, jak i nieskomplikowana aplikacja do zarządzania projektami na telefon pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze, dzięki czemu można z łatwością zaplanować projekty i monitorować związane z nimi postępy.

Narzędzia dla księgowych do przechowywania dokumentów i plików

Jeśli zastanawiacie się nad skorzystaniem z narzędzi do przechowywania dokumentów i plików, musicie koniecznie wziąć pod uwagę Dysk Google oraz Dropbox. Producenci obu programów oferują możliwość pobrania aplikacji mobilnej, dzięki czemu będziecie mieć dostęp do danych z dowolnego miejsca na ziemi, nawet jeśli akurat zabraknie laptopa pod ręką. Jak więc się okazuje, przechowywanie plików jest jeszcze prostsze niż dotychczas.

Stojąc przed wyborem pomiędzy tymi opcjami, warto poznać pewne zasadnicze różnice, które wpływają na jakość użytkowania obu chmur. Przede wszystkim istotna będzie ilość miejsca, którą dostaniecie za darmo. W przypadku dysku googlowskiego jest to aż 15 GB, dostępne od chwili utworzenia konta. Dropbox oferuje znacznie mniej miejsca na start, bo zaledwie 2 GB. Podstawowy pakiet można powiększać dzięki wysyłaniu znajomym zaproszeń do dołączenia do chmury. Jak się okazuje, coraz więcej osób jest już tam zarejestrowanych, więc obiecany przyrost 500 MB od znajomego może okazać się trudniejszy do uzyskania, niż to się wydaje.

Przykładowo: chcecie współdzielić dysk – przypuśćmy, że na potrzeby projektu – więc z pewnością zainteresuje też was maksymalna ilość dostępnego miejsca na pliki. Również na tym polu Google wyprzedza konkurencję, oferując aż 30 TB (to o 29 TB więcej, niż w przypadku drugiej z opisywanych chmur).

Pliki w chmurze Google można przechowywać, uwzględniając wybrany przez siebie pakiet spośród 6 opcji. Dropbox oferuje natomiast jedynie 2 warianty: darmowy lub płatny. Wybór taki może okazać się nieco skromny, szczególnie w przypadku zastosowań firmowych, wymagających rozwiązań zarówno pojemnych, jak i bogatych w dodatkowe funkcje. Ten program do przechowywania dokumentów mógłby wam zatem nie wystarczyć.

Dokumenty Google jako niezbędnik każdego księgowego

Z powyższej analizy jasno wynika, że dla księgowych zwykle – choć w zależności od kwestii prawnych, wielkości transakcji czy samej firmy – lepszy może być Dysk Google. Cena tego rozwiązania zależy jednak od wybranego wariantu, a poszczególne opcje różnią się między innymi pojemnością oraz funkcjonalnością. Wyróżnia się:

• wariant darmowy – łącznie 15 GB,
• wariant za 8,99 zł miesięcznie – łącznie 100 GB,
• wariant za 46,99 zł miesięcznie – 1 TB,
• wariant za 93,99 zł miesięcznie – 2 TB,
• wariant za 469,99 zł miesięcznie – 10 TB,
• wariant za 939,99 zł miesięcznie – 20 TB.

Chmura Google jest też najczęściej wykorzystywanym programem do przechowywania plików. Dzięki szerokiej gamie usług i funkcji stała się pierwszym wyborem zarówno dla wielu firm, jak i osób prywatnych. Według ostatnich danych już ponad 4 miliony użytkowników używa tego dysku. W zależności od potrzeb oraz celu, który chce się osiągnąć, zarządzanie zadaniami całego zespołu, porządkowanie faktur czy wykonywanie rocznych rozliczeń podatkowych po wdrożeniu opisywanego narzędzia staje się znacznie prostsze.

A może księgowość w jednym programie? Funkcjonalność popularnych programów

Na rynku dostępne są też profesjonalne programy księgowe dla biur rachunkowych. Ranking uwzględniający narzędzia wielofunkcyjne na pierwszym miejscu stawia Comarch ERP XT, dzięki któremu możliwe staje się połączenie wielu dziedzin związanych z prowadzeniem finansów firmy. Jeśli więc zastanawiacie się nad założeniem JDG lub stoicie na czele niewielkiej firmy, jest on dedykowany specjalnie dla was. Musicie wiedzieć, że program ten podlega ciągłym aktualizacjom, aby nadążał za aktualnymi przepisami – między innymi za Nowym Ładem.

Inne popularne rozwiązanie to 360 Księgowość. To narzędzie umożliwi wam zadbanie o finanse nawet kilku różnych firm w jednym miejscu. Oprócz tego pozwala na pracę z dowolnej lokacji, a także udostępnianie danych w chmurze pozostałym współpracownikom. Producent zagwarantował również dostęp do działu wsparcia, działającego w godzinach od 9 do 16 (w dni robocze). Również i to oprogramowanie aktualizuje się w zależności od zmian w prawie.

Jeśli pracujecie w średniej wielkości firmie, możecie zastanowić się nad narzędziem Rewizor nexo PRO. Pozwala ono na swobodę działania, umożliwiając samodzielne opisywanie zdarzeń, tworzenie raportów oraz plany rachunkowe. Jest to rozwiązanie profesjonalne i wielofunkcyjne, w związku z czym spełni swoje zadanie również w przypadku dużych operacji.

Czy programy dla księgowych są drogie? Porównanie kosztów

Pewnie zastanawiacie się teraz, ile kosztują poszczególne narzędzia, a także czy w ogóle opłaca się prowadzić księgowość online. Cennik uzależniony jest od producenta, funkcjonalności oraz stopnia zaawansowania programu, jednak ww. programy z reguły są darmowe lub kosztują niewiele. Za 360 Księgowość nie zapłacicie nic, jeśli zdecydujecie się na wariant KPiR + Ryczałt Free, natomiast Comarch ERP XT można wypróbować za darmo i pozostać przy podstawowej opcji, lub płacić 17 zł, 39 zł, 50 zł bądź 115 zł miesięcznie za dodatkowe funkcje. Rewizor nexo PRO kosztuje natomiast minimum 400 złotych.

Programy księgowe dla małych firm i dużych przedsiębiorstw ułatwiają pracę wszystkim osobom odpowiedzialnym za prowadzenie finansów. Są zatem doskonałym wyborem, jeśli chcecie ograniczyć czas przeznaczany na wypełnianie dokumentacji oraz archiwizowanie dokumentów.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.