Executive Assistant (Office & Operations)

Avalon Logistics szuka osoby, która jest zawsze krok przed innymi!

Jeśli Twoją supermocą jest organizacja, potrafisz ogarnąć zarówno kalendarz Zarządu, jak i cały biurowy chaos, a dodatkowo działasz proaktywnie i samodzielnie – będziesz pasować idealnie!

Szukamy Executive Assistant (Office & Operations), która nie tylko wspiera Zarząd, ale też czuwa nad sprawnym funkcjonowaniem biura i całej administracji. To rola dla osoby wszechstronnej, elastycznej, dyskretnej i gotowej reagować na wszystko, co pojawia się w codziennej pracy firmy.

Twoje zadania:

• Wsparcie Zarządu w organizacji spotkań, delegacji oraz bieżącej pracy operacyjnej;

• Zarządzanie kalendarzem, przepływem informacji oraz dokumentacją Zarządu;

• Nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem biura oraz koordynacja bieżącej komunikacji wewnętrznej;

• Organizacja podróży służbowych, zakupów biurowych oraz współpraca z dostawcami;

• Monitorowanie stanu wyposażenia biur oraz koordynacja zaopatrzenia (w tym regularna inwentaryzacja zasobów);

• Obsługa poufnej korespondencji oraz dokumentów, w tym umów z podmiotami zewnętrznymi;

• Realizacja bieżących zadań operacyjnych – również poza biurem;

• Samodzielne wyszukiwanie i wdrażanie rozwiązań usprawniających codzienną pracę Zarządu i biura;

• Wykorzystywanie nowoczesnych narzędzi cyfrowych (w tym AI) do optymalizacji procesów, organizacji pracy i zarządzania informacją;

Czego oczekujemy?

• Doświadczenie w pracy z Zarządem lub na podobnym stanowisku;

• Wysoka samodzielność w działaniu oraz proaktywne podejście do rozwiązywania problemów;

• Bardzo dobra orientacja w nowinkach technologicznych oraz swoboda w korzystaniu z narzędzi AI wspierających pracę biurową i organizacyjną;

• Doskonała znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel, Word, PowerPoint, Outlook);

• Umiejętność organizacji pracy własnej i skutecznego priorytetyzowania zadań;

• Znajomość procesów administracyjnych (archiwizacja, klasyfikacja i nadzór nad dokumentacją);

• Dyskrecja, odpowiedzialność oraz wysoka kultura pracy;

• Umiejętność współpracy i komunikacji z różnymi działami;

• Język angielski na poziomie minimum komunikatywnym;

• Prawo jazdy kat. B;

Oferujemy:

• Współpracę na podstawie umowy o pracę;

• Atrakcyjne wynagrodzenie, dostosowane do Twojego doświadczenia i umiejętności;

• Dofinansowanie opieki medycznej, ubezpieczenia oraz karty sportowej;

• Piątkowe lunche od Avalon;

• Dodatkowy dzień wolny z okazji urodzin;

• Możliwość rozpoczynania pracy w godzinach 8:00-9:00;

• Regularne spotkania integracyjne;

Prosimy o aplikację przez link: https://aplikuj.hrappka.pl/oferta/Executive-Assistant-Office--Operations/181965/rocketjobspl?lang=pl