Executive Assistant

Obecnie Poszukujemy Executive Assistant. Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za sprawy administracyjne firmy: prawidłowy obieg dokumentów, sekretariat oraz wsparcie procesów kadrowych. Ze względu na szeroki zakres obowiązków kandydaci i kandydatki powinny być doskonale zorganizowane, samodzielne oraz przyzwyczajone do wielozadaniowości.

O Naszym Zespole

Devapo to dynamiczna firma technologiczna specjalizująca się w realizacji projektów IT, międzynarodowych partnerstwach outsourcingowych i strategicznej rekrutacji. Nasze projekty obejmują całą Europę oraz Stany Zjednoczone, oferując unikalne doświadczenie w różnorodnych procesach biznesowych i rynkach. Wierzymy w rozwijanie talentów przez praktyczne doświadczenie oraz umiejętności mentorskie.

Zakres zadań:

• ścisła współpraca z Zarządem Spółki, wsparcie Zarządu w codziennych obowiązkach,

• przygotowywanie zestawień, analiz i raportów zgodnie z wytycznymi Zarządu,

• zarządzanie skrzynką mailową Zarządu - sortowanie, priorytetyzacja i archiwizacja korespondencji,

• samodzielne redagowanie i wysyłanie odpowiedzi na maile w imieniu Zarządem zgodnie z ustalonymi wytycznymi,

• monitorowanie i przypominanie o nadchodzących terminach, spotkaniach i deadlinach,

• bieżące prace związane z administracją i obsługą biura,

• prowadzenie teczek osobowych, ewidencja urlopów, inne sprawy kadrowe,

• współpraca z biurem księgowym, prawnikiem oraz innymi organizacjami wspierającymi działanie firmy,

• opracowywanie dokumentów (m. in. wniosków, projektów umów, pism urzędowych, etc.),

• sporządzanie dokumentacji przetargowej,

• rejestracja, archiwizacja i nadzór obiegu dokumentów,

• obsługa oraz koordynacja kalendarza spotkań.

Oczekiwania wobec kandydatów:

• wykształcenie wyższe,

• mile widziane - doświadczenie na podobnym stanowisku,

• doskonała umiejętność komunikacji pisemnej w języku polskim,

• wysoka organizacja pracy i umiejętność zarządzania czasem

• dbałość o szczegóły i terminowość

• praktyczna podstawowa wiedza z zakresu prawa pracy,

• podstawowa wiedza z zakresu rachunkowości,

• bardzo dobra znajomość obsługi programów pakietu Microsoft 365/Google Workspace,

• wielozadaniowość, samodzielność, komunikatywność,

• bardzo dobry j.angielski (C level),

• wysoka kultura osobista,

• dokładność,

• prawo jazdy kat. B,

• dyspozycyjność.

Mile widziane:

• doświadczenie w branży IT albo consultingu

• znajomość języka niemieckiego lub holderskiego

• proaktywność i wychodzenie z inicjatywą