Office Manager (k/m)

dmt Holding to administracyjne serce dmt Klastra Innowacji, czyli zespołu samodzielnych spółek, połączonych pasją do innowacji. Skupiamy się na współpracy i wzajemnym wsparciu, tworząc unikalne środowisko dla firm o różnym profilu działalności. Nasza dewiza "Innovations that work" towarzyszy nam w każdym projekcie. Stawiamy na innowacje, które mają realny wpływ na społeczność i poprawę jakości życia. Nasz cel to tworzenie idei, które są istotne, piękne i inspirujące.

Obecnie do naszego zespołu poszukujemy osoby na stanowisko Office Manager.

Twoją misją będzie zapewnienie sprawnego, uporządkowanego i przyjaznego funkcjonowania biura oraz kompleksowe wsparcie operacyjne całego holdingu spółek.

Jako pierwsza linia kontaktu i kluczowy punkt organizacyjny będziesz realnie wpływać na komfort pracy zespołów, płynność procesów administracyjnych oraz wizerunek firmy - zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz.

To rola dla osoby, która lubi mieć kontrolę nad detalami, a jednocześnie rozumie szerszy kontekst działania organizacji i czerpie satysfakcję z tego, że „wszystko działa jak trzeba”. Twoje stanowisko ma charakter samodzielny, odpowiedzialny i bardzo różnorodny - od pracy z dokumentami i administracją, przez organizację przestrzeni biurowej, aż po wsparcie eventów i życia firmowego.

Twoje codzienne zadania to:

1. Administracja i obieg dokumentów:

●      Kompleksowe zarządzanie korespondencją (przychodzącą/wychodzącą) oraz przesyłkami kurierskimi/pocztowymi dla wszystkich spółek holdingu.

●      Nadzór nad obiegiem dokumentów księgowych (skanowanie, archiwizacja, obsługa faktur w systemie Symfonia), współpraca z działem księgowości..

●      Koordynacja procesu podpisywania umów handlowych oraz ich systematyczna archiwizacja.

●      Zarządzanie skrzynką mailową sekretariatu oraz obsługa telefonicznej centrali firmy.

2. Zarządzanie budynkiem i infrastrukturą:

●      Utrzymywanie relacji z podwykonawcami: konserwatorem oraz serwisami technicznymi.

●      Prowadzenie książki obiektu budowlanego i pilnowanie harmonogramu obowiązkowych przeglądów.

●      Organizacja przestrzeni biurowej (przemeblowania, dekoracje okazjonalne, dbanie o estetykę wnętrz).

3. Wsparcie operacyjne:

●      Zarządzanie telefonami służbowymi (umowy, protokoły przekazania, sprzęt).

●      Okazjonalna organizacja podróży służbowych (rezerwacja lotów, hoteli, biletów kolejowych).

●      Reprezentowanie firmy w urzędach (pozyskiwanie zaświadczeń, załatwianie spraw bieżących).

●      Codzienne bieżące zadania operacyjne oraz wsparcie innych działów.

4. Eventy, zakupy:

●      Obsługa gości i spotkań biznesowych oraz organizacja przestrzeni dla szkoleń wewnętrznych (catering, przygotowanie sal).

●      Zarządzanie zakupami (biurowe, spożywcze, chemia) oraz zamówieniami specjalistycznymi.

●      Organizacja życia firmowego: święta okolicznościowe, akcje i zbiórki charytatywne. Wsparcie podczas koordynacji eventów integracyjnych.

●      Prowadzenie i rozliczanie kasetki gotówkowej oraz firmowych kart płatniczych.

Szukamy właśnie Ciebie jeśli:

●      Masz już pierwsze doświadczenia w pracy na sekretariacie lub w administracji biura.

●      Przede wszystkim: chcesz się uczyć i rozwijać. Dla nas Twoje nastawienie i chęć poznawania nowych procesów są ważniejsze niż długa lista dotychczasowych pracodawców.

●      Potrafisz współpracować zespołowo.

●      Jesteś osobą skrupulatną, która lubi porządek w dokumentach.

●      Lubisz kontakt z ludźmi, z łatwością budujesz relacje i potrafisz dogadać się z każdym.

●      Cechuje Cię wysoka kultura osobista i naturalna chęć pomagania innym.

●      Znasz język angielski na poziomie B2.

●      Znasz podstawy pracy z MS Office.

●      Jesteś osobą proaktywną, która nie tylko reaguje na problemy, ale im zapobiega (tzw. problem-solver).

●      Posiadasz umiejętność ustalania priorytetów w dynamicznym środowisku, gdzie zadania często się zmieniają.

Co przygotowaliśmy dla Ciebie:

●      Kontrakt B2B - stabilna i partnerska współpraca oparta na Twojej samodzielności.

●      26 dni płatnej przerwy w świadczeniu usług - odpoczynek jest dla nas ważny.

●      Kurs języka angielskiego - gdybyś chciał/a zadbać o swoje umiejętności językowe.

●      Kurs języka hiszpańskiego - możliwość dołączenia do grupy i nauki języka hiszpańskiego.

●      Dofinansowanie prywatnej opieki medycznej w PZU.

●      Dofinansowanie karty sportowej Medicover Sport.

●      Relacje, a nie tylko statusy - relacje między współpracownikami są dla nas kluczowe. Staramy się integrować na corocznych wyjazdach oraz pojedynczych kreatywnych wyjściach zespołowych.

●      Stały harmonogram - praca od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00.

●      Birthday vibes - celebrujemy urodziny z upominkami od firmy.

●      Onboarding i mentoring - poukładane wdrożenie „bez chaosu”, byś od pierwszych dni czuł/a się pewnie.

●      Przyjazna atmosfera - pracujemy w duchu szacunku, zaufania i wsparcia.

●      Ekosystem holdingu - dostęp do wiedzy i kontaktów z różnorodnych spółek wewnątrz naszej grupy.