Junior Office & HR Admin (pół etatu)

O Future Mind

Future Mind to doradcza firma IT należąca do międzynarodowej grupy Solita z siedzibą w Finlandii. Mimo, że pracujemy w dużej mierze zdalnie, nasze biuro w Warszawie pozostaje sercem operacyjnym firmy. W związku z dynamicznym rozwojem naszej działalności, poszukujemy wsparcia w codziennej obsłudze administracyjnej, HRowej i logistycznej na miejscu w warszawskim biurze przy stacji Metra Wilanowska. Szukamy osoby, która dołączy do nas na pół etatu, z realną możliwością przejścia na pełny etat w przyszłości (6-12 miesięcy).

Twój wpływ na organizację

Będziesz osobą odpowiedzialną za płynny przebieg procesów biurowych oraz profesjonalną obsługę logistyczną dla naszych pracowników i kandydatów. Twoja obecność w biurze pozwoli zespołowi Operacji i HR skupić się na strategicznych projektach rozwojowych, podczas gdy Ty zadbasz o standardy "Candidate i Employee Experience" i logistykę biura. 

Kluczowe zadania:

• Koordynacja spraw biurowych i logistyki: Obsługa kurierów, zamawianie artykułów biurowych/spożywczych i dbanie o porządek w salach konferencyjnych, obsługa spotkań.

• Obsługa benefitów: Zbieranie informacji i wprowadzanie zmian w systemach Medicover, Multisport, PZU oraz dbanie o aktualność danych w arkuszach.

• Koordynacja delegacji: Rezerwacja hoteli i biletów zgodnie z polityką firmy; weryfikacja poprawności faktur i ich archiwizacja.

• Obsługa dokumentacji i wsparcie przy Onboardingu/Offboardingu: Przygotowywanie dokumentów (Dropbox Sign), archiwizacja, dbanie o karty dostępu do biura w Warszawie oraz przygotowanie i nadawanie sprzętu (laptopy) i Welcome Packów.

• Ewidencja i inwentaryzacja: Stanów magazynowych - Merch, oraz zapasów biurowych tak aby nic nie skończyło się „nagle”.

• Wsparcie w organizacji wydarzeń firmowych: Pomoc przy organizacji Integracji, Szkoleń i Konferencji.

Czego oczekujemy?

• Wielozadaniowości: Umiejętności sprawnego przełączania się między zadaniami (od logistyki po faktury) bez utraty jakości, skutecznej priorytetyzacji zadań.

• Wyjątkowej dokładności: Precyzji w danych – błąd w nazwisku na bilecie lub w systemie ubezpieczeń to dla nas realny problem.

• Dobrej organizacji: Samodzielnego pilnowania terminów i sprawnego planowania własnej pracy w ramach 4h pracy dziennie.

• Proaktywności: Otwartego podejścia, zauważania potrzeb, zanim staną się problemami.

• Szybkiego przyswajania wiedzy: Chęci do nauki procesów i narzędzi (Jira, Excel, Calamari).

Co oferujemy?

• Stabilne zatrudnienie: Start na pół etatu z realną perspektywą przejścia na pełny etat wraz z Twoim rozwojem.

• Możliwość rozwoju i zdobywania doświadczenia: w kierunku obsługi HR, administracji, operacji.

• Wdrożenie: Pełne wsparcie merytoryczne w nauce systemów (Jira, Dropbox Sign).

• Przyjazną kulturę: Jasną komunikację i brak zbędnej hierarchii.

• Benefity: Prywatną opiekę medyczną i dofinansowanie karty sportowej.