Junior Office & Process Administrator

Dołącz do zespołu ITFS!

Szukamy osoby, która będzie operacyjnym wsparciem naszego biura i pomoże nam w sprawnym prowadzeniu codziennych działań. Na stanowisku Junior Office & Process Administrator połączysz zadania administracyjne z pracą przy narzędziach biznesowych, wspierając organizację pracy zespołów i dbając o ich komfort.
Jeśli lubisz różnorodne zadania i chcesz mieć realny wpływ na to, jak działa firma - to może być rola dla Ciebie.

Zakres obowiązków:

• Prowadzenie dokumentacji biurowej: ewidencja faktur, przygotowywanie i archiwizacja dokumentów.

• Dbanie o codzienne funkcjonowanie biura: organizacja przestrzeni pracy oraz wsparcie pracowników w bieżących sprawach.

• Zarządzanie zaopatrzeniem: zamawianie materiałów biurowych i kontrola stanów magazynowych.

• Koordynacja sprzętu biurowego: inwentaryzacja, monitorowanie stanu, zgłaszanie usterek i współpraca z dostawcami usług technicznych.

• Organizacja wyjazdów służbowych i inicjatyw firmowych: planowanie podróży służbowych (rezerwacje, bilety, hotele) oraz koordynacja wydarzeń wewnętrznych (np. integracje, szkolenia).

• Wsparcie procesów onboardingowych i offboardingowych: przygotowywanie stanowisk pracy dla nowych pracowników, wsparcie w rozpoczęciu i zakończeniu współpracy, przekazywanie sprzętu i dokumentacji.

• Pomoc operacyjna działów wewnętrznych: aktywne wsparcie zespołów w zakresie bieżących potrzeb projektowych i administracyjnych.

• Wsparcie w administracji procesów biznesowych: dbanie o sprawne funkcjonowanie systemów i narzędzi cyfrowych.

Poszukiwane kompetencje:

• Umiejętność organizacji pracy własnej: potrafisz planować swój dzień i efektywnie działać przy wielu zadaniach jednocześnie.

• Priorytetyzacja zadań: rozróżniasz zadania "pilne" od "ważnych" i dobrze odnajdujesz się w zmiennym środowisku pracy.

• Proaktywność i elastyczność: szybko reagujesz na zmiany i chętnie podejmujesz się nowych zadań.

• Samodzielność wyszukiwania informacji: potrafisz znaleźć rozwiązania i sprawnie pracować z dużą ilością informacji.

• Zorientowanie na szczegóły i dokładność: zwracasz uwagę na detale, szczególnie w pracy z dokumentami i danymi.

• Kompetencje interpersonalne: łatwo nawiązujesz relacje i sprawnie komunikujesz się z zespołem oraz dostawcami.

• Dobra znajomość pakietu MS Office/Google Workspace oraz swoboda technologiczna: swobodnie pracujesz w dokumentach i arkuszach oraz szybko uczysz się nowych narzędzi.

• Komunikatywna znajomość języka angielskiego: posługujesz się językiem angielskim przynajmniej na poziomie B1.

Mile widziane:

• Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku administracyjnym.

• Status studenta.

Oferujemy:

• Praca hybrydowa 3/2: nasze biuro znajduje się w dobrze skomunikowanym centrum miasta.

• Narzędzia pracy: każdemu pracownikowi zapewniamy laptop i telefon służbowy.

• Dostęp do benefitów: m.in. Karta MultiSport, prywatna opieka medyczna (Enel-Med), budżet szkoleniowy na rozwój kompetencji, integracje zespołowe.

• Atmosfera ITFS: mówimy sobie po imieniu, wspieramy się nawzajem i świętujemy sukcesy podczas firmowych wydarzeń.