Office Administrator (M/K)

Manpower (Agencja zatrudnienia nr 412) to globalna firma o ponad 70-letnim doświadczeniu, działająca w 82 krajach. Na polskim rynku jesteśmy od 2001 roku i obecnie posiadamy prawie 35 oddziałów w całym kraju. Naszym celem jest otwieranie przed kandydatami nowych możliwości, pomoc w znalezieniu pracy odpowiadającej ich kwalifikacjom i doświadczeniu. Skontaktuj się z nami - to nic nie kosztuje, możesz za to zyskać profesjonalne doradztwo i wymarzoną pracę!

Dla naszego klienta – międzynarodowej organizacji działającej w branży defence – poszukujemy osoby na stanowisko: Office Administrator, która będzie odpowiedzialna za codzienne funkcjonowanie biura w Warszawie oraz wsparcie procesów administracyjnych na część etatu – 3 dni w tygodniu.

Stanowisko ma charakter external‑facing i wymaga profesjonalnego podejścia, wysokiej kultury komunikacji oraz bardzo dobrej organizacji pracy.

Zakres odpowiedzialności:

• Obsługa recepcji oraz pełnienie roli pierwszego punktu kontaktu dla gości i partnerów zewnętrznych (osobiście i telefonicznie)

• Dbanie o profesjonalny wizerunek biura, w szczególności strefy recepcyjnej

• Bieżąca współpraca z administracją budynku (sprawy operacyjne, serwis, bezpieczeństwo, ćwiczenia ppoż.)

• Przyjmowanie, rejestrowanie i obsługa korespondencji oraz przesyłek firmowych (w tym dokumentacji niesklasyfikowanej)

• Wsparcie procesów Registry oraz prawidłowego obiegu dokumentów w organizacji

• Rezerwacja sal konferencyjnych oraz wsparcie organizacyjne spotkań

• Koordynacja spotkań poza biurem (rezerwacje, zaproszenia)

• Koordynacja kalendarza zarządu oraz zapewnienie wsparcia administracyjnego członkom senior leadership/ Board

• Zapewnienie wsparcia asystenckiego dla wybranych członków zespołu

• Organizacja wydarzeń wewnętrznych i inicjatyw zespołowych

• Wykonywanie dodatkowych zadań administracyjnych wynikających z bieżących potrzeb

Wymagania:

• Wykształcenie wyższe

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (międzynarodowe środowisko)

• Doświadczenie w pracy administracyjnej lub biurowej

• Bardzo dobra organizacja pracy, dokładność i dbałość o szczegóły

• Profesjonalne podejście oraz umiejętność pracy w roli reprezentacyjnej (external‑facing)

• Gotowość do pracy stacjonarnej w biurze w Warszawie

• Mile widziane: doświadczenie w pracy z dokumentacją w środowisku regulowanym lub znajomość zasad funkcjonowania Registry

Oferta:

• Praca w niepełnym wymiarze czasu – 3 dni w tygodniu

• Umowa podpisywana bezpośrednio z naszym klientem na czas określony – 12 miesięcy

• Stabilne, uporządkowane środowisko pracy w międzynarodowej organizacji

• Jasno określony zakres obowiązków i wysoki standard procesów

• Wynagrodzenie adekwatne do wymiaru etatu i zakresu odpowiedzialności

• Pełne wsparcie agencji rekrutacyjnej na każdym etapie procesu 

Oferta dotyczy pracy stałej.