Office & Administration Specialist

Cześć! Jesteśmy LiveKid i specjalizujemy się w tworzeniu oprogramowania dla przedszkoli i żłobków. 📱🧒 Z naszej aplikacji korzysta ponad 4000 żłobków i przedszkoli w Polsce, Hiszpanii i Meksyku. Co trzeci rodzic w Polsce, którego dziecko uczęszcza do prywatnego żłobka i przedszkola to nasz użytkownik, a płatności za czesne, które przepływają przez apkę to ponad miliard złotych rocznie.

Brzmi ciekawie? Jeżeli tak to super, bo tak się składa, że aktualnie poszukujemy Office & Administration Specialist do zaopiekowania całej tej części naszej firmy, której nie widzą nasi użytkownicy, a jest przecież kluczowa do tego żebyśmy mogli dostarczać naszą aplikację, a nasza Załoga była zaopiekowana zarówno pod względem dokumentów i terminowych wynagrodzeń, jak i dobrze wyposażonego biura. 

➡️ Dlaczego Cię potrzebujemy? 

Jako Office & Administration Specialist będziesz odpowiedzialny/a za:

• Kontakt i obsługę wszystkich dostawców: biuro księgowe, banki, leasingodawcy, firma sprzątająca biuro itp.

• Obsługę spraw kadrowo-księgowych Załogi LiveKid (np. pytania o wynagrodzenia, umowy, status studenta).

• Cały proces obiegu i księgowania faktur kosztowych.

• Cały proces obiegu i archiwizowania dokumentów (umowy, kontrakty, NDA, oświadczenia itp).

• Obsługę bieżącej korespondencji (mail, poczta tradycyjna).

• Zakup i inwentaryzację sprzętu (laptopy, monitory, słuchawki itp.).

• Opłacanie faktur i zlecanie przelewów.

• Prowadzenie dokumentacji i procesów w obszarze ochrony danych osobowych (RODO).

• Opieka i obsługa biura, tak żeby wszystko sprawnie działało i niczego nie zabrakło. ❤️

• Organizację eventów firmowych (integracje, wyjazdy, spotkania świąteczne itp.).

• Generalnie wszystko to co sprawia, że nasz team może się skupić na tworzeniu najlepszej aplikacji dla żłobków i przedszkoli a cała organizacja działa sprawnie, płacimy ludziom, dostawcom i urzędom na czas itp. 🫶

  
  

*Te wszystkie operacje prowadzimy w czterech spółkach w Polsce, Hiszpanii, Meksyku (nie musisz wiedzieć nic o Hiszpanii/Meksyku - wszystkiego Cię nauczymy). 

➡️ Z kim będziesz współpracować na co dzień:

• W sprawach finansowych: Mariola Kordewicz (Financial Controller)

• W sprawach HR’owych: Marta Bęben (People & Culture Partnerka)

• W innych sprawach: Jakub Pawelski (CEO) i Katarzyna Tarnawska (PA)

  
  

➡️ Nasze wymagania

Must have:

• Kilkuletnie doświadczenie w zarządzaniu biurem, dokumentami, księgowością, kadrami w spółce o podobnej wielkości (50-200 osób).

• Podstawowa praktyczna wiedza nt. księgowości, RODO, podatków w Polsce.

• Komunikatywny i płynny język angielski (bo będziesz współpracować z zespołem i księgowymi w Hiszpanii i Meksyku).

• Płynność w nowoczesnych narzędziach typu slack, notion, google workspace itp.

• Terminowość, systematyczność i skłonność do utrzymywania porządku w podległych obszarach.

• Chęć rozwoju i uczenia się nowych rzeczy (faktyczna chęć, nie tylko na poziomie deklaracji).

• Otwartość na nowe podejścia (np. że można zrobić lepiej/szybciej).

Nice to have:

• Język hiszpański (czasem będzie się pewnie trzeba dogadać z lokalnymi księgowymi ☺️).

• Doświadczenie w pracy z zespołami w innych kulturach, strefach czasowych itp.

• Umiejętności automatyzacji procesów (narzędzia typu zapier, n8n, make).

• Znajomość SaldeoSmart.

  
  

➡️ Tryb współpracy:

• 4 dni w biurze (Krakusa 11, Kraków) i 1 dzień zdalnie.

• Dwa dni w pełni elastyczne pod kątem godzin.

• Trzy dni w tygodniu dostępność w godzinach 16:00 - 18:00 (tak żeby team w Meksyku mógł się z Tobą zdzwonić w ich godzinach 8:00-10:00 jeżeli jest taka potrzeba).

  
  

➡️ Nasze wartości

Wartości, którymi się kierujemy to: Ownership, Growth mindset, Get it done, Transparency oraz Teamwork and Communication. 💪 No i super (pewnie sobie myślisz), ale co to właściwie znaczy?

💪 Ownership oznacza, że każdy potrafi wziąć odpowiedzialność za swoje działania i decyzje. Traktujemy się zwajemnie jak dorośli.

🤯 Growth mindset to przekonanie, że zawsze jest coś nowego do nauczenia się i rozwijania swoich umiejętności. 

🤝 Get it done po prostu dowozimy to na co się umawiamy. 

😇 Transparency to kluczowa wartość, która pozwala nam na budowanie zaufania i otwartości w relacjach z klientami oraz w naszym zespole.

👊Teamwork and Communication wszyscy gramy do jednej bramki więc komunikujemy sie wprost, szczerze i bez owijania w bawełnę.

➡️ Co możemy Ci zaoferować?

➡️ Wynagrodzenie podstawowe B2B 8.000 PLN netto - 12.000 PLN netto (+ VAT) lub odpowiednik na umowie zlecenie.

➡️ Pracę na dowolnym wybranym przez Ciebie sprzęcie (macbook, windows, 3 monitory - co potrzebujesz).

➡️ Jeżeli czujesz, że musisz trochę zmienić klimat to niezależnie od typu umowy mamy dla Ciebie 21 lub 26 płatnych dni wolnych w ciągu roku (w zależności od Twojego doświadczenia). 🌴

➡️ Pracę w jednym z najszybciej rozwijających się startupów w Polsce (prześledź kariery osób, które dołączały do nas kilka lat temu żeby zrozumieć czemu to może być realny benefit vs firma w stagnacji).

➡️ Dofinansowanie prywatnej opieki medycznej (Warta), karty sportowej (FitProfit) oraz nauki angielskiego.

➡️ Miejsca parkingowe tuż pod biurem. 🚗

➡️ Liczne imprezy integracyjne: w biurze, na mieście, wyjazdowe… No będzie się działo! 🎉

➡️ Pracę w biurze w centrum Starego Podgórza z genialną atmosferą i dużą ilością kawy. I cukierków! 🍬