Specjalista/ka ds. Obsługi Recepcji

Opis stanowiska:

Rodzaj umowy: umowa o pracę

Wymiar etatu: 1/1

Liczba wolnych stanowisk: 1

Miejsca wykonywania pracy: ul. Leopolda 31, 40-189 Katowice

Data ogłoszenia: 26.02.2026 r.

Termin zgłaszania aplikacji: 28.03.2026 r., godzina 16.00

Codzienne zadania:

Osoba zatrudniona na ww. stanowisku będzie odpowiedzialna za:

Obsługę recepcji i gości:

• bieżące prowadzenie recepcji oraz rejestru wejść i wyjść gości,

• wydawanie identyfikatorów i opiekę nad gośćmi zgodnie z obowiązującymi procedurami,

• nadzór nad ruchem osobowym, kołowym i materiałowym,

• zapewnienie sprawnego funkcjonowania recepcji oraz przestrzeganie zasad bezpieczeństwa,

• obsługę telefoniczną recepcji.

Wsparcie administracyjne i organizacyjne:

• wykonywanie podstawowych prac biurowych,

• koordynację bieżących spraw administracyjno-organizacyjnych,

• przyjmowanie zgłoszeń dotyczących usterek, kontakt z administratorem budynku oraz współpracę z serwisem technicznym,

• współpracę z pracownikami ochrony,

• nadzór nad systemami zabezpieczeń technicznych.

Zarządzanie korespondencją i dokumentacją:

• obsługę korespondencji przychodzącej, wychodzącej oraz wewnętrznej,

• prowadzenie ewidencji korespondencji i dbanie o prawidłowy obieg dokumentów, w tym dokumentów księgowych,

• zarządzanie przesyłkami przychodzącymi i wychodzącymi oraz współpracę z firmami kurierskimi i pocztowymi,

• wsparcie pracy Kancelarii.

Dbanie o wizerunek instytutu:

• utrzymywanie porządku i estetyki stanowiska recepcji, sal spotkań oraz przestrzeni wspólnych.

Wymagania:

• wykształcenie minimum średnie,

• 2-letnie doświadczenie zawodowe,

• wysoka kultura osobista i komunikatywność,

• swobodna obsługa komputera (w tym MS Office i obsługa poczty elektronicznej),

• dobra organizacja pracy własnej,

• dokładność i dbałość o szczegóły,

• skrupulatność, odpowiedzialność za powierzone zadania oraz dyspozycyjność,

• znajomość języka angielskiego w stopniu podstawowym.

Mile widziane:

·         znajomość systemów bezpieczeństwa, w tym monitoringu.

Oferujemy:

·       umowę o pracę,

·       pracę w instytucie badawczym o ugruntowanej pozycji na rynku,

·       pracę w trybie stacjonarnym,

·       udział w szkoleniach – m.in. darmowe kursy językowe (angielski, hiszpański, niemiecki, włoski) dla wszystkich pracowników,

·       bogaty pakiet socjalny – dofinansowanie do wypoczynku pracowników, świadczenia świąteczne, dofinansowanie do „zielonej szkoły”,

·       stabilność zatrudnienia – średni staż pracy naszych pracowników to ponad 9 lat,

·       prywatną opiekę medyczną PZU,

·       karnety sportowe,

·       Pracowniczy Program Emerytalny,

·       grupowe ubezpieczenie na życie.

Złożenie oferty potwierdza zapoznanie się kandydata do pracy z zamieszczoną w treści ogłoszenia rekrutacyjnego informacją o przetwarzaniu jego danych osobowych, a także stanowi wyraźne działanie potwierdzające wyrażenie przez niego zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w jego ofercie pracy (CV).

Jednocześnie uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi osobami.