Specjalista ds. Administracji (m/k/x*)

Twój zakres obowiązków

• Obsługa sekretariatu spółki w szczególności w zakresie obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej, a także odbierania połączeń telefonicznych i odpowiadania na korespondencję e-mailową od klientów i partnerów biznesowych.

• Koordynowanie obiegu dokumentów oraz zapewnienie sprawnego przepływu informacji w firmie.

• Obsługa gości i delegacji, w tym organizacja harmonogramu spotkań oraz zapewnienie odpowiedniej oprawy wizyt.

• Wsparcie w organizacji wydarzeń firmowych, w tym koordynacja logistyczna oraz przygotowanie niezbędnych materiałów.

• Weryfikacja ofert usług hotelowych i linii lotniczych – umiejętność bookowania noclegów w hotelach zagranicznych, rezerwacji lotów

• Weryfikacja umów i opisywanie dokumentów kosztowych

• Przygotowywanie raportów, zestawień oraz innych dokumentów na potrzeby przełożonych.

• Realizacja zakupów i zamówień na potrzeby spółki, w szczególności art. biurowych, gospodarczych i spożywczych.

• Pomoc koordynatorowi w administrowaniu flotą samochodową spółki: obsługa dokumentacji (umowy ubezpieczeniowe, leasingowe), kontrola przeglądów serwisowych i technicznych oraz monitorowanie terminów związanych z eksploatacją pojazdów.

Nasze wymagania

• znajomość języka angielskiego na poziomie B2

• wykształcenie min. średnie (mile widziane wyższe, preferowane kierunki: administracja, zarządzanie)

• otwartość na usprawnianie procesów oraz wykorzystywanie Ai w codziennej pracy

• 1-roczne doświadczenie na stanowiskach związanych z administracją, obsługą klienta lub podobnych

• aktywne prawo jazdy kat. B

• dobra znajomość pakietu MS Office, sprzętu biurowego oraz narzędzi i systemów wspierających obsługę administracyjną

• bardzo dobre umiejętności z zakresu obsługi klienta (w tym telefonicznej)

• wysoka kultura osobista, poprawność językowa

• dobre zdolności komunikacyjne, umiejętność nawiązywania relacji

To oferujemy

• stabilne zatrudnienie – umowa o pracę.

• przejrzyste zasady wynagradzania – stała podstawa + premie.

• prywatną opiekę medyczną Medicover – zdrowie masz u nas pod ręką.

• kartę Medicover Sport – żeby zadbać o siebie po pracy.

• wpływ na to, co tworzymy – Twoje pomysły naprawdę mają znaczenie.

• nowoczesne środowisko pracy – technologia, procesy i zgrany zespół.

• wszystkie potrzebne narzędzia – laptop, telefon i realne wsparcie.