Przyjmowanie wniosków reklamacyjnych i skarg (dekretacja zadań).
Informowanie o procedurze i terminach rozpatrzenia reklamacji.
Przekazywanie zgłoszeń reklamacyjnych do rozpatrzenia zgodnie z kompetencjami.
Gromadzenie materiału dowodowego w sprawie.
Opracowywanie wniosków i działań korygujących na podstawie zidentyfikowanych na podstawie skarg i reklamacji nieprawidłowości lub potrzeb szkoleniowych.
Terminowe wysłanie odpowiedzi do klienta w wersji papierowej oraz email.
Ustalanie wysokości kwoty zwrotu należności lub uznanego roszczenia.
Prowadzenie rejestru skarg i reklamacji, wniosków (zgłoszeń reklamacyjnych).
Współpraca z kolejami zagranicznymi: udzielanie odpowiedzi na zapytania kolei zagranicznych, ustalanie stanowiska kolei zagranicznej w danej sprawie, wysyłanie próśb o przeprowadzenie dochodzenia w danej sprawie.
Współpraca z organami kontroli i instruktorskimi w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości - zagadnienia dla pouczeń okresowych.
Samodzielne przygotowywanie odpowiedzi do klienta wraz z kwotą zwrotu należności (rekompensaty/zwrotu za niewykorzystany bilet) zgodnie z posiadanym pełnomocnictwem.
Wsparcie merytoryczne współpracowników w codziennej pracy, udział w projektach, udział w testach; opracowywanie standardów, instrukcji mających na celu podnieść jakość usług.
Proponowanie merytorycznym komórkom zmian dotyczących podnoszenia jakości świadczonych usług na podstawie skarg i reklamacji i wniosków otrzymanych od podróżnych.
Przedstawianie przełożonemu oczekiwań klienta i możliwych propozycji rozwiązania problemu - projekt odpowiedzi do klienta, w tym na odwołanie.