Event Operations Coordinator

🏢 Miejsce pracy: Kraków, Zakopiańska 9

🕰️ Wymiar czasu pracy: pełen etat

💻 Tryb pracy: hybrydowy

🤝 Poziom stanowiska: Junior/Specialist (porozmawiamy o tym na spotkaniu 😉)

💼 Rodzaj zatrudnienia: Umowa zlecenie / Umowa o pracę / B2B

____________

O roli

Szukamy osoby, która przejmie odpowiedzialność za operacyjne przygotowanie eventu oraz egzekucję świadczeń partnerskich.

Twoim zadaniem jest dopilnować, żeby:

- event był logistycznie ogarnięty,

- partnerzy dostali dokładnie to, co zostało ustalone - na czas i bez przypominania się.

To rola dla osoby, która pilnuje szczegółów i dowozi tematy do końca.

Jeśli masz doświadczenie w organizacjach studenckich - daj znać 😉

Zakres odpowiedzialności

Operacje eventowe:

- Kontakt z dostawcami (hotele, catering, technika, druk, zamówienia)

- Tworzenie i pilnowanie checklist (przed / w trakcie / po evencie)

- Koordynacja logistyki eventu (sale, oznaczenia, przepływ uczestników)

- Organizacja i koordynacja pracy wolontariuszy

- Nadzór nad montażem i demontażem

- Identyfikowanie ryzyk i reagowanie na bieżące problemy

Obsługa partnerów (egzekucja świadczeń):

- Monitorowanie realizacji świadczeń partnerskich (zgodnie z umowami)

- Bieżący kontakt mailowy z partnerami (statusy, przypomnienia, ustalenia)

- Pilnowanie terminów dostarczenia materiałów od partnerów

- Koordynacja wdrożenia świadczeń (np. ekspozycja, materiały, obecność na evencie)

- Dbanie o to, żeby partner nie musiał się upominać

Czego oczekujemy

- Umiejętności dowożenia zadań do końca (terminowość > perfekcja)

- Bardzo dobrej organizacji pracy i pilnowania szczegółów

- Samodzielności i decyzyjności

- Umiejętności pracy pod presją czasu

- Komunikatywności i asertywności (kontakt z dostawcami i partnerami)

- Doświadczenia w organizacji eventów lub pracy projektowej (min. 1–2 lata)

Mile widziane

- Doświadczenie przy eventach lub współpracy z partnerami

- Umiejętność pracy na checklistach i harmonogramach

- Doświadczenie w pracy z wieloma interesariuszami

- Znajomość programów: Asana, Google workspace

Jak pracujemy

Harmonogram i kierunek eventu ustala owner - Ty odpowiadasz za egzekucję. Masz pełną odpowiedzialność za operacje i realizację świadczeń partnerskich.Pracujemy zadaniowo - dla nas liczy się efekt. Komunikacja jest szczera, konkretna i szybka.

W terminie około wydarzenia zwykle przechodzimy całkowicie w tryb stacjonarny. Na same wydarzenia jedziemy dzień wcześniej na montaż i wracamy po demontażu (2-3 dni wyjazdowe).

Hybrydowy system pracy: 2-3 dni w tygodniu widzimy się w biurze 😀 Choć na początku możemy widywać się częściej!

Co oferujemy

- Realny wpływ na przebieg eventu

- Dużą samodzielność w obszarze operacyjnym

- Pracę przy dynamicznych projektach

- Zespół, który dowozi i bierze odpowiedzialność

Dodatkowe możliwości:

• sprzęt do pracy (komputer + telefon)

• Multisport

• elastyczne godziny

• brak dresscode'u (chyba, że na evencie)
  

Jak aplikować

Wyślij CV + jeśli posiadasz, załącz portfolio (chcemy zobaczyć jak działałaś/eś)

____________

Szukamy osoby, która pilnuje szczegółów i dowozi - bez przypominania.