Office Manager / Executive Asistant

RST Software to partner w technologicznej transformacji. Nasz zespół wspiera organizacje na całym świecie w tworzeniu, rozwoju i modernizacji produktów cyfrowych: od aplikacji webowych i mobilnych, przez platformy SaaS, po złożone systemy procesowe i rozwiązania IT. Dla naszych klientów jesteśmy partnerami, biorącymi odpowiedzialność nie tylko za realizację, ale również za architekturę, skalowalność i długofalowy rozwój produktów.

Zespół rośnie, dlatego szukamy osoby, która zadba o sprawne funkcjonowanie biura i będzie realnym wsparciem Zarządu w codziennej pracy

O roli

Szukamy Executive Assistant / Office Manager, czyli osoby, która stanie się zaufanym partnerem Zarządu i przejmie odpowiedzialność za organizację pracy biura oraz kluczowe procesy administracyjno-operacyjne. To rola łącząca współpracę z zespołami Core, IT, HR, finansami i partnerami zewnętrznymi.

To stanowisko dla osoby, która:

• sprawnie zarządza wieloma tematami równolegle,

• potrafi dbać o terminy, ustalenia i domykanie bieżących spraw,

• działa samodzielnie i bierze odpowiedzialność za powierzone obszary.

  
  

Jakie wyzwania na Ciebie czekają?

1. Wsparcie Zarządu i zarządzanie zadaniami

• bieżąca współpraca z Zarządem oraz wsparcie w realizacji codziennych zadań operacyjnych,

• monitorowanie statusów ustaleń i zadań oraz dbanie o ich terminową realizację,

• udział w wybranych inicjatywach i projektach,

• zapewnienie płynnego przepływu informacji i dostępności kluczowych danych.

  
  

2. Dokumenty, materiały i informacje

• przygotowywanie prezentacji, zestawień, podsumowań i prostych raportów,

• praca z dokumentami i informacjami poufnymi,

• współpraca przy obsłudze umów (obieg dokumentów, kontakt z prawnikiem, kontrola wersji i terminów),

3. Office management i wsparcie operacyjne

• organizacja codziennego funkcjonowania biura (sprzęt, dostawcy, usługi),

• kontakt z firmami zewnętrznymi oraz administracją biura,

• dbanie o formalności administracyjne oraz porządek w dokumentacji,

• współpraca z księgowością w zakresie dokumentów i rozliczeń,

• porządkowanie i usprawnianie bieżących procesów biurowych.

  
  

4. Zespół, onboarding i wydarzenia

• wsparcie procesów onboardingowych nowych pracowników (sprzęt, dokumenty, organizacja pierwszych dni),

• bieżące wsparcie zespołu w sprawach organizacyjnych,

• organizacja spotkań zespołowych, integracji i wydarzeń wewnętrznych,

• koordynacja wyjazdów służbowych i delegacji (logistyka, rezerwacje).

Czego oczekujemy

• minimum 3 lat doświadczenia na podobnym stanowisku: Office Manager / Executive Assistant / Asystentka Zarządu,

• bardzo dobrej organizacji pracy i umiejętności priorytetyzacji,

• samodzielności, odpowiedzialności i asertywności w działaniu,

• umiejętności pracy środowisku wymagającym dobrej organizacji i samodzielności,

• znajomości języka angielskiego (min. B1/B2),

• swobody w pracy z narzędziami biurowymi i online.

  
  

Mile widziane

• doświadczenie w środowisku IT lub technologicznym,

• praca w zespołach projektowych lub zwinnym środowisku (Agile),

• naturalna inicjatywa i podejście „widzę → działam”,

• otwartość na usprawnianie procesów i korzystanie z nowych narzędzi.

Co oferujemy

• Współpracę w modelu UoP lub B2B wraz z pakietem benefitów

• wynagrodzenie 7 000 - 9 000 netto + Vat B2B lub ekwiwalent na UoP

• bliską pracę z Zarządem i realny wpływ na to, jak działa firma,

• samodzielność i zaufanie - współpracę bez mikrozarządzania,

• praca w naszym biurze przy Racławickiej 2-4 we Wrocławiu

Brzmi ciekawie? Aplikuj!