Koordynator Biura

Dla dynamicznie rozwijająca się firmy, która specjalizuje się w kompleksowej obsłudze klientów polskich chcących nawiązać kontakty biznesowe z rynkiem chińskim oraz innymi rynkami światowymi poszukujemy obecnie "ninję" w ogarnianiu tematów czyli Koordynatora Biura.

Codziennie łączymy dwa światy – pomagając naszym klientom znaleźć sprawdzonych producentów, maszyny oraz produkty, weryfikujemy ich rzetelność oraz wspieramy podczas negocjacji handlowych. Bierzemy na siebie również kwestie celne i certyfikacyjne, aby proces współpracy był maksymalnie komfortowy po polskiej stronie.

Jeśli kręci Cię różnorodność zadań, codzienna współpraca z dynamiczną Panią Prezes, zarządzanie funkcjonowaniem biura, kontakt z macierzystą spółką w Chinach oraz nie straszne są Ci zadania ad hoc, które zmieniają się każdego dnia, to jesteś idealnym kandydatem/ką!

Twoim codziennym polem działania staną się: koordynacja poczty i kalendarza Pani Prezes, obsługa korespondencji i organizacja spotkań z klientami oraz dbałość o sprawne funkcjonowanie biura. U nas nie ma czasu na nudę – tutaj każdy dzień zaskakuje i daje możliwość zdobywania doświadczenia na różnych polach!

Zakres obowiązków:

• Przygotowywanie raportów, analiz i zestawień w języku polskim oraz angielskim

• Obsługa korespondencji mailowej i rozmów telefonicznych z zagranicznymi oddziałami

• Koordynacja przesyłek oraz współpraca z firmą kurierską

• Współpraca z zewnętrzną firmą księgowo-kadrową

• Ścisłe wsparcie Pani Prezes w bieżących sprawach (koordynacja jej kaledarza oraz skrzynki mailowej)

• Prowadzenie i aktualizacja firmowych social mediów (informacyjnie – nie reklamowo, jeden post tygodniowo)

• Zarządzanie obiegiem dokumentów i kalendarzem firmowym

• Organizacja oraz zaopatrzenie stanowisk pracy

• Bieżący kontakt i koordynacja współpracy z serwisem sprzątającym

• Doraźne wsparcie działu handlowego

• Przygotowanie sal konferencyjnych do spotkań z klientami

• Realizacja wielu zadań ad hoc, które sprawiają, że nie ma tu miejsca na monotonię

Czego od Ciebie oczekujemy?

• Wykształcenia wyższego

• Biegłej znajomości języka angielskiego (min. poziom C1)

• Bardzo dobrej znajomości pakietu MS Office, w szczególności Excela oraz Google Suite

• Umiejętności samodzielnej organizacji pracy i zarządzania czasem - umiejętność pracy pod presją czasu oraz priorytetyzajca zadań to must have!

• Komunikatywności, terminowości i zaangażowania

• Skrupulatności i dbałości o detale - to naprawdę ma dla nas znaczenie!

Co na Ciebie czeka?

• Stabilna umowa o pracę – zależy nam na dobrej, długofalowej współpracy

• Wynagrodzenie odpowiadające Twoim kompetencjom

• Praca hybrydowa: 3 dni w biurze, 2 dni zdalnie (poniedziałek i piątek)

• Nowoczesny sprzęt: Apple do dyspozycji (laptop, telefon, akcesoria)

• Pełne dofinansowanie szkoleń zawodowych

• Pakiet medyczny, zdrowotny i karta sportowa

• Międzynarodowe środowisko, w którym nie da się nudzić

• Przyjazna, niekorporacyjna atmosfera – stawiamy na zaufanie i szacunek - TRUST AND BE TRUSTED to nasza dewiza

• Integracje firmowe, wyjazdy i wydarzenia zespołowe, które wzmacniają relacje i pozwalają się dobrze bawić po pracy!

Jak będzie wyglądał proces rekrutacyjny:

1. Selekcja CV

2. Video-rozmowa – prześlemy Ci 5 nietrudnych pytań a Ty będziesz mieć 48 godzin, by odpowiedzieć (nagrać swoje odpowiedzi) w dowolnym czasie – chodzi nam o to, by lepiej Cię poznać a Ty, żebyś miał elastyczność w udzieleniu nas swoich odpowiedzi 😉

3. Spotkanie na rozmowę w naszym biurze z Panią Prezes Anią (bezpośrednią przełożoną) – naprawdę zależy nam na bliższy poznaniu Ciebie – tu porozmawiamy o Twoim doświadczeniu i omówimy wzajemne oczekiwania wobec tej roli.

4. Brzmi jak miejsce dla Ciebie? Aplikuj – z niecierpliwością czekamy na Twoje CV i parę zdań o Twojej motywacji! Od tej przygody dzieli Cię tylko jedno kliknięcie.