Koordynator / Koordynatorka Biura

Widoczni to zespół ekspertów digital marketingu, którzy lubią działać skutecznie, konkretnie i z energią. Na co dzień dużo się u nas dzieje, dlatego ogromne znaczenie ma dla nas to, jak funkcjonuje nasze biuro — czy jest dobrze zorganizowane, estetyczne, zadbane i gotowe na codzienną pracę zespołu, spotkania z klientami oraz bieżące wyzwania operacyjne.

Szukamy osoby, która nie tylko „pracuje w biurze”, ale realnie o nie dba i bierze za nie odpowiedzialność.

Jeśli należysz do osób, które:

• od razu zauważają, że czegoś brakuje, coś wymaga poprawy albo można coś lepiej zorganizować,

• nie akceptują chaosu, niedopilnowanych tematów i „jakoś to będzie”,

• lubią mieć wpływ na otoczenie i czerpią satysfakcję z tego, że wszystko działa sprawnie,

…to bardzo możliwe, że właśnie czytasz ogłoszenie dla siebie. :)

Zakres obowiązków

To rola dla osoby, która będzie dbać o to, żeby nasze biuro po prostu działało dobrze każdego dnia — organizacyjnie, logistycznie, administracyjnie i wizualnie. Szukamy kogoś, kto potrafi połączyć samodzielność, zaradność, dobrą organizację i gotowość do działania również wtedy, gdy sytuacja wymaga szybkiej reakcji i sprawnego doprowadzenia tematu do końca.

Co będziesz robić na co dzień?

•  Dbać o codzienne funkcjonowanie i standard biura - będziesz czuwać nad tym, żeby biuro było czyste, estetyczne, dobrze zorganizowane i gotowe do codziennej pracy zespołu. To oznacza m.in. reagowanie na bieżące potrzeby, dbanie o przestrzenie wspólne, współpracę z osobami sprzątającymi, pilnowanie porządku oraz koordynację drobnych spraw technicznych i organizacyjnych.

•  Koordynować zaopatrzenie i zaplecze operacyjne - Twoją odpowiedzialnością będzie także dbanie o to, żeby w biurze niczego nie brakowało — od produktów spożywczych, przez artykuły biurowe, po środki czystości czy drobne wyposażenie. Ważna będzie tu gospodarność, planowanie zapasów i sprawne reagowanie na bieżące potrzeby.

•  Wspierać organizację spotkań i dbać o komfort gości - będziesz przygotowywać przestrzeń do spotkań, dbać o gotowość sal konferencyjnych, wspierać organizację wizyt w biurze i dbać o to, aby goście — zarówno klienci, kandydaci, jak i partnerzy biznesowi — byli dobrze przyjęci i zaopiekowani.

•  Obsługiwać bieżącą komunikację oraz obieg dokumentów - ta rola obejmuje również wsparcie w codziennej komunikacji firmy — odbieranie głównego telefonu, obsługę głównej skrzynki mailowej, kontakt z kurierami i pocztą, a także dbanie o sprawny obieg dokumentów, ich porządkowanie, archiwizację i przekazywanie do odpowiednich osób.

•  Dbać o porządek organizacyjny w wybranych obszarach administracyjnych - będziesz wspierać również takie obszary jak ewidencja dokumentów, uporządkowanie zasobów firmowych, biblioteka, benefity czy gadżety firmowe — tak, aby wszystko miało swoje miejsce, porządek i właściciela.

• Wspierać zarząd w wybranych sprawach organizacyjno-administracyjnych - w tej roli pojawiać się będą również różne bieżące zadania wspierające zarząd — administracyjne, organizacyjne czy logistyczne. Zależy nam na osobie, która dobrze odnajduje się w takim środowisku i potrafi sprawnie przejmować oraz domykać różne tematy.

 Co warto wiedzieć o tej roli?
To nie jest rola wyłącznie „za recepcją” ani praca oparta tylko na powtarzalnych obowiązkach. To stanowisko dla osoby, która dobrze odnajduje się tam, gdzie trzeba łączyć organizację, administrację, logistykę i codzienne „ogarnięcie rzeczywistości”. Jeśli satysfakcję daje Ci myśl: „dzięki mnie to miejsce naprawdę dobrze działa”
— możesz się tu bardzo dobrze odnaleźć :)

Poszukiwane kompetencje

Szukamy osoby bardzo dobrze zorganizowanej, samodzielnej i odpowiedzialnej, która lubi mieć wpływ na otoczenie i potrafi zadbać o wiele drobnych, ale ważnych elementów jednocześnie. To rola dla kogoś, kto nie przechodzi obojętnie obok chaosu, braków czy niedopilnowanych tematów — tylko po prostu bierze sprawy w swoje ręce!

 Czego od Ciebie oczekujemy?

• Doświadczenia w pracy administracyjnej, biurowej, recepcyjnej, office managerskiej lub koordynacyjnej, bo ta rola wymaga swobody w organizacji codziennych spraw operacyjnych.

• Bardzo dobrej organizacji pracy i samodzielności, ponieważ będziesz prowadzić wiele tematów równolegle i pilnować ich domykania.

• Gospodarności i uważności na szczegóły, bo zależy nam na osobie, która dba o przestrzeń, zasoby i budżet tak, jakby dbała o „swoje”.

•  Zaradności i inicjatywy, ponieważ często ważniejsze od czekania na polecenie jest zauważenie potrzeby i szybkie działanie.

•  Komunikatywności i wysokiej kultury osobistej, bo będziesz w kontakcie z zespołem, klientami, gośćmi, dostawcami i zarządem.

•  Otwartości na różnorodne zadania administracyjno-organizacyjne, również te, które pojawiają się dynamicznie i wymagają elastyczności.

•  Komunikatywnej znajomości języka angielskiego, ponieważ mogą zdarzać się rozmowy telefoniczne lub kontakt z osobami anglojęzycznymi.

•  Czynnego prawa jazdy kat. B oraz swobody w prowadzeniu samochodu, bo czasami trzeba coś kupić, odebrać lub załatwić poza biurem.

•  Dobrej znajomości pakietu Office / Google Workspace i podstawowej sprawności w pracy z dokumentami, aby sprawnie zarządzać obiegiem informacji i dokumentacji.

Oferujemy

Warunki współpracy:

• Forma zatrudnienia: umowa o pracę

• Tryb pracy: praca stacjonarna w biurze w Poznaniu
  Godziny pracy: od 8:00 do 16:00

• Wynagrodzenie: 4 810 – 5 800 zł brutto, w zależności od doświadczenia

• Urlop: 20 lub 26 dni – zgodnie z przepisami oraz dodatkowo: dodatkowy dzień wolny w Twoje urodziny

 Ta rola wymaga codziennej obecności w biurze, ponieważ jej istotą jest dbanie o przestrzeń, organizację i sprawne funkcjonowanie codziennych procesów na miejscu.

 Co jeszcze oferujemy?

•  realny wpływ na to, jak funkcjonuje nasze biuro i codzienność zespołu,

•  dużą samodzielność i przestrzeń do organizowania pracy,

•  różnorodność zadań i brak monotonii,

•  pracę w miejscu, w którym naprawdę dużo się dzieje i można mieć poczucie sensu swojej roli,

•  współpracę z zespołem, który docenia osoby, dzięki którym „to wszystko działa”.

•  możliwość wykupienia kart Multisport, Multilife

•  zniżki na studia na WSB i CDV – dzięki współpracy Akademii widoczni z uczelniami posiadamy dla współpracowników zniżki na studia,

•  dostęp do strefy chilloutu w biurze, w której znajdziesz między innymi konsolę, ping-ponga czy piłkarzyki.

 Jak wygląda proces rekrutacyjny?

1️⃣ Krótka rozmowa wstępna z Olą Sieradzką z HR (zakres roli, oczekiwania).
2️⃣ Spotkanie stacjonarne, gdzie dokładniej omówimy rolę i oprowadzimy po biurze

Zobacz naszą kulturę organizacji i… sprawdź, czy będzie Ci się tu dobrze pracować. :)
Ciekawi Cię, jak pracujemy, jakie wartości są dla nas szczególnie istotne oraz czym się kierujemy przy doborze nowych osób do zespołu? Opracowaliśmy solidny zestaw zasad, które najlepiej charakteryzują nas jako zespół :)
Sprawdź na naszej stronie w zakładce:
O nas → Kariera widoczni, czy filozofia i styl agencji widoczni jest bliski także Tobie. :)

Zobacz TOUR PO BIURZE: https://youtu.be/B4qsFUG610I?si=pGLq3az-cJqiOlii
Widoczni | Nasze kampanie finansują się same! https://www.youtube.com/watch?v=R64Y5287Vl4