Specjalista/Specjalistka ds. Wsparcia Zarządu

Twój zakres obowiązków:

• Zapewnienie przepływu informacji pomiędzy Członkami Zarządu, a innymi jednostkami organizacyjnymi w firmie.

• Nadzorowanie obiegu dokumentów.

• Przygotowywanie raportów, zestawień i prezentacji na potrzeby Członka Zarządu.

• Opracowywanie materiałów analitycznych do spotkań i sprawozdań.

• Aktywne monitorowanie wszystkich spraw Członka Zarządu, zarządzanie kalendarzem, pocztą e-mail i listą spraw do załatwienia wraz z ustalaniem priorytetów.

• Prowadzenie i bieżąca obsługa profili w mediach społecznościowych wskazanego Członka Zarządu (profile o charakterze eksperckim/wizerunkowym)

• Zarządzanie zapytaniami wewnętrznymi i zewnętrznymi oraz przygotowywanie odpowiedzi na pisma.

• Kompleksowa organizacja spotkań biznesowych, udział w konferencjach

• i telekonferencjach, zapewnienie niezbędnych zasobów i materiałów na spotkania.

• Organizowanie krajowych i zagranicznych podróży, rozliczanie delegacji.

• Monitorowanie zużycia materiałów biurowych oraz artykułów spożywczych i zarządzanie ich stanami.

• Podejmowanie gości i dbałość o estetykę biura.

Nasze wymagania:

• Wykształcenie wyższe.

• Przynajmniej 3 lata doświadczenia w pracy na stanowisku o podobnym charakterze.

• Sprawne posługiwanie  się językiem polskim w zakresie tworzenia pism, wniosków, prowadzenia korespondencji biurowej.

• Umiejętność obsługi mediów społecznościowych.

• Dobra znajomość pakietu MS Office (Excel, Word, PowerPoint).

• Umiejętność przygotowania prezentacji,  raportów i analiz.

• Znajomość języka angielskiego w stopniu zaawansowanym.

• Gotowość do wyjazdów służbowych.

• Umiejętność efektywnej komunikacji na wszystkich poziomach organizacji i nastawienia na współpracę w zespole.

• Umiejętność selekcjonowania informacji i nadawania im priorytetów działania.

• Wysoka kultura osobista, dyskrecja.

Profil poszukiwanego Kandydata/ Kandydatki:

Głównym zadaniem osoby zatrudnionej na tym stanowisku będzie koordynowanie obiegu dokumentów, obsługa korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej, prowadzenie kalendarza spotkań Członka Zarządu, przygotowywanie pism oraz sporządzanie raportów na potrzeby Członka Zarządu.

Celem tego stanowiska pracy jest efektywne zarządzanie sekretariatem Członka Zarządu.

Specjalista ds. Wsparcia Zarządu to osoba o doskonałych umiejętnościach organizacyjnych i zarządzania czasem, gotowa pracować skutecznie nawet pod dużą presją czasu. Jej wielozadaniowość pozwala efektywnie wykonywać różnorodne zadania jednocześnie, dbając o ich terminową realizację. Dzięki samodzielności podejmuje szybkie decyzje, nadaje priorytety zadaniom i działa zgodnie z wytycznymi, zachowując jednocześnie pełną dyskrecję w kwestiach poufnych. Jest to osoba, która wspiera Członka Zarządu, dbając o płynne funkcjonowanie jego codziennej działalności.