Usługi wsparcia dla Biura Księgowości

Zapytanie ofertowe

Agencja Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji z siedzibą w Warszawie przy ul. Przeskok 2, zaprasza potencjalnych Wykonawców do złożenia oferty w zakresie świadczenia usług wsparcia Biura Księgowości. Czas realizacji świadczonych usług nie przekroczy 600 godzin łącznie i będzie dotyczył okresu 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy zlecenia lub do wyczerpania 600 godzin, którekolwiek nastąpi pierwsze, przy czym w sytuacji niewykorzystania środków umowa trwa dalej, jednakże nie dłużej niż łącznie 24 miesiące.

Każdej ze stron będzie przysługiwać możliwość miesięcznego wypowiedzenia.

Przedmiot zamówienia:

Świadczenie usług wsparcia dla Biura Księgowości w zakresie:

1.    przygotowania rocznych planów finansowych oraz wniosków o zmianę planów finansowych,

2.    dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

3.    przygotowywania dokumentów księgowych i finansowych w zakresie odpisu zgodnie z właściwością Agencji,

4.    prowadzenia ewidencji księgowej, zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi,

5.    sporządzania sprawozdania finansowego jednostki za rok obrotowy, zgodnie z ustawą o rachunkowości,

6.    sporządzania sprawozdań budżetowych, sporządzanie sprawozdania z wykonania planu finansowego jednostki, sprawozdania z budżetu zadaniowego i inne,

7.    sporządzania sprawozdań statystycznych dla potrzeb GUS oraz sprawozdań i analiz wewnętrznych na potrzeby Prezesa Agencji,

8.    rozliczeń podatkowych,

9.    sporządzania deklaracji podatkowych,

10. zarządzania obiegiem dokumentacji księgowej,

11. sporządzania deklaracji ZUS, sporządzania deklaracji PFRON,

12. prowadzenia ewidencji księgowej projektów finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego i innych źródeł zewnętrznych wraz z rozliczeniem projektów UE,

13. Ewidencja środków trwałych, amortyzacja, rozliczania inwentaryzacji majątku Agencji oraz rozliczania ZFŚS,

14. współpracy z organem nadzorującym (Minister Zdrowia) oraz współpracy z innymi instytucjami zewnętrznymi,

15. współpracy z audytorem zewnętrznym w trakcie badania sprawozdania finansowego jednostki,

16. i inne zlecone zbliżonym przedmiotowo zakresie jak powyżej.

Osoba dedykowana do realizacji zamówienia będzie zobowiązana do świadczenia usług hybrydowo - zgodnie z trybem hybrydowym świadczenia usług 3/2 dni w siedzibie/zdalnie przez pierwsze 6 miesięcy, a kolejne 6 miesięcy 2/3 dni w siedzibie/zdalnie (w szczególnych przypadkach do ustalenia ze zleceniodawcą) - oraz sposób odbioru usług będzie każdorazowo uzgadniany pomiędzy Zamawiającym a Usługodawcą.

Miejsce świadczenia usług: Siedziba Zamawiającego pod adresem ul. Przeskok 2, 00-032 Warszawa.

Zamówienie uznaje się za zrealizowane, gdy zostanie osiągnięta maksymalna liczba 600 godzin lub gdy minie data terminu wykonania całego Zamówienie, którekolwiek nastąpi pierwsze, przy czym w sytuacji niewykorzystania środków umowa trwa dalej, jednakże nie dłużej niż łącznie 24 miesiące.

Warunki udziału w postępowaniu:

Doświadczenie osób dedykowanych/dedykowanego personelu Wykonawcy do realizacji zamówienia:

·      min. 5 lat doświadczenia w zakresie obsługi księgowej;

·      min. 3 lata doświadczenia w zakresie obsługi księgowej jednostki budżetowej;

·      uprawnienia głównego księgowego.

Kryteria oceny ofert:

I.               Przyjęte kryteria oceny i ich ranga procentowa:

Wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona stosując poniższe kryteria:

Cena brutto oferty – waga: 40 %

Dodatkowe lata doświadczenia, osoby dedykowanej, w zakresie obsługi księgowej instytucji publicznych – waga: 10%

Dodatkowe lata doświadczenia, osoby dedykowanej, w zakresie obsługi księgowej dla innych państwowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną – waga: 10%

Wiedza teoretyczna i praktyczna osoby dedykowanej  – waga: 40%

1.     Cena brutto oferty - 40%

Ilość punktów w kryterium „Cena brutto oferty” będzie wyliczana według wzoru:

                                                                    C min

                                                 Z1 = ────────────── x 40

                                                                      C n

Z1 – liczba punktów badanej oferty w kryterium Cena brutto oferty,

C min – najniższa cena brutto spośród oferowanych,

C n – cena brutto badanej oferty.

Liczba punktów „Z1”zaokrąglana będzie do dwóch miejsc po przecinku z zastosowaniem reguł matematycznych.

Maksymalna liczba punktów „Z1”, jakie może uzyskać oferta w tym kryterium to: 40 pkt.

2.     Dodatkowe lata doświadczenia, osoby dedykowanej, w zakresie obsługi księgowej instytucji publicznych – waga: 10%

W ramach kryterium „Dodatkowe lata doświadczenia, osoby dedykowanej, w zakresie obsługi księgowej instytucji publicznych” ocenie podlega dodatkowe doświadczenie Wykonawcy (ponad doświadczenie minimalne określone w warunkach udziału w postępowaniu). Za każdy udokumentowany dodatkowy rok doświadczenia spełniając ww. wymogi wykonawca otrzyma 1 pkt. Ilość punktów w kryterium

Doświadczenie może być wykazane:

a.     Referencjami dla Wykonawcy, potwierdzającymi należyte wykonanie usług dla instytucji publicznej, gdzie os. dedykowana do realizacji przedmiotowego zamówienia brała udział w świadczeniu usług księgowych;

b.    W przypadku osób fizycznych - świadectwo pracy potwierdzające świadczenie pracy w zakresie księgowości dla instytucji państwowych.

„Dodatkowe lata doświadczenia, osoby dedykowanej, w zakresie obsługi księgowej instytucji publicznych” będzie wyliczana według wzoru:

                                                                    D min

                                                  Z2 = ─────────x 20

                                                                      D n

Z2 – liczba punktów badanej oferty w kryterium Dodatkowe lata doświadczenia, osoby dedykowanej, w zakresie obsługi księgowej instytucji publicznych,

D min – najniższa liczba punktów,

D n – liczba punktów badanej oferty.

Liczba punktów „Z2”zaokrąglana będzie do dwóch miejsc po przecinku z zastosowaniem reguł matematycznych.

Maksymalna liczba punktów „Z2”, jakie może uzyskać oferta w tym kryterium to: 10 pkt.

3.     Dodatkowe lata doświadczenia, osoby dedykowanej, w zakresie obsługi księgowej dla innych państwowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną – waga: 10%

W ramach kryterium „Dodatkowe lata doświadczenia, osoby dedykowanej, w zakresie obsługi księgowej dla innych państwowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną” ocenie podlega dodatkowe doświadczenie Wykonawcy (ponad doświadczenie minimalne określone w warunkach udziału w postępowaniu). Za każdy udokumentowany dodatkowy rok doświadczenia spełniając ww. wymogi wykonawca otrzyma 1 pkt. Ilość punktów w kryterium

Doświadczenie może być wykazane:

c.     Referencjami dla Wykonawcy, potwierdzającymi należyte wykonanie usług dla instytucji publicznej, gdzie os. dedykowana do realizacji przedmiotowego zamówienia brała udział w świadczeniu usług księgowych;

d.    W przypadku osób fizycznych - świadectwo pracy potwierdzające świadczenie pracy w zakresie księgowości dla innych państwowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną.

„Dodatkowe lata doświadczenia, osoby dedykowanej, w zakresie obsługi księgowej dla innych państwowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną” będzie wyliczana według wzoru:

                                                                    D min

                                                  Z3 = ─────────x 20

                                                                      D n

Z3 – liczba punktów badanej oferty w kryterium Dodatkowe lata doświadczenia, osoby dedykowanej, w zakresie obsługi księgowej dla innych państwowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną,

D min – najniższa liczba punktów,

D n – liczba punktów badanej oferty.

Liczba punktów „Z3”zaokrąglana będzie do dwóch miejsc po przecinku z zastosowaniem reguł matematycznych.

Maksymalna liczba punktów „Z2”, jakie może uzyskać oferta w tym kryterium to: 10 pkt.

4.   Wiedza teoretyczna i praktyczna osoby dedykowanej – waga: 40%.

Osobie/osobom dedykowanej/ym ze strony Wykonawcy do realizacji niniejszego zamówienia zostaną zadane pytania z zakresu:

1)    Plany finansowe,

2)    Projekty unijne,

3)    Sprawozdania finansowe,

4)    Środki trwałe,

5)    Dowody księgowe.

Za każdą odpowiedź można przyznać 0-3 podpunktów, gdzie:

a) 0 podpunktów brak odpowiedzi - Wykonawca nie wykazał, że dysponuje wymaganą wiedzą, argumentacja jest błędna,

b) 1 podpunkt - ogólna znajomość tematu - rozwiązanie jest poprawne, lecz uzasadnienie jest błędne lub rozwiązanie jest niewłaściwe, lecz argumentacja pokazuje właściwe rozumienie postawionego problemu,

c) 2 podpunkty - podstawowa wiedza - rozwiązanie jest właściwe, argumentacja jest poprawna,

d) 3 podpunkty - ekspercka wiedza w temacie - rozwiązanie jest właściwe, poparte doświadczeniem praktycznym, argumentacja jest poprawna i pogłębiona.

Członkowie komisji będą przyznawać punkty niezależnie i jednocześnie. Z punktacji przedstawionej przez członków komisji zostanie wyciągnięta średnia.

Ilość punktów w kryterium „Wiedza teoretyczna i praktyczna osoby dedykowanej” będzie wyliczana   według wzoru:

R n

           Z4 = ──────────── x 40

 R max

Z4 – liczba punktów badanej oferty w kryterium Wiedza teoretyczna i praktyczna osoby dedykowanej,

Rn – suma punktów z podkryteriów badanej oferty,

Rmax – największa suma punktów z podkryteriów spośród wszystkich ocenianych ofert.

Liczba punktów „Z4” zaokrąglana będzie do dwóch miejsc po przecinku z zastosowaniem reguł matematycznych.

Maksymalna liczba punktów „Z4”, jakie może uzyskać oferta w tym kryterium to: 40 pkt.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą

liczbę punktów ostatecznych stanowiącą sumę punktów ze wszystkich kryteriów, tj.:

     Z5=Z1+Z2+Z3+Z4

gdzie:

Z1 - liczba punktów badanej oferty w kryterium Cena brutto oferty,

Z2 - Dodatkowe lata doświadczenia, osoby dedykowanej, w zakresie obsługi księgowej instytucji publicznych,

Z3 – Dodatkowe lata doświadczenia, osoby dedykowanej, w zakresie obsługi księgowej dla innych państwowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną,

Z4 - wiedza teoretyczna i praktyczna osoby dedykowanej,

Z5 - ostateczna liczba punktów badanej oferty.

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

Ofertę zawierającą:

1)    Formularz ofertowy wraz z proponowaną ceną netto i brutto jednej godziny zegarowej (60 minut) świadczenia usług (w przypadku osób fizycznych tylko ceną brutto),

2)    wypełnione załączniki (w przypadku osób fizycznych: Kwestionariusz, Oświadczenie, Informacje dla celów podatkowych),

3)    Wykaz osób dedykowanych do realizacji zamówienia (Imię, nazwisko, doświadczenie) (Przygotowuje wykonawca)

4)    Wykaz dodatkowego doświadczenia (w celu otrzymania większej ilości punktów w kryteriach oceny ofert) osoby dedykowanej do realizacji zamówienia (CV, świadectwa pracy, referencje)

w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy: zp@aotm.gov.pl,

w terminie do 9 września 2024 roku do końca dnia.

Aby uzyskać wzorce załączników - prosimy o kontakt pod adresem zp@aotm.gov.pl.

W przypadku pytań, prosimy o kontakt:

a)        Emilia Siennicka – w zakresie merytorycznych zagadnień dotyczących przedmiotu zamówienia;

e.siennicka@aotm.gov.pl : tel. 22 101 47 08;

b)       Dawid Załęcki – w zakresie procedury udzielenia zamówienia publicznego oraz warunków realizacji umowy;

zp@aotm.gov.pl : tel. 727 797 388.

1.Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego na podstawie regulaminu udzielania zamówień Agencji oraz przepisów Kodeksu Cywilnego, dalej: KC z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych, dalej: Pzp.

2.W zakresie nieuregulowanym w niniejszym zapytaniu, mają zastosowanie przepisy ustawy KC.

3.Zamawiający ma prawo unieważnić niniejsze zapytanie ofertowe w każdym czasie bez podawania przyczyny. W takim przypadku Wykonawcy zostaną poinformowani o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej.

4.Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Wszelka korespondencja z Wykonawcami winna być prowadzona w języku polskim.

5.Zamawiającym jest: Agencja Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji, ul. Przeskok 2, 00-032 Warszawa.