Office Manager

Nessie Reserach Lab powstało w 2019. Założone zostało przez Justynę i Agatę – menadżerki doświadczone w sprzedaży w branży tech. Po prawie 3 latach wciąż jesteśmy rozwijającym się start-upem, który odpowiada na najważniejszą potrzebę każdej firmy - BUDOWANIE PRZEWIDYWALNEJ SPRZEDAŻY. 

W Nessie Research Lab wspieramy swoich klientów w docieraniu do najlepszej jakości leadów na całym świecie. Nie jesteśmy jednak typową firmą lead generation, gdyż nie działamy masowo, nie wysyłamy mailingów, "nie strzelamy" contentem, jak kulą w płot i nie piszemy e-booków :)

Zatem co robimy?

Jesteśmy najbardziej procesowym wsparciem sprzedaży w branży tech. Każdemu klientowi outsourcujemy dedykowany proces i Sales Support Project Managera, który codziennie pracuje nad przewidywalnym strumieniem leadów według ustalonej strategii. Działamy na rynkach międzynarodowych w wysokowartościowych usługach oraz produktach B2B, głownie dla klientów z regionu DACH. Nasza praca często polega na walidowaniu hipotez biznesowych, sprawdzaniu pomysłów klienta, docieraniu do właściwych person biznesowych. Sami nic nie sprzedajemy - działamy jako back office dla naszych klientów.

szukamy: Office Manager

lokalizacja: Warszawa

Kogo szukamy?

Szukamy ludzi, którzy nie boją się brać odpowiedzialności za wykonywane zadania, są proaktywni i dociekliwi, ale rozumieją też, że dojście do celu wymaga systematycznej, a nawet schematycznej pracy.

Aplikuj do nas, jeśli:

⭐ masz min. 2-letnie doświadczenie w pracy biurowo-administracyjnej, w tym w zarządzaniu procesami, projektami i zespołem. Doświadczenie w obszarach księgowo-finansowych oraz wsparcia administracyjnego zespołu jest konieczne.

⭐ potrafisz efektywnie zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie – od obsługi faktur, przez organizację pracy biura, po wsparcie formalne działu sprzedaży. Multitasking to twoje drugie imię.

⭐ potrafisz pracować typowo procesowo: planować i układać swoją pracę, priorytetyzować, monitorować efekty i analizować wyniki.

⭐ umiesz planować i koordynować codzienne działania biurowe oraz dbać o przestrzeń i zasoby firmy, utrzymując porządek w dokumentacji oraz bieżących zadaniach.

⭐ posiadasz doświadczenie w pracy z dokumentami sprzedażowymi i pracowniczymi, w tym w przygotowywaniu umów, ewidencji pracowników, rozliczeniach finansowych i innych procesach administracyjnych.

⭐ jesteś dobrze zorganizowaną osobą, która potrafi szybko uczyć się nowych rzeczy, przyjmować i udzielać jasnego feedbacku, a także skutecznie współpracować w dynamicznym środowisku.

⭐ jesteś osobą, która będzie współpracowała z nami w systemie stacjonarnym. Poważne podejście do obowiązków to jedna z naszych kluczowych wartości. Szukamy ludzi uczciwych i solidnych, którzy lubią i umieją efektywnie pracować i dają z siebie 100% w ramach zadań.

⭐ jesteś osobą która włada językiem angielskim na poziomie min. B2

Czym będziesz się zajmować? 

📌 Zarządzanie biurem i koordynacja codziennych działań operacyjnych, w tym nadzorowanie procesów księgowych, zarządzanie fakturami, organizacja przestrzeni biurowej oraz współpraca z dostawcami i podwykonawcami.

📌 Zarządzanie kwestiami administracyjnymi, takimi jak onboarding pracowników, ewidencja godzin pracy, dni wolnych, rozliczenia oraz organizacja podróży służbowych.

📌 Koordynacja procesów formalnych – przygotowywanie umów z klientami, zarządzanie dokumentacją sprzedażową i podpisywanie umów w systemach online, zarządzanie fakturami kosztowymi i ich organizacją w fakturowi, wyjaśnianie kwestii spornych związanych z kosztami, tagowanie itd

📌 Praca z narzędziami takimi jak systemy fakturowania, CRM oraz narzędzia do zarządzania dokumentacją i projektami, zapewniając, że wszystkie procesy przebiegają sprawnie. Mile widziana znajomość narzędzi online m.in. Notion, Fakturownia, Pergamin, GSuite, PayU, przelewy24, Tpay, WordPress, Slack oraz inne, które poznasz podczas onboardingu.

📌 Nadzór nad efektywnością procesów biurowych – dbanie o to, aby działania operacyjne przebiegały płynnie, rozwiązywanie problemów i optymalizacja bieżących procesów, gdy wyniki nie spełniają oczekiwań.

📌 Współpraca z zespołem IT i dbanie o sprawne funkcjonowanie sprzętu biurowego oraz systemów informatycznych.

📌 Bezpośrednia, codzienna współpraca z Head of Operation oraz Managing Director, zapewniając wsparcie operacyjne i administracyjne m.in. zarządzanie kalendarzem google, umawianiem spotkań, raportowanie oraz pomoc w realizacji kluczowych projektów.

Co oferujemy?

🎁 współpracę kontraktową w oparciu o B2B

🎁 płatne dni wolne

🎁 szansę na pracę w międzynarodowym środowisku w branży tech

🎁 niezbędny sprzęt do pracy (laptop/telefon)

Jeśli nasza oferta brzmi jak ciekawe wyzwanie i chcesz porozmawiać, aby dowiedzieć się więcej, zapraszamy!