HRakterna środa – tips & tricks. Jaki ATS wybrać?

Wybór systemu rekrutacyjnego jest jedną z ważniejszych decyzji w pracy sourcera i sourcerki. ATS, czyli applicant tracking system, to narzędzie, którego używa się do codziennej pracy. Czy będzie to aplikacja, która zawiera wszystkie niezbędne funkcjonalności i która pozwoli na używanie jej bez nerwów każdego dnia? Czy może sprawi, że Excel wyda się atrakcyjniejszy, który w odczuciu użytkownika będzie zabierał dużo mniej czasu, a pod koniec miesiąca podejmowana będzie próba przerzucenia wszystkich danych do systemu? O tym wszystkim decydują funkcjonalności, które znaleźć możemy na rynku i o którym chciałabym Wam dziś opowiedzieć. Być może ułatwi Wam wybór pierwszego lub zmianę obecnego systemu. 

Paulina Leja. Specjalistka do spraw rekrutacji IT i employer brandingu w NeuroSYS. Uwielbia kontakt z ludźmi i relacje społeczne. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć. Właśnie tę misję codziennie realizuje jako HR-owiec z wyboru. Bardzo ceni podejście projektowe oraz elastyczność w pracy. Karierę zawodową rozpoczynała w firmie outsourcingowej, następnie skoncentrowała się na działalności w software house’ach.

Na wstępie chciałabym ustalić dwie kluczowe kwestie. Po pierwsze, w tym artykule nie znajdziecie informacji, jaki jest obecnie najlepszy system rekrutacyjny. Wszystko to zależy przede wszystkim od potrzeb i stylu pracy rekrutera/rekruterki, a także od dostępnego budżetu. Chciałabym omówić pewne funkcjonalności, które są obecnie dostępne w ATS-ach porównywanych przeze mnie. To doprowadza nas do drugiej kwestii.

Byłam po ciemnej stronie mocy, czyli w natłoku otwartych procesów rekrutacyjnych stałam się osobą z Excelem. Choć trudno teraz w to uwierzyć, wolałam dodawać CV w chmurę, pobierać link do udostępnienia, wklejać w odpowiednią kolumnę, a następnie kopiować imię, nazwisko i dane kontaktowe kandydata. Nie jest to zbyt wydajne, ani ekonomicznie (w końcu za system się płaci). Niezwłocznie więc postanowiłam rozejrzeć się po rynku, aby wypróbować dostępne systemów i skontaktowałam się z siedmioma systemami z Polski i zza granicy. 

Dodając więc moje poprzednie doświadczenia z dwoma innymi systemami daje to zawrotną liczbę dziewięciu systemów, które w mniejszym lub większym stopniu do tej pory poznałam. W każdym było coś ciekawego, każdy miał za sobą pewną ideę, każdy miał też – z mojej perspektywy – różne wady i zalety. Myślę, że wspomniane siedem porównywanych przeze mnie ATS-ów, to:

• wśród polskich: e-Recruiter, HRlink, Traffit, Element, 
• wśród zagranicznych: Workable, Recruitee, Lever. 

Postaram się niżej podkreślić mocne strony poszczególnych systemów, które zapadły mi w pamięć. Skupię się na mocnych stronach systemów, więc nie bądźcie zdziwieni, jeżeli pod poszczególnymi opisami zabraknie któregoś systemu – oznacza to, że dany obszar nie kojarzy mi się ze świetnymi rozwiązaniami pozostałych aplikacji. Chciałabym jednak jeszcze raz zastrzec, że nie znam funkcji wszystkich aplikacji na świecie. Z drugiej strony przegryzienie się przez opisy i umowy tych systemów było pracochłonne i dziś chciałabym się podzielić przemyśleniami z tego zakresu. Mimo to liczę, że moja opinia będzie dla Was przydatna.

Stały czy konfigurowalny?

Pierwszą charakterystyczną cechą, którą zauważyłam podczas uczestnictwa w demach ATS-ów, jest to, że dzielą się one na te, które są stałe w prezentowanych funkcjonalnościach, jak i te otwarte na wszelkie konfiguracje. 

Z moich wrażeń brak podkreślania o możliwości dostosowania systemu wynikał z wieloletniej obecności produktów na rynku, doświadczeń ich klientów, a być może również z wieloletnich badań producentów i najczęściej stał za nim bardzo przemyślany UX (niejednokrotnie lepszy, niż za tymi, które można pozmieniać do swoich potrzeb). Z drugiej strony, jeżeli system nie posiada funkcjonalności, która jest niezmiernie istotna dla rekrutera/rekruterki lub zespołu, może on zaliczyć kilka punktów. W takim wypadku warto dogłębnie przyjrzeć się UX-owi, zastanowić się, czy posiada łatwy dostęp do wszystkich istotnych informacji. 

Nie da się jednak ukryć, że możliwość dostosowywania systemu ma ogromne plusy – różne życzenia można stosunkowo łatwo wdrożyć w życie (większość systemów oferuje to za darmo). Zagrożeniem takiej opcji jest jednak fakt, że trzeba poświęcić ogrom czasu i energii, żeby dotrzeć do tego, co tak naprawdę jest potrzebne i dużo czasu spędzić na linii z supportem, a nie mam 100% pewności czy efekt będzie pokrywał się z naszymi wyobrażeniami (albo czy nie będzie to po setnej wymianie maili). 

Do stałych systemów, moim zdaniem, należą: e-Recruiter, Workable, Lever. Te mocno konfigurowalne natomiast to HRlink i Traffit. Recruitee natomiast leży gdzieś pośrodku – UX jest stały, ale jest on otwarty na np. tworzenie raportów pod zamówienie.

Proces rekrutacji sensu largo czy sensu stricto?

Kolejny element, na który warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu to, czy ATS wspiera cały proces rekrutacji, to znaczy – od momentu tworzenia ogłoszenia, po multipublikację, czy koncentruje się przede wszystkim na pipeline’ie kandydatów, nastawiony jest na ścieżce kandydata – od searchu po zatrudnienie. 

Po zapoznaniu się z prezentacjami odniosłam wrażenie, że systemy dzielą się na te, które zainwestowały w negocjacje i rozwój swojej współpracy z portalami o pracę, a czasem nawet z LinkedIn i z poziomu portalu pozwalają publikować tam raz przygotowaną ofertę – co oszczędza czas i przegryzanie się przez kolejne templatki do ogłoszeń. Pozwala to faktycznie na pracę wyłącznie na systemie, bez konieczności otwierania kolejnych zakładek i powielania czynności. To ogranicza bardzo mocno nudne, powtarzalne czynności. Co nawet ważniejsze w mojej opinii, jest to równoznaczne z integracją systemu z lejkami kandydatów. 

Brak takiej integracji stawia osobę publikującą ofertę w niekomfortowej sytuacji konieczności umieszczenia pod ogłoszenie linku do formularza rekrutacyjnego (mimo znajdującego się pod ogłoszeniem ogromnego napisu APLIKUJ). Ewentualnie kolejnym rozwiązaniem jest wygenerowanie adresu e-mail powiązanego z konkretną rekrutacją, który można zaszyć pod wspomnianym przyciskiem, ale spotkałam się z tym wyłącznie w jednym systemie.

Te ATS-y, które nie skupiły się na nawiązywaniu współpracy z job boardami najczęściej mają jednak inny typ funkcjonalności, który mają do zaoferowania. Jest to daleko idąca automatyzacja procesu rekrutacji, a czasem również rozwój sztucznej inteligencji, która wspiera search (choć na technicznych kwestiach się nie znam i trudno mi powiedzieć na ile jest to skuteczne). 

To pozwala na wymarzony proces rekrutacji, w którym po wpłynięciu CV, kandydat otrzymuje spersonalizowane potwierdzenie wysłania aplikacji. Dodam, że CV można dodać również ręcznie, a system automatycznie pobiera dane takie jak imię, nazwisko, numer telefonu czy adres e-mail i uzupełnia odpowiednie rubryczki w systemie. Wracając do przykładu z aplikacją kandydata przez ogłoszenie, rekruter lub rekruterka otrzymuje powiadomienie o tym fakcie i po zapoznaniu się z dokumentami jednym kliknięciem przesuwa kandydata do kolejnego etapu, który otrzymuje kolejne spersonalizowane zaproszenie na rozmowę z schedulerem. 

Jest to link dający wgląd w dostępne terminy, w których rekruter/rekruterka może się spotkać. Jest on oczywiście zintegrowany z kalendarzem, organizator wcześniej ustawia długość spotkania i godziny, które mają być pokazywane (np. od 9:00 -17:00, poza godzinami już zajętymi przez inne spotkanie). Taki scheduler może być tworzony zarówno dla jednej, jak i wielu osób – na przykład również dla rekruterów technicznych. Po wyborze daty i godziny każdy zainteresowany otrzymuje zaproszenie do kalendarza, a kandydat również link do odwołania spotkania, gdyby jednak nie mógł się na nim pojawić.

Proces ten można powtarzać, w zależności od zdefiniowanych przez siebie wcześniej etapów. Dodatkowo, jeżeli w rozmowy jest zaangażowana osoba techniczna do danego etapu można przypisać zadanie (np. przygotuj notatkę po spotkaniu) lub mail z prośbą o podsumowanie (np. z przygotowaną wcześniej templatką) rekrutacji. Dzięki temu cała praca podczas samego procesu rekrutacyjnego z udziałem kandydata może dla rekrutera lub rekruterki ograniczyć się wyłącznie do screeningu CV, przesuwania do kolejnych etapów, weryfikacji miękkiej, przygotowania podsumowania po rozmowie i przekazaniu zebranych informacji o kandydacie. 

Inaczej mówiąc, w zasadzie usuwa to całą pracę administracyjną. Dodatkowo część systemów pozwala na integrację z platformami do testów rekrutacyjnych. Powiedzmy to jeszcze raz – brak administracyjnych zadań podczas procesu rekrutacyjnego! Za tym oczywiście kryją się wzory gotowych maili, w których w odpowiednich miejscach system wstawia np. imię kandydata czy pozycję, na którą zaaplikował, czasem potwierdzenia SMS.

Natomiast wspomniana wcześniej AI sugeruje odpowiednich kandydatów na podstawie różnych cech – od wcześniejszych ocen i etapów rekrutacji, powodów odrzucenia, po geolokalizację i aktywność w internecie, a jeden z systemów integruje wiele social mediów: w tym LinkedIn, Facebook, Twitter i Instagram (co również pozwala na weryfikację backgroundu kandydata z poziomu systemu). To brzmi jak dobra baza zauważania wzorców u pasywnych kandydatów. Tym przynajmniej chwalą się niektóre systemy, jednak ze względu na braki w wiedzy technicznej, wolałabym nie wchodzić w szczegóły – nie mam pewności czy nie jest to mało rozwinięte AI. Co nie zmienia faktu, że brzmi świetnie.

Pytanie, które pewnie Was nurtuje brzmi – czy można mieć obie funkcjonalności? Oczywiście systemy starają się zaoferować jak najwięcej, często mając w pewnej mierze obie opcje. Zauważalna jest jednak taka dychotomia przez co odnoszę wrażenie, że widać, z których kierunków dany system startował. 

Przechodząc do konkretów, HRlink jest systemem zdecydowanie związanym z platformami z ogłoszeniami i stawia na integrację z nimi (jest nawet brokerem ogłoszeń), chociaż oczywiście w pewnym stopniu usprawnia sam proces. E-Recruiter jest również świetnie zintegrowanym z job boardami i ma jeszcze większą możliwość zautomatyzowania procesów. Dużo bardziej nastawiony na samą automatyzację, w połączeniu z AI, zwłaszcza przy researchu jest Workable, z mniejszym naciskiem na AI – Lever, a na samą automatyzację – Recruitee, z którego również można publikować oferty na niektórych portalach i to on kreuje dedykowanego maila do konkretnej oferty.

Czy potrzebujesz raportów?

Jestem gorącą zwolenniczką HR-u opartego na faktach, a nie na przeczuciu. Zdaję sobie jednak sprawę, że dodatkowe pakiety raportów są często dodatkowo płatne i chciałabym zasygnalizować, że warto się zastanowić czy warto inwestować w rozbudowane moduły, czy zadowolić się kilkoma podstawowymi. Niektóre systemy zasypują nas wyliczaniem każdego elementu, który jest wprowadzony do systemu (co może być albo przytłaczające albo niepotrzebne). Żeby ułatwić Wam te rozważania, chciałabym pokazać kilka niezwykle interesujących rozwiązań. Należą do nich następujące raporty: 

• średni czas zatrudnienia,
• średni czas na dyskwalifikację kandydata,
• efektywność źródeł rekrutacji (skąd przyszło ile kandydatów, ale również aplikacje z jakich źródeł kończą się zatrudnieniem),
• konwersja kandydatów (jaki procent kandydatów jest zatrudnionych),
• wyślizgnięcie się kandydatów – ilu wybrało inną ofertę lub zrezygnowało z rekrutacji,
• jak kto średnio oceniał poszczególnych kandydatów (być może ktoś jest zbyt łagodny, a ktoś zbyt surowy – oczywiście te raporty trzeba czytać w porównaniu z procentem zatrudnienia), 
• (no i wreszcie!) zatrudnienia, procesy rekrutacyjne kandydata – żeby pokazać szefowi, ile pracy zostało włożone przez dział HR.

Oczywiście wiele firm proponuje niesamowicie większą ilość różnych raportów. Znajdując jeszcze jasny podział wśród systemów warto jest się zastanowić nad tym, czy jest to coś w co warto inwestować. Warto w tym momencie również dodać, że część systemów ma wbudowane raporty i oferuje nawet stworzenie dowolnych własnych, na życzenie (jest wśród nich Recruitee, Traffit, HRlink).

Co jeszcze jest ważne?

Teraz chciałabym skupić się na dziesięciu dodatkowych kwestiach, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu, a nie są oczywiste na początku naszej przygody z wyborem ATS-u: 

1. Wylogowywanie z systemu

Choć być może nie jest to oczywiste pytanie, ale na pewno warte zadania – czy system automatycznie wylogowuje użytkowników, a jeśli tak, to w jakiej formie (czy wyrzuca do innego okna, czy na wyszarzonym tle pojawia się okienko, gdzie trzeba ponownie wpisać hasło) oraz czy zapisuje kopie robocze tego, nad czym obecnie się pracowało? Każdy system zupełnie inaczej do tego podchodzi, a co najmniej jeden, który znam (a nie pojawił się w zestawieniu) wrzucał z niego, bez zapisywania danych (bardzo nie polecam!). 

2. Integracja z zakładką “Kariera”

W tym przypadku nie jest istotne czy system się integruje, ale w jaki sposób to robi. Czasem jest to zapewniane przez system – odpłatnie lub bezpłatnie, czasem jest to zupełnie po stronie rekrutera/rekruterki. Można otrzymać stronę, która w łatwy, ale i ograniczony sposób pozwala na pełną konfigurację (można tam umieścić oferty pracy, benefity, zdjęcia itp.). Po kliknięciu w przycisk “aplikuj” może wyskoczyć pop-up, możemy przenieść się do nowej strony, lub może zupełnie nie zmieniać strony (ale żeby to osiągnąć musicie mieć pod ręką developów, którzy mają czas i ochotę to zrobić). 

Osiągnąć to można przez widget, który wpina się w kod strony (przy odpowiedniej instrukcji może to zrobić osoba nietechniczna) lub dostać dostęp do publicznego API (potrzebna osoba techniczna. Problemów może być z tym co niemiara, więc warto jest zapytać o wizualne i techniczne efekty spięcia zakładki kariera z systemem). 

3. UX i UI

Jak wspomniałam wcześniej, warto zastanowić się czy i na ile ważny jest wygląd aplikacji. Pod słowem wygląd mam na myśli również kwestię rozmieszczenia poszczególnych funkcjonalności. Warto przyjrzeć się: 

• ogólnej liście kandydatów – jeżeli z niej korzystacie, warto mieć dane kontaktowe pod ręką, bez konieczności otwierania profilu kandydata;
• kandydatom w konkretnych projektach rekrutacyjnych – czy wygodniej Wam się pracuje na liście, czy na systemie “drag&drop” do poszczególnych etapów rekrutacyjnych. Dodatkowo warto zastanowić się jak są oni sortowani – czy po dacie dodania, co dzieje się jeśli ten sam kandydat zaaplikuje do kilku projektów lub po kilku latach ponownie zgłosi się na dane stanowisko, w konkretnym projekcie? Czy dalej jest na 50 stronie systemu, czy wskakuje na górę? Czy na pewno jest to jasne na jakim etapie znajduje się kandydat i co należy z nim zrobić? 
• profil kandydata – czy jest przejrzysty, czy widoczne są dane kontaktowe, CV – czy jest widoczne od razu, czy trzeba scrollować lub dodatkowo kliknąć, żeby je zobaczyć (i jak szybko się ładuje). Czy wiadomo na jakim etapie jest kandydat, jaka jest jego historia, na czym stanął ostatni kontakt? 

Oczywiście do tego dochodzą ogólne kwestie estetyczne, przejrzystości systemu, tego w jaki sposób publikuje się oferty pracy, jak wygląda dashboard czy strona startowa. 

4. Kooperacja z innymi

Prowadzisz rekrutację w zespole, a może współpracujesz z osobami technicznymi? Warto zastanowić się czy system pozwala na udostępnienie danych kandydatów, w odpowiednim zakresie. Chcesz pokazać hiring managerowi tylko notatkę i CV, a przełożonemu całą korespondencję mailową? Ile osób może być zaproszonych do systemu i w jakiej roli? To kolejny zestaw pytań, które warto zadać i zobaczyć jak to wygląda. e-Recruiter na przykład tworzy specjalnie dedykowany, skrócony profil kandydata, Workable i Recruitee stawiają na oznaczanie i przypisywanie zadań dla innych. 

5. Język 

Język systemu może być oczywiście dla niektórych ważny, jednak jest to banalne, żeby zorientować się w nim, przy pierwszym kontakcie z aplikacją. To, co może nie być oczywiste, to w jakim języku publikują się oferty i co jeżeli docelowo chcemy je opublikować, nie tylko w jednym z nich. HRlink oferuje automatyczne tłumaczenie formularzy np. na język angielski. 

6. Bulk action

Czyli akcje zbiorowe. Oznacza możliwość zaznaczeniu wielu kandydatów i wysłania im np. maila, przeniesienie ich do kolejnego etapu procesu rekrutacyjnego. Większość systemów ma również możliwość spersonalizowania wiadomości, umieszczając w mailu np. imię kandydata. Umożliwia to wysłanie zbiorowych podziękowań, które nie będą zdehumanizowane czy prośbę o wysłania ankietę oceniającą proces rekrutacji. 

7. Polecenia 

W wielu aplikacjach jest to moduł dopiero rozwijany lub dość świeży. Umożliwia dostęp do portalu wszystkim pracownikom lub zainteresowanym, dopuszczonymi do systemu poleceń i wysłania CV, które będzie oznaczone równocześnie danymi polecającego. Jest to niezwykle istotne w dużych firmach, gdzie polecenia są częste lub stanowią duży procent źródeł aplikacji i pomaga w kontrolowaniu rozliczania się z pracownikami. 

8. RODO 

Ku mojemu pozytywnemu zaskoczeniu, ATS-y dostosowane są do wymagań RODO (czyli rozporządzeniu o ochronie danych osobowych). Każda firma podchodzi do tematu w inny sposób – może zamykać całą korespondencję z kandydatem w systemie, może ich automatycznie usuwać po wygaśnięciu zgody lub przypominać o konieczności wysyłania próśb o przedłużenie zgody i usunięciu kandydatów, którzy nie spełnili formalności. Warto również dowiedzieć się o kwestii przetrzymywania i bezpieczeństwa danych. 

9. Technikalia

Każdy system podchodzi różnie do tematu obsługi klienta. Warto dowiedzieć się jak wygląda wdrożenie do systemu, czy firma będzie miała dedykowanego opiekuna, jak wygląda support i na jakich warunkach odbywa się komunikacja ze wsparciem. 

Kolejnym niezwykle ważnym tematem jest kwestia migracji danych – zarówno tych do systemu i z systemu, jeżeli kiedyś zdecydujemy się na zmianę. Z bardziej prozaicznych kwestii koniecznie dopytać się trzeba o to czy wymagana jest opłata aktywacyjna, jaka jest ilość rekruterów, którzy mogą mieć dostęp do systemu i procesów rekrutacyjnych, które mogą być aktywne oraz o czasie trwania umowy i czy można ją rozwiązać.

Oczywiście te parametry zależą od ceny, jednak i tego się nie bójcie. Choć kwoty systemów bardzo się od siebie różnią, jednak może być to nawet miesięczny koszt od 100 złotych dla bardzo małych firm! Dla średnich ceny to około 400 – 1000 złotych, dla większych od 1000… chyba limitów nie ma, bo z ceną katalogową 2 000 euro również się spotkałam. W tym momencie warto skonfrontować swoje potrzeby z budżetem, ale jeszcze raz podkreślę, żeby zacząć od tej pierwszej kwestii, również dlatego, że część cen można negocjować. 

10. Test

Ostatnią, ale chyba najważniejszą kwestią jest weryfikacja czy system faktycznie działa sprawnie. Ogromne możliwości i prędkość systemu mogą pokazywać się na testach, ale jakimś cudem u nas w firmie czy w domu po prostu nie wykorzystują swojej możliwości i trzeba korzystać z przymusowych przerw na załadowanie się systemu. Fantastyczne funkcjonalności podpowiedzi i sztucznej inteligencji mogą zostać wyśmiane przez specjalistów z tej dziedziny, łatwości integracji systemu z zakładką kariera, może skończyć się połową dnia przy komputerze z administratorem. 

Nie zrozumcie mnie źle, nie chodzi o to, że sprzedawcy kłamią. Mam taką teorię, że systemy komputerowe często wyczuwają swoimi elektronicznymi nosami strach osoby nietechnicznej i postanawiają wykrzaczyć się właśnie u nas. Czasem oczywiście można wpaść na problemy, o których żaden sprzedawca nie powie, ale i o nich warto dowiedzieć się przed podpisaniem umowy. Dlatego przed decyzją o zakupie platformy, koniecznie zdecydujcie się na próbny dostęp, który może utwierdzić Was w przekonaniu lub odwieść od tego pomysłu.

Podsumowanie

Czy istnieje system idealny, bez wad, który spełni Wasze najgłębsze pragnienia i sprawi, że praca będzie marzeniem? Być może. To kwestia potrzeb i tego, czy dany ATS je spełnia. Najczęściej jednak, jeżeli podejmiecie świadomy wybór, w każdym znajdziecie po prostu niesamowitą pomoc w codziennej pracy. Oczywiście pewnym problemem jest fakt, że każdy system jest na początku trochę straszny i trochę niezrozumiały, a zmiana z jednego na drugi, musi jeszcze bardziej uwypuklać wady “tego nowego”. Dlatego konieczne jest przemyślenie, które funkcje są ważne i potrzebne, jaki zespół ma styl pracy. To pozwala wycisnąć niesamowite funkcjonalności, które obecnie są na rynku, jak cytrynę. Dobry system może być i na pewno będzie fantastycznym udogodnieniem.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.