Sprawna rekrutacja i onboarding – czy to możliwe? Poznaj, jak IC Project wspiera pracę rekrutera na każdym etapie

Wyobraź sobie sytuację: masz przed sobą zadanie zatrudnienia nowego pracownika do swojego 10-osobowego zespołu. Wydaje się, że nie jest to szczególnie trudne zadanie, prawda? Przecież to tylko jedno stanowisko, więc nie powinno być problemu. Jak wygląda rekrutacja i onboarding z IC Project?

Każdy, kto zajmował się rekrutacją, wie, jak łatwo można pogubić się wśród napływających aplikacji. Najpierw musisz przygotować i opublikować ogłoszenie na kilku portalach. Potem do Twojej skrzynki zaczynają spływać dziesiątki wiadomości. Musisz je wszystkie ręcznie przeglądać, sortować i cały czas pamiętać, jakie są oczekiwania właśnie w tej rekrutacji. To może być przytłaczające. Zwłaszcza gdy kandydatów jest wielu, a terminy gonią. Proces rekrutacyjny może szybko przekształcić się w skomplikowane przedsięwzięcie, które wymaga dokładnego planowania, analizy, i – co najważniejsze – koordynacji działań wielu osób.

Zauważasz wtedy, że proces rekrutacji to skomplikowany system, który obejmuje komunikację z kandydatami, zarządzanie danymi, a także integrowanie nowych pracowników w firmie. Narzędzie, które potrafi połączyć te wszystkie elementy w spójną całość, staje się nieocenionym sojusznikiem. W tym artykule polecimy Ci program, który usprawni Twój następny proces rekrutacyjny.

Rekrutacja i onboarding z IC Project

Zapewne znasz Asanę, Trello czy Nozbe, może korzystasz z Jiry lub testowałeś Monday.com. A czy słyszałeś o IC Project? To aplikacja kieleckiego startupu, która łączy intuicyjność z pełną funkcjonalnością, oferując wszystko, czego potrzebujesz do efektywnego zarządzania zadaniami i projektami w jednym miejscu. W tym artykule pokażemy, jak może wpłynąć na prowadzone przez Ciebie rekrutacje.

Niezależnie, czy pracujesz w niewielkiej firmie, w której sporadycznie prowadzisz rekrutację na wakat, gdy Twoi pracownicy są przytłoczeni nadmiarem dodatkowej pracy, czy może pracujesz w dziale HR i takie rekrutacje zdarzają Ci się częściej, IC Project to narzędzie, które pozwoli Ci zarządzać tym procesem od A do Z, minimalizując ryzyko i usprawniając każdy jego element.

Każda rekrutacja składa się z kilku ważnych etapów: 

• procesu pozyskiwania pracowników, 
• rekrutacji,
• wdrożenia nowej osoby. 

W IC Project możesz skorzystać z gotowych szablonów do wszystkich tych etapów, by już nic Ci nie umknęło. Wystarczy wybrać odpowiedni szablon, a wszystkie niezbędne kroki związane z wprowadzeniem nowego pracownika do firmy są już przygotowane. Jeśli jednak potrzebujesz dostosować proces do specyfiki swojej organizacji, masz pełną swobodę. Możesz edytować szablon, nadpisać go i zapisać jako własny. Dzięki temu, wszystko staje się zautomatyzowane, a czas poświęcony na ręczne przygotowywanie planów onboardingowych czy komunikacyjnych ulega znacznemu skróceniu.

Pozyskiwanie pracownika

Problem z oceną kandydatów

Często bywa tak, że praca rekrutera zamienia się w walkę z czasem i ogromną liczbą obowiązków. Wtedy właśnie pomocne będzie narzędzie, które może zebrać wszystkie dokumenty i procesy w jednym miejscu. A tak właśnie jest w IC Project! Dzięki temu nie musisz już przeszukiwać skrzynek pocztowych – wszystkie dokumenty masz pod ręką, a proces staje się bardziej przejrzysty. Każde CV trafia do systemu, gdzie zostaje przypisane do odpowiedniej kategorii. To Ty decydujesz, jak chcesz je grupować: według etapu rekrutacji, systemu poleceń lub kandydatury, co do których nie ma jeszcze rozstrzygnięcia. Ponadto wbudowany moduł CRM pozwala zarządzać bazą kandydatów, śledzić postępy rekrutacji i analizować efektywność poszczególnych kanałów rekrutacyjnych. W IC Project masz pełną kontrolę nad tym, na jakim etapie jest każda aplikacja, co znacznie ułatwia śledzenie postępów.

Przyjrzyjmy się bliżej przykładowej sytuacji. Powiedzmy, że poszukujesz specjalisty ds. marketingu, który dołączy do Twojego zespołu. Każdy kandydat ma inną historię, różne doświadczenia i kompetencje. Przy takiej różnorodności ważne jest, aby szybko i sprawnie porównać aplikacje. Dzięki IC Project możesz skorzystać z etykiet, które pomogą Ci w sortowaniu zgłoszeń kandydatów według określonych kryteriów. Oprogramowanie umożliwia również dodawanie notatek i checklist, które pozwolą szybko zorientować się, które aplikacje warto rozważyć, a które nie spełniają wymagań.

Trudności z koordynacją zespołu rekrutacyjnego

W małych firmach każdy jest zajęty swoimi zadaniami, a organizacja spotkań i rozmów kwalifikacyjnych może być trudna. Często zdarza się, że ktoś zapomina o zaplanowanym spotkaniu, albo nagle okazuje się, że osoba odpowiedzialna za rekrutację ma inne priorytety. To wszystko prowadzi do opóźnień i frustracji – zarówno wśród rekruterów, jak i kandydatów.

W IC Project jest dostępny kalendarz zespołowy, który umożliwia zintegrowanie wielu czynności przypisanych do konkretnego czasu: wydarzeń, zadań i nieobecności. Dzięki temu rozwiązaniu możesz łatwo zaplanować spotkania, a każdy członek zespołu otrzyma przypomnienie. Dodatkowo wszyscy mają dostęp do informacji o kandydatach, co pozwala na lepsze zrozumienie kontekstu każdej rekrutacji i uniknięcie nieporozumień. Wdrożenie IC Project sprawia, że organizacja tego procesu staje się bardziej efektywna i przejrzysta, a wszyscy zaangażowani w proces mają pełny wgląd w aktualny status każdego etapu rekrutacji.

Komunikacja, która nie zawodzi

Komunikacja podczas rekrutacji bywa chaotyczna. Czasem odpowiedzi kandydatów znikają w gąszczu e-maili, a inne giną gdzieś w procesie. Kandydaci oczekują szybkiego i przejrzystego przepływu informacji, a brak odpowiedzi na czas może zniechęcić potencjalnie wartościowe osoby do współpracy.

IC Project pozwala na uporządkowanie procesu rekrutacji, zapewniając pełną przejrzystość. Możesz łatwo monitorować, na jakim etapie jest każda rekrutacja, a także mieć szybki dostęp do wszystkich opinii i notatek w jednym miejscu. Automatyzacja powiadomień zapewnia, że zawsze będziesz pamiętać o kolejnych krokach, np. przesłaniu feedbacku po rozmowie kwalifikacyjnej. Wszystko to przekłada się na płynniejszy proces rekrutacyjny i lepsze zarządzanie informacjami bez konieczności ręcznego śledzenia komunikacji.

Onboarding – wyzwanie dla każdego rekrutera

Gdy już znajdziesz idealnego kandydata, kolejnym krokiem jest onboarding. To proces, który wymaga nie tylko dobrze zorganizowanej komunikacji, ale także dostępu do odpowiednich materiałów i informacji. Wprowadzenie nowej osoby do zespołu bywa wyzwaniem, szczególnie gdy brakuje czasu na indywidualne szkolenia i wdrożenia. W małych firmach często brakuje zasobów i czasu na przygotowanie nowego pracownika do jego roli. IC Project ułatwia zarządzanie tym procesem, oferując narzędzia, które pomogą w zaplanowaniu każdego etapu. 

Dzięki modułom zarządzania zadaniami i projektami możesz z wyprzedzeniem przygotować plan onboardingu. Ten krok po kroku wprowadzi nowego pracownika w firmową rzeczywistość. To wszystko sprawia, że nowy pracownik szybciej odnajduje się w firmie, a Ty masz pewność, że nic nie zostało pominięte. 

Bardzo pomocna tutaj jest też integracja z firmowym Wiki. Wszelkie dokumenty, procedury, a nawet filmy instruktażowe mogą być zebrane w jednym miejscu, co umożliwia samodzielne zapoznanie się z materiałami. Nowy pracownik ma dostęp do wszystkich niezbędnych materiałów od pierwszego dnia pracy, a system przypomina o kolejnych etapach wprowadzenia. 

A co jeśli pracownik będzie miał pytania? IC Project to platforma do współpracy zespołowej. Dzięki wbudowanemu komunikatorowi wszelkie pytania i wątpliwości mogą pojawić się od razu na wątkach tematycznych lub przy konkretnych zadaniach.

Wiele firm, które wdrożyły IC Project, odnotowało znaczne usprawnienie procesów rekrutacyjnych i onboardingu. Jedną z kluczowych korzyści IC Project jest wbudowany komunikator, który eliminuje potrzebę korzystania z zewnętrznych narzędzi do komunikacji. Dzięki temu wszystkie wiadomości, zadania i informacje są zebrane w jednym miejscu, co znacznie ułatwia przepływ informacji w zespole. Rekruterzy i menedżerowie mogą szybko skontaktować się z nowym pracownikiem, zadać pytania czy przekazać istotne instrukcje, bez konieczności przełączania się między różnymi platformami. To nie tylko upraszcza komunikację, ale też oszczędza czas, który normalnie byłby tracony na zbieranie informacji z różnych źródeł. 

Zarządzanie pracą nowego pracownika

Zależy Ci pewnie też na tym, żeby nowozatrudniona osoba szybko wdrożyła się w swoje obowiązki i skutecznie współpracowała z resztą zespołu. W przypadku specjalistów, którzy często pracują na projektach, ważne jest, aby od początku mieli jasno określone zadania i priorytety.

W IC Project dzięki swoim modułom do zarządzania projektami i zadaniami można przypisywać zadania nowemu pracownikowi oraz monitorować jego postępy i czas pracy nad poszczególnymi zadaniami. System automatycznie przypomina o terminach, a Ty masz pełen wgląd w to, jak nowa osoba radzi sobie z powierzonymi obowiązkami. Wbudowany komunikator pozwala też uczestniczyć w rozmowach i wymianie informacji, co ułatwia integrację nowego członka zespołu z resztą firmy.

Rekrutacja i onboarding z IC Project – podsumowanie

Rekrutacja i onboarding to procesy pełne wyzwań, zwłaszcza w małych firmach, gdzie zasoby są ograniczone, a czas cenny. IC Project to polskie narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga zorganizować i usprawnić każdy etap – od zarządzania aplikacjami kandydatów, przez koordynację zespołu, aż po onboarding i zarządzanie pracą nowych pracowników. Dzięki temu, że wszystkie funkcje są zintegrowane, masz pewność, że procesy będą przebiegać sprawnie i efektywnie. To nieocenione wsparcie dla każdego rekrutera, który chce mieć wszystko pod kontrolą i zapewnić swoim kandydatom oraz nowym pracownikom najlepsze doświadczenia. Nadal się wahasz? System można przetestować całkowicie za darmo. A to pozwala na pełną ocenę jego funkcjonalności przed podjęciem decyzji o wdrożeniu. Sprawdź, jak działa rekrutacja i onboarding z IC Project.

Oferty pracy z