HRakterna środa – zdalny onboarding

Pełna praca zdalna, którą powszechnie wdrożono tam, gdzie pojawiła się taka możliwość, wykreowała przed organizacjami wiele wyzwań. Jednym z nich jest zdalny onboarding. Kandydat przyjął ofertę? Wymieniliśmy się za pomocą kuriera umowami i NDA-kami? Super! Tylko jak teraz sprawić, żeby nowa osoba poczuła się częścią firmy i zespołu, skoro zespołu fizycznie nie ma na miejscu? 

Paulina Leja. HR-owiec z wyboru, prawnik z wykształcenia, szkoleniowiec w NGO z sentymentu, a od niedawna również blogerka. Rozwija się w tematach employer brandingu, rekrutacji, doświadczeń pracowników i zarządzania zasobami ludzkimi, spełniając się w codziennej pracy w NeuroSYS, a także publikując artykuły w ramach HRakternej środy. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć i właśnie tę misję nieustannie realizuje.

Oczywiście są organizacje, które pracują w pełni zdalnie i dla których takie rozwiązania są nie dość, że standardem, to dopracowanym standardem. Jednak dla wielu z nas to sytuacja nietypowa i ten temat trzeba ugryźć niejako na nowo. O wdrożeniu na miejscu pisałam w artykule “Jak zaplanować pierwszy dzień pracy?”. Dzisiaj dzielę się swoimi radami, jak się do tego zabrać zdalnie.

1. Rób listę!

Część z nas jest zmuszona wprowadzać zdalny onboarding w szybkim tempie, bez możliwości długich i rzetelnych przygotowań. Żeby żaden istotny element dotychczasowego onboardingu nie został pominięty – zacznij od przygotowania check-listy. Odpowiedz za jej pomocą na jedno bardzo ważne pytanie: co koniecznie chcesz i musisz przekazać nowemu pracownikowi? Wypisz również wszystkie informacje i zagadnienia, które chcesz poruszyć z kandydatem w taki sposób, żeby pracę zaczął wyposażony w pełen pakiet wiedzy.

2. Wybierz narzędzie

Zdalny onboarding wymaga narzędzi. Oczywiście najlepsze rozwiązania to te, które są dobrze dobrane do potrzeb. Trzeba się zastanowić, czy zależy nam na narzędziu do zdalnej komunikacji, przesyłania dokumentów, a może nawet szkoleń e-learningowych czy grywalizacji (choć dwa ostatnie rozwiązania ciężko jest sensownie wdrożyć w jeden dzień).

Pomocny może być: 

• G Suite, w szczególności Google Meets, kalendarz, Dysk, 
• Microsoft Teams (ostatnio ma chyba największe problemy z wydajnością, ze znanych przeze mnie narzędzi),
• Facebook dla firm,
• Do komunikacji zdalnej: Zoom, Clickmeeting, Skype. 

Oczywiście do tego warto dołączyć wszelkiego rodzaju intranety i wewnętrzne zbiory wiedzy (np. Confluence czy Google Suite, handbooki) oraz platformy do komunikacji (typu Slack czy Mattermost). 

3. Co ze sprzętem? 

Kwestię sprzętu można rozwiązać na dwa sposoby: wysyłając go do nowego pracownika kurierem lub umówić się z nim, by rozpoczął pracę na swoim komputerze, jeśli jesteśmy pewni, że posiada on odpowiednie zabezpieczenia. 

Ta pierwsza opcja pozwala dostarczyć dodatkowe rzeczy, np. welcomepack lub ewentualnie zaległe dokumenty, których obrót może nastąpić już po zatrudnieniu. Ta druga opcja może zostać odebrana jako mniej profesjonalna, ale czasem, na przykład w przypadku pracy w firmie na komputerze stacjonarnym, może okazać się lepsza dla wszystkich.

4. Przygotuj plan

Nie chodzi tu o luźną listę zagadnień, a przekucie ich na konkretny harmonogram zadań, które pracownik otrzyma jeszcze przed pierwszym dniem (nie zapomnij uwzględnić w nim również przerwy na lunch)!

Ułożenie go jest kluczowym momentem, pozwoli na zaplanowanie spotkań z udziałem pozostałych pracowników i rozdzielenie ich zadań. Co powinno się znaleźć w takim harmonogramie? Przejdźmy zatem do kolejnych punktów!

5. Dzień dobry!

Pierwszy dzień dla nowego pracownika powinien bez dwóch zdań zacząć się telekonferencją – koniecznie z włączoną kamerką! Budowanie relacji z komputerem jest znacznie mniej efektywne, niż z drugą osobą. Moja propozycja to telekonferencja z osobą, która rekrutowała kandydata i z tą, która standardowo witałaby nową osobę w biurze – czyli na przykład Office Managerem. 

To osoby, które kandydat powinien kojarzyć i nie bać się do nich odezwać w razie gdyby pojawiły się trudności. 

Podczas tego spotkania warto omówić plan dnia lub następnych dni, powiedzieć tej osobie z kim będzie się spotykać i za pomocą jakiego narzędzia. Dzięki temu nowy pracownik będzie gotowy na to, co go czeka. Koniecznie trzeba zachęcić go do kontaktu w ten i kolejne dni, ponieważ podczas pracy zdalnej komunikacja jest tym aspektem, na który jeszcze bardziej niż zwykle trzeba kłaść nacisk.

6. IT Support

Wszyscy dobrze wiemy, że drukarki wyczuwają, kiedy człowiek się spieszy. 

Również inne sprzęty mogą tak mieć i tylko wspaniały magik może je odczarować.
Dlatego kolejny krok podczas agendy to telekonferencja (i znowu – kamerka włączona!), z IT Supporem, który okiełzna systemy, sprzęty, narzędzia i uchroni nowego pracownika od pierwszego dnia pełnego frustracji “bo nie działa”. 

Dołączenie do wewnętrznych narzędzi komunikacji to najpóźniejszy moment, w którym trzeba poinformować wszystkich pracowników o tym, że na pokładzie pojawił się nowy kolega czy koleżanka.

Ta kolejność zakłada oczywiście, że komputer bez problemu się uruchomił i pozwolił na zainstalowanie narzędzia do powitalnej telekonferencji. Jeżeli z tym mogą pojawić się problemy, to lepiej zamienić kolejność spotkań. 

7. O firmie

Kiedy komputer śmiga bez zastrzeżeń, warto zadbać o to, żeby przekazać pracownikowi rozszerzony pakiet informacji o firmie. To doskonały moment na opowiedzenie o kulturze, misji i wizji, politykach i zasadach. To dobry czas na szkolenia, spotkania, e-learning, video czy artykuły.

Oczywiście nie musi to być podczas jednego spotkania ani z jedną osobą. Warto zaangażować tu osoby z tzw. “top level management” lub C-level, żeby opowiedziały o swoim postrzeganiu organizacji. Zapoznanie się z celem firmy z pewnością pozwoli lepiej ją zrozumieć i poczuć się jej częścią. 

W tym punkcie de facto nic się nie zmienia względem standardowego wdrożenia, oprócz tego, że spotkania powinny odbywać się z włączeniem kamerki – żeby nowy pracownik wyszedł z pierwszego dnia z poczuciem, że zna już trochę nowych osób. 

8. Narzędzia

Dostępy to nie wszystko, trzeba się po wybranych narzędziach swobodnie poruszać. Zarówno te oczywiste (jak wewnętrzny komunikator) i te mniej (jak system urlopowy czy do rejestracji czasu pracy) wymagają zwykle kilku słów komentarza. Najlepiej zrobić to podczas telekonferencji, na dzielonym ekranie. Osoby wdrażane zdalnie nie będą przecież miały okazji podejść i zapytać, więc to spotkanie powinno być przeprowadzone przez kogoś, kto zawsze chętnie odpowie na nurtujące pytania.

9. Czas na przełożonego

Kolejny krok? Spotkanie z przełożonym (tak, tak – z włączoną kamerką!). Powinien on zająć się wdrożeniem w projekty i zadania. To czas na nakreślenie mniejszych celów i ustalenie planu działania na najbliższy czas. Taka telekonferencja powinna być dopiero pierwszym z wielu kontaktów takiej osoby z przełożonym, który powinien w ten sposób regularnie kontaktować się z pracownikiem. 

10. Poznaj zespół!

Pierwszy dzień i dni powinny być szczególnie miłe i przyjemne, więc kolejnym krokiem powinna być zbiorowa konferencja – z całym zespołem! A jeżeli jest częścią większego działu, to ze wszystkimi ekipami po kolei. 

Choć większość z nas nie lubi pytań z serii “o sobie” i chyba nie da się uniknąć zwyczajowych aluzji do spotkań AA, to takie spotkania z pewnością są wartościowe z punktu widzenia nowej osoby. Pomagają one wyczuć atmosferę, zapamiętać twarze, poznać sposób wypowiadania się i mimikę poszczególnych osób, które w przyszłości być może będą chętniej odpowiadać za pomocą komunikatora lub telefonu. Później unikniemy krępujących sytuacji w biurze, kiedy nowy pracownik nie pozna nikogo, z kim rozmawiał od jakiegoś czasu. 

Co dalej? 

Seria takich spotkań powinna stanowić możliwość poznania wielu nowych osób i zorientowania się nieco w tym, jaka nasza firma jest, jak funkcjonuje i czego się oczekuje w niej od nowej osoby. Kluczowe jest również, żeby w kolejne dni dokładnie wiedziała nad czym ma pracować i czym się zająć. 

Dobrym gestem jest przedstawienie już w tym momencie buddy’ego (o tym jak go wprowadzić pisałam w artykule “Time for buddy!”), czyli osoby, której zadaniem jest odpowiadać na wszelkie wątpliwości i niejasności – obok osób z HR-u i przełożonego. Tak szeroko zakrojone wsparcie pozwoli lepiej odnaleźć się w nowej rzeczywistości.

W dniu oddawania tego artykułu do zamieszczenia na blogu, tekst z tej samej tematyki został opublikowany przez znaną i cenioną Maję Gojtowską w na jej blogu. Oczywiście jak najbardziej zgadzam się z przedstawionymi tam tezami, toteż zachęcam do zapoznania się.

Na koniec już warto przypomnieć, że procesy wdrażane na szybko i w nietypowych warunkach mogą nie być idealne, ale obecna nadzwyczajna sytuacja dotyczy w mniejszym lub większym stopniu nas wszystkich. Dlatego komunikuj, komunikuj i jeszcze raz komunikuj – nowi pracownicy będą na pewno dużo bardziej wyrozumiali. Powodzenia!

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.