HRakterna Środa – dekalog zdalnego pracownika

Obecna pandemia koronowirusa to delikatny i trudny temat. Nie da się ukryć, że często dobre rady i informacje osiągają skutek odwrotny od zamierzonego, powodując dezinformacje i panikę. Z drugiej strony w obecnej sytuacji na całym świecie – trudno jest go pominąć i mówić o czymś innym.

Paulina Leja. HR-owiec z wyboru, prawnik z wykształcenia, szkoleniowiec w NGO z sentymentu, a od niedawna również blogerka. Rozwija się w tematach employer brandingu, rekrutacji, doświadczeń pracowników i zarządzania zasobami ludzkimi, spełniając się w codziennej pracy w NeuroSYS, a także publikując artykuły w ramach HRakternej środy. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć i właśnie tę misję nieustannie realizuje.

Dlatego dziś chciałabym poruszyć temat na kanwie powszechnych zaleceń sugerujących w miarę możliwości do pozostania w domu zgodnie z ruchem w social media #zostańwdomu. Wielu pracodawców dostosowało się do tych tych zaleceń i wprowadziła możliwość 100% pracy zdalnej. Niezależnie czy jest to zwiększenie tygodniowego wymiaru, czy pierwsze podejście do tego typu pracy – warto przygotować się do tej zmiany organizacyjnej. Zwłaszcza że to HR-owiec powinien pomóc pracownikom wdrożyć się w to rozwiązanie. 

Dlatego zachęcam do wdrożenia poniższych, proponowanych przeze mnie 10 podstawowych zasad pracy zdalnej! 

1. Ustal plan działania z domownikami 

Źródło. 

Przebywanie w domu w 100% to najczęściej wyjątkowa sytuacja i dlatego trzeba zacząć od rozmów z domownikami. Warto nakreślić im:

• jakie warunki są Ci niezbędne do pracy i gdzie zamierzasz pracować,
• w jakich godzinach będziesz wykonywać obowiązki,
• czy i kiedy można przyjść “poprzeszkadzać”, czyli kiedy i jakie przerwy są przewidywane podczas pracy,
• jakie będą skutki, jeżeli nie uda Ci się skupić.

Nie bój się powiedzieć również, co Cię niepokoi – bliscy powinni wówczas postarać się wyjść temu naprzeciw i dołożyć dodatkowych starań, żeby wszystko się udało. 

Największym wyzwaniem jest praca z małymi dziećmi – tu trzeba wykazać się nie lada kreatywnością, a czasami konsekwencją w działaniu. Z kolei w social mediach na różnych profilach można znaleźć wiele inspiracji, jak pogodzić konieczność pracy zdalnej z dziecięcymi oczekiwaniami – np. na grupie “HR HR-owi HR-em” na Facebooku, specjaliści dzielili się linkiem do strony proponującej 30 pomysłów na zabawę z dzieckiem w domu i umieszczona została taka plansza:

Oczywiście dużo zależeć będzie od charakteru dziecka i te bardziej wymagające pociechy z pewnością wydłużą nam dzień pracy, być może nawet do wieczora, kiedy już pójdą spać (jeżeli charakter pracy na to pozwala). Albo niejednokrotnie tak naprawdę skupić się na swojej pracy będzie można, kiedy maluch zaśnie. Taką sytuację warto uzgodnić z pracodawcą, który w obecnej sytuacji powinien wykazać się empatią. 

Nie można jednak oczekiwać, żeby szef czytał nam w myślach, dlatego w takiej sytuacji – nie zapominajcie o komunikowaniu swojej sytuacji, potrzeb i propozycji rozwiązań! Dzięki temu unikniecie podejrzeń, że nie wykonuje się rzetelnie swojej pracy. 

2. Przygotuj stanowisko pracy

Należę do osób, które regularnie, raz w tygodniu, starają się korzystać z możliwości pracy zdalnej. W te dni niezwykle chwalę sobie możliwość (z której czasem korzystam) pracy w piżamie i z łóżka – choć specjaliści od pracy zdalnej pewnie by mnie za to zwymyślali (podobno tak nie można, ale i tak dużo osób to robi). 

W obecnym przypadku dłuższej pracy zdalnej należy natomiast podejść do tematu rozsądnie i faktycznie przygotować odpowiednie stanowisko, a wszystko po to, żeby nie nabawić się bólu pleców, karku i ramion, a także uniknąć dekoncentracji. Porządne stanowisko pracy, to podstawa, żeby dolegliwości nie pokonały największego pracusia. 

Oznacza to odpowiednie ustawienie stołu i krzesła względem światła, usunięcie “rozpraszaczy”, uporządkowanie przestrzeni i przygotowanie niezbędnych narzędzi do pracy. 

Jeżeli Wasze domowe krzesła nie są stworzone do całodziennej pracy – rozważcie położenie laptopa lub monitora, klawiatury i myszki na kartonie lub książkach – tak, żeby czasami spróbować popracować na stojąco. Pozwoli to zmienić pozycję i da wytchnąć kręgosłupowi. 

Home-made standing deski. Źródło.

3. Zacznij dobrze dzień 

Pamiętaj, żeby przed rozpoczęciem pracy zjeść porządne śniadanie i odbyć zwyczajową poranną toaletę. Zaplanuj ten czas, koniecznie jeszcze przed włączeniem komputera. Inaczej będąc głodnym, tęsknie wypatrujac na zegar, oczami zlepionymi śpiochami można pożegnać się z produktywnym dniem. Będąc oszołomionym snem, poranne chwile zamienią się w nieefektywne godziny, podczas których lista zadań się nie skróci.

To doprowadza nas do drugiego aspektu dobrego startu dnia – zacznij od planowania. 

Bez impulsu ze strony współpracowników, boardu z zadaniami czy przełożonego, można wpaść w złudne przekonanie, że w sumie to nie ma się nic do roboty. Albo że się ma, ale można to zrobić “za chwilę”. 

Rzetelnie przygotowana lista zadań, która określa priorytety oraz efektywny harmonogram działania to podstawa tego, żeby bez zbędnej zwłoki zabrać się do pracy. Warto podzielić się nimi z przełożonym, a być może całym zespołem. 

4. Trzymaj się wyznaczonych godzin pracy

Oczywiście w pracy są niejednokrotnie sytuacje, kiedy trzeba zostać chwilę dłużej i coś dokończyć albo na chwilę wyskoczyć z pracy i po powrocie “wyrobić” normę – są to jednak sytuacje sporadyczne (a przynajmniej powinny być) i raczej to nie zmienia się, niezależnie od tego, czy pracuje się zdalnie czy na miejscu.

Będąc w domu nie mamy motywacji, żeby wyjść i zdążyć na autobus, a nikt nie zerknie na zegarek, kiedy będziemy “wychodzić” z naszego domowego biura chwilę wcześniej. 

Dlatego motywacja, do trzymania się wyznaczonych godzin może spaść. Szczególnie, jeśli nie możemy nigdzie wyjść, spotkać się ze znajomymi, spędzanie czasu przed komputerem i realizacja zadań zawodowych wydaje się być atrakcyjną alternatywą (szczególnie dla tych, którzy lubią swoją pracę). 

Dlatego warto rejestrować swój czas pracy, który w normalnym trybie z jednej strony umożliwia pracodawcy wgląd w czas działania opłacanego przez niego pracownika, ale również (i może przede wszystkim) z drugiej strony służy pracownikowi, żeby nie przesiadywał długich godzin w pracy oraz rejestrował w razie potrzeby konieczne nadgodzin. 

Żeby mieć możliwość trackowania czasu należy unikać zajmowania się kwestiami prywatnymi w czasie pracy, kosztem jego wydłużenia. 

Oczywiście w sytuacji pracy zdalnej komputer z internetem staje się narzędziem codzienności – zarówno w odniesieniu do wykonywania swojej pracy, jak i sposobem na kontakt ze światem. Realizowane hobby, pasji czy odpoczynku przed ekranem, z pracą może jednak doprowadzić do ogólnego przemęczenia organizmu, problemów ze wzrokiem, spadku motywacji i po kilku dniach będziemy czuli ogólną niechęć do wykonywania obowiązków, a może nawet że “zaraz zwariujemy w tym domu”.

Podkreślić należy, że (zwyczajowo) 8-godzinna praca zdalna to nie czas prac domowych. 1,5 h zajęło Ci sprzątanie i odkurzanie, ale firmowy komunikator i e-mail był włączony, tak więc możesz odjąć sobie te 1,5 h od 8 godzinnej ewidencji czasu pracy? Otóż nie – to nie był czas przeznaczony na pracę. Natomiast jeśli pozwolisz sobie na prace domowe, to – o ile nie było to wcześniej zaplanowane – możesz skończyć z poczuciem, że Twoja praca trwała 9,5 godziny, więc zmęczenie może sięgnąć zenitu, a doba “optycznie” się skurczy. 

Podkreślę więc to jeszcze raz – szczególnie na pracy zdalnej, planowanie przerw i ustalenie harmonogramu dnia jest konieczne, żeby uczciwie wykonać obowiązki, a także nie wpaść w wir “ciągłego pracowania”. 

Paradoksalnie 100% pracy zdalnej może też być ciekawym doświadczeniem i pomóc osobom nauczyć się relaksować i odpoczywać w domu. Sprzątanie i gotowanie kiedyś trzeba skończyć, a będąc skazanym na przesiadywanie w domu trzeba odkryć jak lubi się spędzać czas. 

Do tego jednak trzeba postawić jasną granicę między pracą, a kwestiami prywatnym.

5. Rób przerwy 

Czy w biurze siedzisz bite 8 godzin przy biurku nie wstając nigdzie i nie robiąc sobie żadnej przerwy? Jasne, zdarza się, ale co do zasady – raczej nie. Dlatego nie obwiniaj się, jeśli idziesz do kuchni zjeść jogurt czy zaparzyć herbatę. Człowiek do produktywnej pracy potrzebuje czasu na regenerację! Najczęściej w najbliższej mojemu sercu branży IT pracodawcy ufają, że pracownicy wiedzą, kiedy muszą zrobić sobie przerwę, ile ma ona trwać i jaki jest najlepszy sposób na nabranie sił i ponowne skupienie. 

Pracę zdalną należy mierzyć tą samą miarą. Czy zdarza się “normalnie” w trakcie pracy, że obejrzysz śmieszny filmik na youtube, podesłany na firmowy kanał z żartami? Więc na pracy zdalnej obejrzenie podesłanego przez znajomego mema nie powinno stanowić problemu, ale już jeden (bardzo krótki!) odcinek serialu – niekoniecznie! 

Dlatego jeśli zastanawiasz się, na ile możesz sobie pozwolić podczas pracy zdalnej – mam dla Ciebie najprostszy test na świecie – jeśli chcesz zrobić COŚ, to zadaj sobie pytanie, czy swobodnie i bez tłumaczenia zrobił(a)byś to w biurze lub ewentualnie czy poświęcił(a)byś na to tyle samo czasu (rezygnując z innych sposobów spędzania czasu) zarówno będąc w biurze, jak i w domu? Przykład? 

Po zaparzeniu herbaty, żeby rozprostować nogi – jasne, że możesz wrzucić przygotowane do prania ubrania z kosza do pralki, ale nie poświęcaj wtedy czasu na rozmowy (nawet zdalne) z koleżanką czy kolegą. 

Świetnym rozwiązaniem są też krótkie ćwiczenia fizyczne. W biurze często nie ma przestrzeni, żeby w dresie powymachiwać kończynami, a w domu możesz co jakiś czas wstać, zrobić na przykład 20 pajacyków przy otwartym oknie i wznowić pracę. Home office to idealna okoliczność, żeby w ten sposób dotlenić mózg i przyspieszyć ponowne skupienie. 

6. Zaplanuj posiłki 

Możliwość zjedzenia świeżo przygotowanego posiłku na obiad (a nie odgrzanego w mikrofalówce), który beztrosko bulgocze sobie w kuchni podczas, gdy my pracujemy może dla części z nas wydawać się świetną opcją. Natomiast przygotowanie czasochłonnej trzydaniowej uczty, zakończonej sufletem czekoladowym a’la masterchef czy nawet lepienie pierogów w czasie pracy może nie być najlepszym rozwiązaniem. 

Jeżeli jesteś fanem lub fanką szybkich i niewymagających posiłków – np. typu one-pot albo obierasz ziemniaki, które się gotują, a do tego dorzucasz z lodówki kapustę kiszoną i odgrzany, wcześniej przygotowany kotlet – możesz na chwilę pożegnać się z mikrofalówką. 

Natomiast trzeba podkreślić, że w realiach pracy zdalnej ciężko całkiem pożegnać się z nieprzygotowywaniem posiłków wcześniej więc zachęcam do planowania ich w przeddzień dnia pracy. Nie mówię, że nie jest to możliwe gotowanie (można wcześniej zamarynować jedzenie, a w dniu pracy wrzucać je do piekarnika czy udusić). Trzeba jednak wszystko wcześniej ustalić strategię, tak żeby przygotowywanie i jedzenie nie zajęło więcej, niż wyznaczona w firmie przerwa obiadowa. 

Podobnie rzecz się ma z przekąskami. Wielu moich znajomych narzeka, że czas spędzony w domu wiąże się z podjadaniem, skutkującym dodatkowymi kilogramami. Osoby, które mają problemy w tym zakresie z samodyscypliną, powinny przygotować sobie i zapakować jedzenie – jak do pracy. To ułatwi naszej “woli” pozostać “silną wolą” i zadbać o regularność i zdrowie. Nie zapomnij również pić dużo wody!

7. Ustal zasady komunikacji z zespołem

Wspólne internetowe czaty lub podobne platformy komunikacyjne należą już raczej do standardu, jednak z okazji 100% pracy zdalnej warto lekko przeorganizować zasady komunikacji.

Oczywiście powinny być one zawsze dopasowane do potrzeb danego teamu – wprowadzone dobrowolnie, za zgodą członków zespołu i wspólną obietnicą korzystania z nich (a wcześniejszym upewnieniem się, że każdy potrafi z nich korzystać). Nawet darmowe aplikacje, takie jak Messenger, WhatsApp, Google Hangouts, Microsoft Teams oraz Slack z pewnością pomogą w codziennym zdalnym teamworku podczas home office.

Ze swojej strony sugeruję kilka rozwiązań, które mogą (ale nie muszą) okazać się pomocne:

• kiedy rozpoczynasz i kończysz pracę, poinformuj o tym wszystkich – to da świadomość wszystkim współpracownikom, w jakich godzinach mogą Cię “łapać” i omawiać istotne kwestie,
• informuj współpracowników, jeżeli zamierzasz zająć się zadaniem, które wymaga Twojej pełnej koncentracji i uwagi, co wiąże się z brakiem dostępności na komunikatorze i innych łączach. Daj znać, w jakim czasie będziesz realizować zadanie – to sprawi, że nikt nie powinien Ci przeszkadzać, ale i nie będzie mieć pretensji, że nie odpowiadasz od razu,
• w pozostałym czasie ustalcie maksymalny czas na odpowiedź – poza ustalonymi wyjątkami. Dzięki temu każdy będzie wiedział, co ile ma sprawdzić komunikator, a nikt nie będzie nadmiernie blokowany czyjąś niedostępnością,
• ustalcie metody szybkiego kontaktu – na wypadek jeśli “coś ważnego się będzie dziać”,
• wprowadźcie jasny podział poszczególnych spraw do konkretnych kanałów komunikacyjnych: na przykład na te sprawy, które muszą znaleźć się na mailu oraz na te, które można zostawić na komunikatorze.

Takich zasad można mnożyć, z pewnością każdy zespół będzie uczył się na własnych błędach, ale tych kilka podstawowych może uchronić, przed pierwszymi szumami komunikacyjnymi. Warto też z uwagi na obecnie wydłużającą się konieczność pracy zdalnej wspólnie budować świadomość wspierania się w tej sytuacji, w której się znaleźliście.

8. Bądź proaktywny/a 

Podczas pracy zdalnej w większym stopniu niż zwykle, trzeba postawić na proaktywność. Nie można bać się dzwonić do współpracowników, ustawiać wspólne spotkania online (nie rezygnujcie z umawiania się, tylko dlatego że pracujecie zdalnie!), jeśli trzeba coś omówić i warto się dopytywać o niejasne kwestie. 

Dobrym rozwiązaniem jest również podsyłanie podsumowań po wszelkich rozmowach i spotkaniach – dzięki temu szybko można zauważyć, jeżeli pojawiły się rozbieżne wersje wydarzeń. Pracując zdalnie z większą uwagą, niż podczas pracy w biurze trzeba wyjaśniać kwestie niejasne – drobne nieporozumienie może szybko urosnąć do rangi problemu właśnie przez trudności komunikacyjne. 

Dodatkowo, dokładniej niż zwykle komunikuj problemy, niespodziewane sytuacje nad którymi pracujesz, przedłużające się zadania. Da to poczucie zespołowi i szefowi/szefowej, że wiedzą co się u Ciebie dzieje. 

9. Raportuj przełożonemu 

Siedzenie w biurze nie chroni przed możliwością marnowania czasu przez nierzetelnych pracowników. Natomiast fakt, że można zajrzeć komuś w monitor, czy podejść i zapytać się czym się zajmuje daje w pewnym stopniu poczucie większej kontroli, niż pracowanie z zielonym symbolem przy zdjęciu milczącego avatara.

Dlatego codzienne przedstawienie planu i/lub podsumowania działań, które się podjęło każdego dnia, może w łatwy sposób utwierdzać przełożonego w poczuciu, że rzeczywiście realizuje się powierzone obowiązki i nie pozwoli na zarzuty czy podejrzenia, że dana osoba się leni. Nie jest to sposób kontroli, a narzędzie do budowania zaufania, dlatego zachęcam pracowników do wysyłania takich informacji. 

10. Bądź uczciwy 

Na koniec powiedzmy sobie to wprost – praca zdalna daje duże pole do nadużyć. Nie wiem czy w większym czy w mniejszym stopniu niż siedzenie w biurze, jednak historia zna przypadki osób, które poza biurem zupełnie nie mogły się skupić i jest ich więcej, niż odwrotnych. 

Wprowadzanie wyżej wymienionych zasad ma na celu ułatwienie pracy – nie mają one sensu, jeżeli ktoś jest nieuczciwy. Tu chciałabym się odwołać do naszej moralności – w końcu to pracodawcy dają gest zaufania w naszym kierunku, który spowodowany jest troską o zdrowie, życie nasze i naszych bliskich. Jest to moment do rezygnacji z wszelkich nadużyć i obecna sytuacja powinna mobilizować nas do wykonywania obowiązków jeszcze lepiej, ciesząc się, że nie jesteśmy w grupie tych, od których wymagane jest codzienne docieranie do biura, którym jest na przykład osiedlowy sklep, szpital, przychodnia, urząd, budynek straży pożarnej, policji itd. (znam wiele takich osób). 

Wszyscy obawiamy się następstw gospodarczych epidemii. Wspierajmy więc pracodawców jak możemy naszymi umiejętnościami, żebyśmy mogli wyjść z całej sytuacji – na każdej płaszczyźnie – obronną ręką. Nie jest tajemnicą, że pandemia już skutkuje recesją w światowej gospodarce oraz zahamowaniem wzrostu gospodarczego naszych krajów, więc miejmy świadomość, że wspólnie musimy dbać o to, żebyśmy przetrwali ten kryzys.

Mam nadzieję, że powyższe rady pozwolą Wam efektywniej poradzić sobie z wyzwaniami, jakie stawia praca zdalna. Pamiętajcie -– w przypadku pracowników umysłowych, to nadal Wasza praca, po prostu warunki się zmieniły.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.