HRakterna środa – Jak rozmawiać z zarządem o potrzebach?

To pytanie pewnie wielu z Was zadaje, kiedy nadchodzi czas na ogłoszenie zapotrzebowania na nowe komputery, wyjazd firmowy, ekspres do kawy czy na konieczność zatrudnienia nowych pracowników. Zgodzicie się ze mną, że czasem zgłaszanie zapotrzebowania, co równoznaczne jest z wydaniem firmowych pieniędzy, jest stresujące. Jak sprawić, by stało się normalną sprawą?

Nic dziwnego, że boimy się rozmawiać z przełożonymi o potrzebach, bo stres i lęk przed odrzuceniem, to naturalne ludzkie zachowanie. Mogę jednak wysnuć teorię, że w pewnym momencie prowadzenia działalności szef nie wie, czego brakuje w firmie. Istnieje również druga strona medalu, która mówi o tym, że potrzeby w firmie będą zawsze i każdy dobry szef czy zarząd mają obowiązek je zaspokajać. Jak rozmawiać o takich sprawach z szefostwem, żeby nie wypaść źle, dostać to czego się oczekuje albo ze zrozumieniem przyjąć odmowę? Rozłóżmy sprawę na czynniki pierwsze:

1. Przemyśl dokładnie o co chcesz poprosić

Strzelanie na oślep często kończy się fiaskiem. Dokładnie tak samo może być w przypadku proszenia szefa o zaspokojenie kolejnej potrzeby w firmie. Rzucane na szybko zapotrzebowanie bez sprawdzenia stanu rzeczy stawia Cię w pozycji niezorientowanego w temacie. Skoro jesteś odpowiedzialny za zgłaszanie potrzeb i dyskusję z zarządem, przygotuj się do tego. W telegraficznym skrócie, nie idź po jeden monitor, bo poprosi o niego jeden pracownik. Nie każda firma jest tak zorganizowana, że na maila ‘ineed@’ wysyłasz prośbę i za 2 dni dostajesz nowego laptopa czy podkładkę pod myszkę. Często zdarza się, że zakupy robione są raz w miesiącu, a decyzje o zaangażowaniu nowych pracowników podejmowane są kwartalnie.
Zapytaj wszystkich czego im trzeba, napisz o tym na chacie, przejdź się po firmie z kartką i spisz, czego potrzebują pracownicy.

Zbadaj więc środowisko i sprawdź, czy potrzeba rzeczywiście istnieje. Często wydaje nam się, że potrzebujemy szybko zorganizować szkolenie z bycia super, zatrudnić nową osobę czy kupić jakiś przedmiot codziennego użytku. Wspaniale, że myślimy o zespole i niesieniu bezgranicznej pomocy innym. Chcąc być jednak HRem dającym dobry przykład, który dba o interesy wszystkich w firmie z szefem włącznie, kierujmy się dobrem obu stron. Chcąc spełnić oczekiwania pracowników, warto sprawdzić stan rzeczy i rzeczywiste potrzeby. Zasypani mailami z aliasu ‘ineed@’, szukamy złotego środka.

Serce podpowiada, tak — nowy ekspres w miesiącu premii to doskonały plan, lecz rozum mówi — nie. Tak samo jest, kiedy w sezonie ogórkowym w rekrutacji, Wasz szef wymyśla plan na zatrudnienie nie z tej ziemi. Wy stajecie w obronie zespołu i jasno, używając sensownych argumentów, przesuwacie w czasie lub negocjujecie z zarządem zmiany w decyzjach. Jest to dobra praktyka, która stosowana w wielu kwestiach, przynosi miarodajne efekty. W oczach szefa stajecie się coraz bardziej kompetentni, pojawia się więcej zaufania i stajecie się osobą, na którą można liczyć. W oczach zespołu natomiast nabijacie sobie punktów, jako trzeźwo myślący, nie wchodzący w tyłek szefowi.

2. Przygotuj listę argumentów za i przeciw

Z czymkolwiek przychodzisz do zarządu, miej przygotowaną artylerię. Co nie oznacza, że ruszasz na wojnę. Dużo bardziej konstruktywna rozmowa wywodzi się zawsze z solidnej argumentacji. Co z tego, że powiesz ‘chcemy’, jak nie umiesz powiedzieć dlaczego. Jakie ma znaczenie, że musisz, skoro nie potrafisz stwierdzić, po co? Jeśli Twoja firma jest już dość duża, to pojęcie szefa na temat realnego zapotrzebowania, jest prawdopodobnie zerowe. Wynika to z innego zakresu jego pracy, a nie z ignorancji. Twoją rolą natomiast jest przedstawienie potrzeb na zakupy firmowe konkretnie, a nie ‘kupmy, bo potrzebujemy’. Warto przygotować się merytorycznie i swoją postawą dalekim być od nastolatka.

Przygotuj się więc na negocjacje i bądź dobrym partnerem do rozmów. Poza listą argumentów za i przeciw, spróbuj postawić się z drugiej strony barykady. Gdybyś to Ty był szefem, jak chciałbyś żeby Twój pracownik z Tobą rozmawiał? Gdybyś Ty miał rozmawiać ze swoim HRem, jak chciałbyś żeby to on prowadził rozmowę? Osobiście preferuję dojrzałą dyskusję opartą na argumentach, niż roszczeniową postawę. Twój szef zapewne nie ma za wiele czasu, więc skupienie się na konkretach jest kluczowe. Przedstaw potrzebę i rozwiązanie, ponieważ każde z Was kieruje się jakimś interesem.

W jednym z artykułów Zyty Machnickiej możesz przeczytać jak (nie)rozmawiać z zarządem o Employer Brandingu. Polecam zapoznać się z treścią, która doskonale oddaje kunszt rozmów o potrzebach. W tym wypadku jest to Employer Branding, który również nią jest.

3. Przyjmij odmowę z motywacją, a zgodę z pokorą

Sukcesy cieszą zawsze, nawet te najmniejsze. Biorąc pod uwagę, że sukcesem rozmowy z szefem może być nowy ekspres do kawy, droga do osiągnięcia celu jest ważniejsza. To samo dzieje się w drugą stronę, kiedy nic nie uda nam się załatwić. Wasz szef musi podejmować dziesiątki decyzji dziennie, co w skali roku daje ich ogrom. Spełnienie kolejnej potrzeby, nawet jeśli jest pilna i w naszym odczuciu najważniejsza na świecie, jest kolejną decyzją do podjęcia. Bez względu na wynik rozmowy z szefem przeanalizuj całą sprawę, wyciągnij wnioski i popraw się następnym razem. Teraz załatwiasz ekspres, ale za rok możesz iść po budżet na nowych ludzi do HR, a wtedy nie będzie tak łatwo.

Mam nadzieję, że z powyższych rad dowiedziałeś się, jak rozmawiać z zarządem o potrzebach. Na koniec warto powiedzieć, że dobry HR nie robi z szefów niedostępnych gwiazd, do których trzeba się zapowiadać na tydzień wcześniej. Chociaż i takie praktyki już widziałam. Chcąc wspierać ich w byciu dobrymi szefami, swoją postawą powinniśmy dawać im pole do manewru. Smutna prawda jest również taka, że HR sam w sobie jest kosztem dla firmy. Sztuką jest natomiast tak sprzedać szefom swoją rolę, żeby zauważyli jej realną wartość.

Małgorzata Bekas. Do IT trafiła cztery lata temu, zaczynając od warsztatów z programowania PyLadies. Szybko dostała prace jako QA, chwilę później jako Manager i HR partner w startupach, które pierwsze biura miały w jej dużym pokoju. Aktualnie buduje zespół firmy SNOW.DOG. Wspiera Just Join IT. Kocha i szkoli psy, prowadzi bloga Mam psa. I co teraz? Angażuje się w akcje społeczne pomocy schroniskom i pomaga szukać psiakom domów.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z pexels.com.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.