Nie licz na to, że w twojej pracy nie będzie konfliktów. Lepiej dowiedz się, jak je zdrowo rozwiązać

fot. Unsplash/krakenimages

W każdej pracy zdarzają się konflikty w zespole. Są one nieodłącznym elementem każdej grupy ludzi. Jak zatem do nich podejść? Najlepszym rozwiązaniem, któremu warto się przyjrzeć, jest próba zbudowania dialogu prowadzącego do wzajemnego zrozumienia i w konsekwencji osiągnięcia porozumienia między stronami rzeczonego konfliktu. Brzmi szlachetnie. Ale… jak to zrobić efektywnie i z głową?

W świecie, gdzie efektywność i synergia zespołowa są kluczami do sukcesu, zdolność do skutecznej komunikacji staje się niezbędną umiejętnością. Pamiętam historię pewnej firmy, która mimo posiadania wybitnych indywidualności, borykała się z problemami komunikacyjnymi. Dopiero gdy wprowadzono tam przejrzyste zasady wymiany informacji, atmosfera pracy uległa diametralnej zmianie. Zespół zaczął działać jak dobrze naoliwiona maszyna, a sukcesy nie przestawały się mnożyć.

Konflikty w zespole i zdrowa komunikacja. Jak zmienić jedno w drugie?

Sposoby, które tu przybliżę, są sprawdzonymi w praktyce metodami mającymi na celu pomóc zbudować zdrowe fundamenty komunikacji w zespole. Na ten proces składa się szereg aspektów. Poczynając od ustalenia reguł, które uczynią przepływ informacji klarownym i efektywnym, poprzez stworzenie środowiska pracy, gdzie każdy czuje się wysłuchany i szanowany, co jest podstawą do otwartego dialogu i wymiany myśli, aż po zrozumienie istoty aktywnego słuchania. To jest nie tylko formą szacunku, ale również narzędziem do głębszego zrozumienia potrzeb i oczekiwań kolegów z zespołu. A żeby komunikacja w zespole rzeczywiście była zdrowa ważne jest też, by pamiętać o wadze opinii i konstruktywnym feedbacku. Kiedy wszyscy członkowie są zachęcani do dzielenia się swoimi opiniami, wspólnie tworzymy szansę do ciągłego rozwoju i doskonalenia działań.

Ustalanie jasnych zasad komunikacji

Tworzenie efektywnego modelu komunikacji jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania każdego zespołu. Aby to osiągnąć, niezbędne jest zdefiniowanie i wdrożenie jasnych zasad, które będą wspierać wymianę informacji i pomysłów. Zasady te powinny być dostosowane do specyfiki danej grupy i rodzaju wykonywanych zadań, a także powinny uwzględniać różnorodność kompetencji i doświadczeń jej członków.

Zapewnienie, że wszyscy członkowie zespołu są świadomi obowiązujących zasad komunikacji, jest równie ważne, jak ich stworzenie. Regularne przypominanie o nich oraz monitorowanie sposobu komunikacji może pomóc w utrzymaniu wysokiego poziomu zrozumienia i efektywności. Niezdefiniowane lub niezrozumiałe wytyczne mogą skutkować tym, że wystąpią nieporozumienia i konflikty w zespole, dlatego kluczowe jest, aby były one klarowne i dostępne dla wszystkich członków zespołu.

Zobacz też

Rozwój i kariera Jak skutecznie budować zespół? Wykorzystać to, co jara pracowników

Wprowadzenie mechanizmów feedbacku (informacji zwrotnej) jest nieocenione w procesie doskonalenia komunikacji wewnątrz zespołu. Umożliwia identyfikację obszarów wymagających poprawy, swoistego rodzaju luk pomiędzy deklarowanymi zasadami, a rzeczywistym ich przestrzeganiem. Regularny feedback daje także szansę na wzmocnienie pozytywnych praktyk komunikacyjnych. Regularna ocena i dostosowywanie zasad komunikacji do zmieniających się warunków i potrzeb zespołu jest niezbędna, aby utrzymać ich skuteczność na najwyższym poziomie.

Jakie narzędzia wspierają komunikację w zespole?

Istnieje wiele narzędzi, które mogą wspierać komunikację w zespole, w tym platformy do zarządzania projektami jak Asana czy Trello, systemy do komunikacji w czasie rzeczywistym takie jak Slack czy Microsoft Teams, oraz narzędzia do wideokonferencji, np. Zoom czy Google Meet. Ważne jest, aby wybrać narzędzia, które najlepiej odpowiadają potrzebom zespołu i są akceptowane przez wszystkich jego członków.

Budowanie atmosfery otwartości i szacunku

Zapewnienie, że każdy członek zespołu czuje się komfortowo, wyrażając swoje myśli i opinie, jest kluczowe dla zdrowej komunikacji. Tworzenie bezpiecznego środowiska, w którym pracownicy nie obawiają się krytyki, jest pierwszym krokiem do otwartości. Można to osiągnąć na przykład poprzez:

• stosowanie języka pozbawionego ocen i etykietowania,
• wyrażanie wdzięczności za udział w dyskusji,
• podkreślanie, że każdy głos w zespole jest ważny i ma wpływ na ostateczne decyzje.

Wzajemny szacunek jest fundamentem, na którym buduje się otwartość w zespole. Szanowanie różnorodności perspektyw i doświadczeń, a także wolność ich wyrażania, wspiera kreatywność i innowacyjność. Aby to osiągnąć, warto:

• praktykować aktywne słuchanie, czyli pełne skupienie na mówcy bez przerywania,
• unikać przedwczesnych sądów i dawać czas na przemyślenie wypowiedzi innych,
• doceniać unikalne punkty widzenia, które mogą wnieść nową i oryginalną wartość do projektów.

Zachęcanie do otwartej wymiany myśli może znacząco poprawić komunikację w zespole. Regularne spotkania, na których pracownicy mogą dzielić się swoimi doświadczeniami i pomysłami, pomagają w budowaniu zaufania. Praktyka pokazuje, że kluczowe jest również:

• ustalanie jasnych zasad komunikacji, które są zrozumiałe dla wszystkich członków zespołu,
• stosowanie narzędzi i technik ułatwiających komunikację, takich jak burze mózgów czy sesje feedbackowe,
• podkreślanie, że każda konstruktywna krytyka jest mile widziana i traktowana jako okazja do poszerzenia perspektywy oraz rozwoju.

Efektywne słuchanie jako klucz do zrozumienia

Efektywne słuchanie to nie tylko pasywne przyjmowanie informacji, ale aktywny proces wymagający pełnego zaangażowania. Aby zespół mógł skutecznie komunikować się, każdy członek musi rozwijać umiejętność aktywnego słuchania. Oznacza to nie tylko zwracanie uwagi na słowa wypowiadane przez innych, ale także na ton głosu, mowę ciała i emocje towarzyszące komunikatowi. Dzięki temu możliwe jest nie tylko zrozumienie treści, ale również intencji i uczuć rozmówcy.

Stworzenie przestrzeni dla otwartej i szczerej komunikacji jest niezbędne, aby zredukować konflikty w zespole i zastąpić je zdrową komunikacją. Obejmuje to zarówno regularne spotkania, jak i codzienne interakcje. Warto zastanowić się nad zastosowaniem checklisty, która pomoże upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu są wysłuchani i zrozumiani. Może ona przykładowo zawierać zasady takie jak: nieprzerywanie innym, zadawanie pytań w celu wyjaśnienia wątpliwości oraz podsumowywanie wypowiedzi, aby upewnić się, że przekaz został prawidłowo odebrany.

Rozwijanie umiejętności efektywnego słuchania w zespole może wymagać czasu i praktyki, ale jest inwestycją, która znacząco poprawia jakość współpracy. Regularne ćwiczenia, takie jak role-playing czy warsztaty komunikacyjne, mogą pomóc w ulepszaniu tej kompetencji. Warto położyć akcent na regularność tego typu aktywności, wszak repetitio est mater studiorum (pol. powtarzanie jest matką wiedzy).

Pamiętajmy, że efektywne słuchanie to nie tylko technika, a przede wszystkim postawa szacunku wobec naszych współpracowników, która przekłada się na lepsze wyniki całego zespołu.

Zobacz też

Społeczeństwo „Nawet pośród ludzi można doświadczać uczucia osamotnienia i wyobcowania”. Jak pokonać samotność w pracy?

Jakie techniki mogą pomóc w aktywnym słuchaniu?

Techniki aktywnego słuchania obejmują skupienie całkowitej uwagi na mówcy, unikanie przerywania, zadawanie pytań w celu wyjaśnienia i pogłębienia zrozumienia, parafrazowanie wypowiedzi, aby upewnić się, że dobrze zrozumieliśmy, oraz okazywanie empatii i reagowanie na emocje rozmówcy.

Zachęcanie do wyrażania swojej opinii i feedbacku

Stymulowanie otwartego dialogu w zespole jest kluczowe dla budowania zaufania i poprawy współpracy. Aby to osiągnąć, należy stworzyć bezpieczne środowisko, w którym każdy członek zespołu czuje się komfortowo, dzieląc się swoimi myślami i sugestiami. Regularne spotkania, na których pracownicy mogą wyrażać swoje opinie, pomagają w identyfikacji problemów na wczesnym etapie oraz w generowaniu innowacyjnych rozwiązań. Przygotowanie tip sheets, czyli krótkich instruktaży, jak konstruktywnie udzielać i przyjmować feedback, może być pomocne w kształtowaniu pozytywnej kultury komunikacji.

Uznawanie wkładu każdego członka zespołu jest równie ważne, jak samo zachęcanie do dzielenia się opiniami. Chwalenie dobrych pomysłów i docenianie wysiłków buduje poczucie wartości i motywuje do dalszego angażowania się w pracę grupową.

Warto również wykorzystać narzędzia takie jak ankiety czy skrzynki na sugestie, które umożliwiają anonimowe wyrażanie opinii. Dzięki temu nawet najbardziej nieśmiali pracownicy mogą mieć wpływ na rozwój zespołu, co przyczynia się do tworzenia zintegrowanej i efektywnej jednostki.

Jakie są najlepsze praktyki w zakresie udzielania feedbacku?

Najlepsze praktyki w zakresie udzielania feedbacku obejmują komunikowanie się w sposób konstruktywny i szanujący, skupianie się na konkretnych zachowaniach zamiast na osobie, wyrażanie wdzięczności za dobrze wykonaną pracę oraz zapewnienie przestrzeni na dialog i odpowiedzi. Ważne jest również, aby feedback był regularny i aktualny.

Konflikty w zespole – jak je rozwiązywać?

Skuteczne zarządzanie konfliktami w zespole wymaga umiejętności prowadzenia konstruktywnego dialogu. Nieuniknione różnice w punktach widzenia mogą być źródłem innowacji i wzrostu, pod warunkiem, że zostaną odpowiednio zrozumiane i przekształcone w pozytywne działania. Aby to osiągnąć, kluczowe jest zastosowanie następujących kroków:

• ustalenie wspólnego celu – zanim rozpocznie się dyskusję, ważne jest, aby wszyscy uczestnicy rozumieli, do czego dążą jako zespół,
• aktywne słuchanie – każdy członek zespołu powinien mieć możliwość wyrażenia swoich opinii i uczuć bez przerwania,
• unikanie oskarżeń – zamiast wskazywać palcem, lepiej skupić się na konkretnych zachowaniach i ich wpływie na zespół.
• poszukiwanie kompromisu – czasami najlepszym rozwiązaniem jest znalezienie środkowej drogi, która zadowoli wszystkie strony.

Dialog konstruktywny wymaga również otwartości na zmiany i gotowości do przyznania się do błędów. Wysoka kultura komunikacji w zespole to nie tylko umiejętność mówienia, ale także i przemyślenia argumentów innych osób. Jakie kroki są pomocne w osiągnięciu tego celu?

• Wyrażanie wdzięczności – docenianie wkładu każdego członka zespołu buduje pozytywną atmosferę;
• Regularne spotkania – systematyczne spotkania zespołowe pozwalają na bieżące omawianie problemów i zapobieganie większym konfliktom;
• Systematyczne szkolenia i treningi – inwestycja w rozwój umiejętności komunikacyjnych zespołu przynosi długoterminowe korzyści.

Jakie są skuteczne metody na budowanie zaufania w zespole?

Skuteczne metody na budowanie zaufania w zespole to między innymi dzielenie się informacjami i transparentność w działaniach, wyznaczanie jasnych celów i odpowiedzialności, pokazywanie wsparcia i zrozumienia dla członków zespołu, a także zachęcanie do współpracy i dzielenia się sukcesami. Ważne jest również dotrzymywanie obietnic i terminów.

Regularne spotkania podstawą współpracy

Utrzymywanie regularnych spotkań jest kluczowe dla zachowania przejrzystości działań i budowania zaufania w zespole. Spotkania te umożliwiają nie tylko wymianę informacji, ale także pozwalają na bieżące rozwiązywanie problemów i konfliktów, zanim te zdążą się rozwinąć. Dzięki temu każdy członek zespołu ma możliwość wyrażenia swoich opinii i uczestniczenia w podejmowaniu decyzji. Pamiętajmy jednak, że nadmiar spotkań może prowadzić do zmęczenia i poczucia, że zabierają one czas, który mógłby być wykorzystany na realizację konkretnych zadań. A to sytuacja, która, cóż, zamiast pomóc przeciwdziałać konfliktom, może stać się ich zarzewiem.

Konflikty w zespole – sytuacje z życia wzięte

Jakiś czas temu miałem przyjemność pracy z jedną firm świadczących usługi.

Konflikty w zespole marketingowym, składającym się ze świetnych specjalistów w swoich dziedzinach, występowały na porządku dziennym z powodu nieefektywnej komunikacji pomiędzy członkami grupy. Nie potrafili oni dobrze komunikować się z kolegami z innych zespołów w ramach organizacji. Zespół marketingowy był przez innych pracowników organizacji oceniany jako „ekscentryczny”, z którym nie da się pracować. Na jego pracę wpływały skargi do szefa firmy.

Po wdrożeniu nowych zasad komunikacji, które promowały otwartość i jasność w wyrażaniu myśli, zespół zaczął odnotowywać lepsze rezultaty. Wprowadzenie stałych, krótkich spotkań, gdzie każdy miał okazję wyrazić swoje pomysły i uwagi, przyczyniło się do lepszego zrozumienia celów i strategii. W rezultacie, zespół nie tylko poprawił wydajność, ale także zbudował silniejsze relacje, co znacząco polepszyło atmosferę pracy. Zespół zaczął być pozytywnie oceniany w organizacji,a także jego członkowie uznali, że teraz pracuje sie im lepiej.

W wyniku podjętych działań osiągnięto:

• zmniejszenie liczby skarg: po wprowadzeniu nowych zasad komunikacji, liczba skarg dotyczących zespołu marketingowego spadła o 50% w ciągu pierwszych trzech miesięcy.
• wzrost wydajności: efektywność zespołu wzrosła o 30%, mierzone poprzez szybsze realizowanie projektów i osiąganie celów marketingowych.
• lepsza współpraca między działami: wewnętrzne ankiety wykazały 40% wzrost w pozytywnej ocenie współpracy z zespołem marketingowym przez inne działy.
• poprawa satysfakcji z pracy: badania satysfakcji pracowników wykazały 35% wzrost zadowolenia wśród członków zespołu marketingowego po zmianie zasad komunikacji.

Udało się zatem osiągnąć znaczący zysk z inwestycji, którą stanowimy warsztaty z pracownikami oraz sesje indywidualne.

Michał Bagiński

Kierownik zespołu psychoterapeutów odpowiadam za wszystkie kwestie związane z funkcjonowaniem Pleso Therapy Polska. Do moich głównych obowiązków należy staranna selekcja specjalistów. Wnikliwie analizujemy przesłane aplikacje, następnie odbywamy rozmowę rekrutacyjną i podejmujemy decyzję. Moje obowiązki obejmują także kontakt z naszymi klientami. Czasem pomagam dobrać odpowiedniego specjalistę, czy też rozwiać wszelkie wątpliwości tak, aby proces terapii przebiegał bez zakłóceń i był jak najbardziej użyteczny dla naszego klienta.