Lista twoich postanowień puchnie w szwach? Naucz się ustalać priorytety, a przybliżysz się do celu

Nowy rok, nowy start, nowi my. Początek roku to częsty bodziec do wyznaczania sobie celów i wdrażania zmian. Optymistyczne nastawienie jest jednak szybko weryfikowane przez codzienność i stare przyzwyczajenia. Jeżeli zaczynasz mieć wrażenie, że nie masz czasu lub energii na realizację wyznaczonych sobie celów, przyjrzyj się swojej liście priorytetów.

Pierwsze tygodnie roku to dla wielu z nas start realizacji noworocznych postanowień. Jednak ambicje bywają duże i zdarza się, że nie jesteśmy w stanie zrealizować wszystkich założonych sobie celów. Czas i siły, którymi dysponujemy, są ograniczone. Do tego dochodzą też naturalne spadki motywacji, zdarzenia losowe czy pilne sprawy codzienne. To sprawia, że nasze cele i priorytety weryfikujemy w szerokim kontekście, niekiedy zniechęcając się do nich całkowicie.

Zarówno na gruncie zawodowym, jak i prywatnym jako matka, wielokrotnie słyszałam, że „wszystko jest kwestią organizacji”. Podpisuję się pod tym, pod warunkiem, że najpierw dokładnie sprecyzujemy to „wszystko”, które mamy organizować. Realizacja celów jest bowiem umiejętnością wyboru priorytetu oraz podążania za tym, co jest w danej chwili najważniejsze. Planowanie i organizacja wchodzą do gry dopiero później.

Stephen Covey, autor bestsellerów w obszarze zarządzania, trafnie opisał to w swojej książce „Najpierw rzeczy najważniejsze”. Użył w tym celu metafory zegarka i kompasu. Zegarek to rzeczy, którymi zajmujemy się w czasie, którym dysponujemy. Kompas to kierunek, w którym chcemy podążać, czyli nasze cele i wartości. Problem pojawia się, „gdy dostrzegamy rozbieżność między zegarkiem a kompasem – kiedy to, co robimy, nie współgra z tym, co jest dla nas najważniejsze” (Covey, 2005, s. 22). Dlatego tak istotne jest, żeby prawidłowo określić kierunek i zastanowić się, co konkretnie nas do niego poprowadzi.  

Jak ustalać priorytety?

W obszarze ustalania priorytetów, bardzo popularna jest Zasada Pareta (w oparciu o: Seiwert, 1993, s. 15). Bazuje ona na badaniach nierówności ekonomicznych prowadzonych w XIX i XX wieku przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareta. Zauważył on, że 20 proc. społeczeństwa dysponuje 80 proc. majątku. Okazuje się też, że zasada ta ma zastosowanie w innych dziedzinach. Jedynie proporcje ulegają nieznacznym wahaniom.

W przełożeniu na realizację celów, zasada Pareta wskazuje, że niewielka część naszych działań daje nam większość efektów. Warto zatem odnaleźć te działania, które najlepiej służą naszym celom i ustawić je na wysokiej pozycji listy zadań. Pomocne w tym jest narzędzie zwane macierzą lub matrycą Eisenhowera (z ang. the Eisenhower matrix). Jej nazwa pochodzi od generała armii i prezydenta Stanów Zjednoczonych Dwaighta Eisenhowera, który ją stosował i rozpowszechnił (w oparciu o: Covey, 2005, s. 43).

Najpierw to, co ważne

Matryca Eisenhowera opiera się na dwóch kryteriach: ważności i pilności. Zgodnie z tym założeniem, możemy wszystkie zadania podzielić na cztery kategorie: 

• ważne i pilne (np. sytuacje kryzysowe, istotne zadania z terminem wykonania, które mają wpływ na realizację naszych celów),
• ważne i niepilne (przygotowania, planowanie, prewencja, analiza, własny rozwój oraz jakościowa regeneracja),
• nieważne i pilne (duża część telefonów i maili oraz tzw. „bieżączka”),
• nieważne i niepilne (pożeracze czasu czy rozpraszacze).

Podstawowa zasada organizacji tą metodą brzmi: najpierw rzeczy ważne, bo to one są kluczowe dla powodzenia naszego celu. Dlatego:

• zadania ważne i pilne wykonujemy od razu,
• działania z kategorii ważne i niepilne planujemy i kontrolujemy ich wykonanie.

Planowanie i kontrola działań ważnych i niepilnych jest istotna. Ich odłożenie w czasie spowoduje, że prędzej czy później staną się pilne. Jeśli wykonamy je zawczasu, odciążymy zatem kategorię ważne i pilne.

Dodatkowo, w kategorii ważne i niepilne znajdują się czynności zapobiegawcze i planowanie. Dzięki wdrożeniu ich do swojego codziennego działania, jesteśmy w stanie lepiej rozplanować pracę, przewidzieć możliwe scenariusze i oszczędzić sobie dużej dawki stresu spowodowanej gaszeniem pożarów.

Problemem jednak jest to, że kategoria „ważne i niepilne” wymaga naszej ciągłej uwagi. Nie kłuje w oczy czerwonym wykrzyknikiem oraz nie wyskakują w niej setki alarmów i powiadomień przypominających o naglących terminach. Ręka do góry, kto wyszedł ze szkolenia z powodu pilnego zadania w pracy lub odłożył planowanie strategii na później z powodu natłoku maili. Dokładnie takie sytuacje ma na myśli Covey, pisząc, że „problem powstaje wtedy, gdy nasze działania opieramy głównie na paradygmacie pilności zamiast na paradygmacie ważności” (Covey, 2005, s. 45).

Jak rozpoznać, co jest ważne?

Sprawy najważniejsze rozpoznamy po tym, że mają realny wpływ na wyznaczony przez nas cel. Jeśli takim celem jest przygotowanie raportu, ważne jest zebranie do niego informacji. Nieważne w kontekście tego celu jest odpisanie na maila w innym temacie, nawet jeśli jest to rzecz pilna. Zatem, jeżeli zależy nam na realizacji celu, potrzebujemy kategoryzować działania, które podejmujemy i te ważne stawiać nad innymi.

Co jednak, gdy to szef lub szefowa wymaga od nas szybkiej odpowiedzi? Przełożeni mają prawo oczekiwać od nas wsparcia w realizacji ich celów, choć dobrze, żeby mieli na uwadze też cele i ważne projekty pracowników. Do spraw ważnych należą również te, których niewykonanie będzie miało dla nas realne i dotkliwe konsekwencje. Warto jednak mieć na uwadze, że są osoby, które wykorzystują strach jako narzędzie motywacji. Dlatego powinniśmy brać pod uwagę zalecenia i polecenia przełożonych, ale tak, by nie stracić z oczu głównego celu czy projektu. Wpadnięcie w spiralę zadań pozornie ważnych oddala nas od tego, co naprawdę istotne.

Należy mieć na uwadze, że pilne nie zawsze oznacza ważne, a zdarza nam się mylić ze sobą te dwie kategorie, bo „szum wokół tego, co pilne, stwarza iluzję ważności” (Covey, 2005, s. 44). Zanim zrobisz coś od razu, oceń czy w tej chwili na pewno jest to ważniejsze od pozostałych zadań.

Jak planować swoje priorytety?

Przede wszystkim spisz swoje zadania i przyporządkuj je do czterech wymienionych kategorii. Najpierw zajmij się rzeczami ważnymi i pilnymi. W tym celu wpisz je do terminarza i ustaw konieczne powiadomienia. Możesz wybrać dwa czy trzy najważniejsze zadania na każdy dzień i zająć się nimi w pierwszej kolejności. 

Jeśli ważne zadania wymagają koncentracji, zagwarantuj sobie czas odosobnienia, podczas którego nikt cię nie będzie rozpraszał (Seiwert, 1993, s. 36-38). Potraktuj to jak spotkanie z najistotniejszym wykonawcą: tobą. 

Codziennie znajdź czas na rzeczy ważne i niepilne, takie jak analiza i planowanie. Ja najczęściej robię to pod koniec dnia pracy, łącząc ze spacerem, bo najlepiej mi się myśli, gdy chodzę. Taki spacer odgrywa podwójną rolę, bo w swoim harmonogramie warto uwzględniać również przerwy regeneracyjne i posiłki. 

Niezależnie od napiętych szwów terminarza, zarezerwuj czas na rozwój i szkolenia. Zwiększenie kompetencji to inwestycja w realizację celów i łatwiejsze mierzenie się z wyzwaniami. Powiększanie puli dostępnych zasobów i narzędzi jest podstawowym celem kategorii ważne i niepilne. Dzięki temu będziemy w stanie sprawniej i lepiej wykonywać swoje zadania, a to przekłada się na naszą efektywność.

Co z zadaniami, które nie są ważne?

Gdy obie kategorie rzeczy ważnych są już wykonane i zaplanowane, czas zająć się rzeczami nieważnymi i pilnymi. Ja planuję na nie krótkie bloki czasowe w ciągu dnia. W ten sposób zostawiam sobie przestrzeń na polecenia przełożonych i priorytety współpracowników. Być może nie będą to rzeczy w stu procentach zbieżne z moimi podstawowymi celami, ale nadal są istotne w organizacji całej firmy oraz odgrywają rolę w budowaniu relacji.

Na koniec zostają zadania z kategorii nieważne i niepilne. Poradniki wskazują często, żeby je całkowicie usunąć z listy. Jeśli nie masz gotowości na tak radykalny krok, możesz je zapisać na kartce samoprzylepnej i przesuwać w terminarzu w oczekiwaniu na luźniejszą chwilę. U mnie takie kartki zazwyczaj i tak kończą w koszu na śmieci, ale mam czas, żeby do tego dojrzeć.

Obserwuj też, czy nie za często działasz w kategorii nieważne i niepilne. Może to świadczyć o prokrastynacji lub unikaniu wymagających projektów. Czynności nieważne i niepilne mogą też sprawiać przyjemność, ale nie mają bezpośredniego wpływu na realizację celów. Dla przykładu, wybór motywu prezentacji czy dobór kolorów może być istotny, szczególnie, jeśli pracujesz w branży wizualnej. Nie ma to jednak tak istotnego wpływu na pozyskanie klientów jak rozesłanie przygotowanej oferty.

Choć nieefektywne, zajmowanie się kategorią zadań nieważnych i niepilnych może być czynnikiem zwiększającym radość z wykonywanej pracy. Jednak jeśli chcemy realizować cele, kluczowe jest zadbać o proporcje i nie pozwolić, żeby najmniej produktywne rzeczy zajmowały większość czasu. Pomocna w tym jest zasada 60:40, w której planujemy 60 proc. czasu wyłącznie na rzeczy ważne. Pozostały czas to bufor bezpieczeństwa oraz przestrzeń na bieżączkę, pomoc innym, budowanie relacji i drobne przyjemności (Seiwert, 1993, s. 24). 

Realizacja celów to podążanie za priorytetami

Gdy nasze listy zadań są wypełnione po brzegi, w pierwszej kolejności warto wyłonić zadania, które prowadzą nas do realizacji wyznaczonych celów. Umiejętność takiej selekcji jest konieczna, bo nasze zasoby czasowe i energetyczne są ograniczone. Możemy je spożytkować na wiele sposobów. Jeśli jednak zależy nam na realizacji konkretnych założeń, potrzebujemy inwestować nasze zasoby tam, gdzie dadzą wymierne efekty.

Warto zatem co jakiś czas umówić się na spotkanie ze sobą i ustalić, jakie konkretnie działania przybliżają nas do tego, co chcemy osiągnąć. Sami przed sobą możemy być otwarci. Sprawdźmy, co dokładnie ma realny wpływ na nasze cele, a co tylko sprawia takie wrażenie, bo mail jest oznaczony czerwonym wykrzyknikiem.

Oczywiście, to nie oznacza, że koncentrujemy się wyłącznie na sobie, chyba że pracujemy w pojedynkę. Jeśli funkcjonujemy w organizacji, każdy wykrzyknik przy mailu może oznaczać priorytet innej osoby czy działu. Należy na to zostawić przestrzeń, pamiętając, żeby nie dać się wciągnąć w wir bieżących zadań. Nawet rozwinięcie skrótu ASAP, stosowanego jako podkreślenie pilności, oznacza „tak szybko, jak to możliwe” (z ang. as soon as possible), a nie „teraz, w tej chwili”. Dlatego dobrze jest określić granice naszego zaangażowania, zarówno czasowe, jak i energetyczne. 

Należy też pamiętać, że raz przygotowana lista zadań nie wystarczy. Co jakiś czas trzeba do niej zaglądać, kategoryzować na nowo i odsiewać to, co niepotrzebne. Lżejsza lista zadań to więcej przestrzeni na rzeczy ważne. Dzięki temu unikniesz przeciążenia z powodu nadmiaru obowiązków. Pamiętaj też o asertywnej odmowie przyjęcia kolejnych zadań, jeśli twój terminarz jest wypełniony.

Gdy każdego dnia robimy krok w stronę naszych celów, uzyskujemy większą satysfakcję z pracy. Mamy poczucie dobrze wykonanych zadań i wymierny sukces, bo posunęliśmy się naprzód. W innym przypadku możemy mieć poczucie, że się napracowaliśmy, a tak naprawdę zrobiliśmy niewiele. 

Źródła

• Covey, Stephen (2005) „Najpierw rzeczy najważniejsze” przeł. Wanda Grajkowska, Wydawnictwo Rebis;
• Seiwert, Lothar J. (1993) „Jak organizować czas” przeł. E. Kaźmierczak, Warszawa: Wydawnictwo Naukowe PWN.

Oferty pracy z