Zgodnie z prawem

Obowiązkowe e-faktury w Polsce – moment wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego i zalety tego rozwiązania

25 sierpnia, 2022 Agnieszka Pulikowska

Na wszystkie zakupione towary w sklepach przedsiębiorcy są zobowiązani do wystawienia dowodu zakupu w postaci paragonów bądź faktur. W dobie rozwoju technologicznego i cyfryzacji fakturowanie online stało się o wiele prostszą, a przede wszystkim szybszą formą rozliczania transakcji. Możliwość wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur online to spora oszczędność dla wielu przedsiębiorstw. Czym są e-faktury? Od kiedy zaczną one być obowiązkowe w Polsce? Co warto na ten temat wiedzieć?

Spis treści

E-faktury — zgodnie z przepisem art. 2 pkt 32 Ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) — są fakturami w formie elektronicznej, przez co należy rozumieć ich wystawienie oraz otrzymanie w dowolnym cyfrowym formacie. To zatem faktury wysyłane w formie ustrukturyzowanych komunikatów (np. XML), jak i w innych formatach (np. w PDF czy JPG). W Polsce wszyscy podatnicy mogą już od 1 stycznia 2022 roku wystawiać faktury ustrukturyzowane (elektroniczne) z wykorzystaniem Krajowego Systemu E-faktur (KSeF).

Fakturowanie online jest obecnie dobrowolne i zależy od woli wystawiającego dokument. Istotny warunek stanowi jednak możliwość otwarcia tego typu pisma przez odbiorcę, ponieważ tylko taka forma będzie wówczas jedynym i niepodważalnym dowodem przeprowadzonej transakcji. Rynek europejski już od jakiegoś czasu zaczął powoli korzystać z rozwiązania e-faktur. Większość państw wchodzących w skład UE ciągle jednak pozostaje na etapie wdrażania tego typu projektów w życie. Polska może poszczycić się tym, iż jest czwartym krajem w strukturze Unii Europejskiej, które oficjalnie wprowadziło takie rozwiązanie dla swoich obywateli.

Czym są e-faktury?

Faktura elektroniczna powinna spełniać wszelkie warunki dotyczące faktur, określone w art. 106e Ustawy o VAT. W skład tych czynników wchodzą między innymi takie informacje, jak data wystawienia, numer, a także dane osobowe podatnika bądź nazwa firmy, która jest nabywcą towarów lub usług. Wystawianie faktury online wiąże się również z zastosowaniem przepisów stanowiących o tzw. fakturach uproszczonych. Dotyczą one transakcji o niewielkiej wartości, czy takich, w których suma wartości należności nie przekroczy 450 złotych lub 100 euro.

W przypadku wystawienia faktury uproszczonej sprzedawca nie ma obowiązku wpisywać do niej szczegółowych danych nabywcy, jest on zobligowany jedynie do wskazania numeru PESEL (lub w przypadku przedsiębiorstwa — NIP-u). Co do zasady, tradycyjne faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach. E-faktury natomiast sporządza się w jednym egzemplarzu, który następnie stanowi przedmiot multiplikacji (u sprzedawcy, który ją wysyła, albo u nabywcy, który pobiera e-fakturę udostępnioną przez sprzedawcę).

Od kiedy e-faktury będą obowiązkowe?

Elektroniczna faktura w obecnej formie jest w pełni dobrowolna. Jednak wiele osób zastanawia się, jakie są plany w stosunku do faktury online — od kiedy ma ona w pełni obowiązywać w naszym kraju? Zgodnie z decyzją Rady Unii Europejskiej 17 czerwca 2022 roku ustalono, że fakturowanie elektroniczne w Polsce będzie obowiązkowe dla wszystkich podmiotów gospodarczych już od 1 stycznia 2024 roku. Cały proces kontrolny ma spoczywać na Krajowym Systemie e-Faktur i stanowić kolejny swoisty etap wdrażania innowacyjnych usług administracyjnych za pośrednictwem cyfrowym.

Kto będzie zobowiązany do wystawiania e-faktur?

Wystawianie faktury w formie elektronicznej będzie należało do obowiązków każdego przedsiębiorcy prowadzącego szeroko pojętą działalność gospodarczą w Polsce. Okaże się to przede wszystkim sporym ułatwieniem dla podatników, gdyż generowane elektronicznie faktury są bezpieczniejsze, przyspieszają obrót firmy, a ponadto są zwyczajnie o wiele wygodniejszym rozwiązaniem. Co więcej, faktura elektroniczna bez podpisu jest obecnie w pełni dopuszczona do użytku, nie zmieni się to również po przejściu na jej cyfrową wersję od 2024 roku, pod warunkiem, że znajdować się w niej będą pozostałe obowiązkowe elementy identyfikujące sprzedawcę oraz elementy transakcji.

Jakie są zalety korzystania z e-faktur?

Wystawianie faktury VAT w nowoczesnej formie elektronicznej niesie za sobą szereg zalet dla przedsiębiorców. Po pierwsze, e-faktura zmniejsza koszty ich przechowywania, ponieważ są one archiwizowane w KSeF zamiast w odrębnych systemach należących do podmiotów gospodarczych. Po drugie, usprawniają obrót gospodarczy dzięki wprowadzeniu jednego cyfrowego standardu. Po trzecie, zwiększają szybkość wymiany niezbędnych danych w kontaktach między kontrahentami a sprzedawcami oraz finalnie zwiększają bezpieczeństwo podatkowe nabywców towarów i usług. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie ma możliwości zgubienia bądź zniszczenia dokumentu, tak jak ma to miejsce w przypadku korzystania z tradycyjnych faktur w formie papierowej.

________________________________________________________________________________________________

Źródło zdjęcia głównego: Unsplash@Glenn Carstens-Peters