Do naszego zespołu poszukujemy osoby, która wesprze Dział Compliance w zakresie administracji, zarządzania dokumentacją oraz koordynacji procesów wewnętrznych. Jeśli cenisz dobrą organizację pracy, dokładność i lubisz pracować z dokumentacją oraz procesami, zapraszamy do aplikowania. Osoba zatrudniona na stanowisku Specjalisty ds. Compliance i Administracji będzie odpowiadać za wsparcie administracyjne i organizacyjne Działu Compliance, w tym zarządzanie dokumentacją, prowadzenie rejestrów, wsparcie procesów umownych, koordynację szkoleń oraz przygotowywanie materiałów na potrzeby audytów i Zarządu.
- Prowadzenie i aktualizacja repozytoriów dokumentów oraz rejestrów compliance.
- Nadzór nad obiegiem, archiwizacją i kompletnością dokumentacji.
- Koordynacja procesu podpisywania dokumentów, w tym podpisów elektronicznych.
- Aktualizacja danych kontrahentów i dostawców w systemach wewnętrznych.
- Współpraca z innymi działami w zakresie realizacji procedur compliance.
- Przygotowywanie dokumentów i formularzy na podstawie obowiązujących wzorów.
- Weryfikacja kompletności dokumentacji kontraktowej.
- Monitorowanie terminów obowiązywania umów, NDA, aneksów i pełnomocnictw.
- Wsparcie administracyjne procesu zawierania umów.
- Kontakt z kontrahentami w zakresie wymiany dokumentów.
- Monitorowanie realizacji obowiązkowych szkoleń (RODO, ISO, bezpieczeństwo informacji).
- Raportowanie statusów i przypominanie o wymaganych działaniach.
- Koordynacja komunikacji compliance w organizacji.
- Przygotowywanie raportów, zestawień i prezentacji na potrzeby Zarządu oraz audytów.
- Obsługa korespondencji działu.
- Bieżące wsparcie organizacyjne zespołu Compliance.
- Wykształcenie minimum średnie (mile widziane wyższe).
- Dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel i Word.
- Bardzo dobra organizacja pracy własnej.
- Dokładność i umiejętność pracy z dokumentacją.
- Umiejętność pracy w środowisku wielozadaniowym.
- Komunikatywność i umiejętność współpracy z różnymi działami organizacji.
- Wysoki poziom odpowiedzialności i poufności.
- Znajomość języka angielskiego umożliwiająca pracę z dokumentacją biznesową.
- Doświadczenie w administracji, kancelarii prawnej, dziale compliance lub administracji korporacyjnej.
- Znajomość podstaw RODO/GDPR.
- Znajomość norm ISO 9001 i/lub ISO 27001.
- Doświadczenie w pracy z elektronicznym obiegiem dokumentów oraz platformami podpisu elektronicznego (np. Autenti).
- Stabilne zatrudnienie w rozwijającej się organizacji.
- Możliwość zdobycia doświadczenia w obszarze compliance, bezpieczeństwa informacji i systemów zarządzania.
- Współpracę z ekspertami oraz udział w projektach związanych z audytami, zgodnością i doskonaleniem procesów.
- Przyjazną atmosferę pracy i możliwość rozwoju zawodowego.