Młodszy Specjalista / Młodsza Specjalistka ds. administracyjnych & HR

Twój zakres obowiązków:

Finanse i administracja

• Wsparcie administracyjno-księgowe: wystawianie i rejestrowanie faktur, kontrola płatności, monitorowanie nierozliczonych kosztów, obsługa przelewów oraz przygotowywanie miesięcznych podsumowań

• Współpraca z księgowością zewnętrzną: kompletowanie i przekazywanie danych/dokumentów, wsparcie przy rozliczeniach (w tym Intrastat, VAT zagraniczny) oraz przy dokumentacji celnej

• Zarządzanie dokumentacją firmową i finansową (umowy, faktury, rejestry): kompletność, poprawność, porządek, archiwizacja

HR i kadry

• Wsparcie procesów kadrowo-płacowych: kompletowanie danych do list płac, ewidencja pracowników, raportowanie czasu pracy, nadzór nad terminami wynagrodzeń i premii

• Realizacja procesów HR: onboarding i offboarding, wsparcie rekrutacji (publikacja ogłoszeń, selekcja CV, umawianie spotkań, komunikacja z kandydatami), przygotowywanie dokumentów zatrudnieniowych, prowadzenie rozmów rekrutacyjnych

• Obsługa systemu HR: wnioski urlopowe, limity, umowy, aktualizacja danych

• Nadzór nad terminami badań lekarskich, szkoleń BHP oraz kończących się umów

• Współtworzenie i aktualizacja regulaminów/polityk wewnętrznych oraz dokumentacji wymaganej przepisami (w tym RODO) we współpracy z kancelarią prawną i księgowością

Biuro, narzędzia i wsparcie operacyjne

• Wsparcie techniczne i operacyjne zespołu: sprzęt firmowy, dostępy, subskrypcje, itd.

• Koordynacja zadań organizacyjnych i logistycznych: podróże służbowe, noclegi, transport, zakupy biurowe, wydarzenia firmowe

• Zarządzanie komunikacją wewnętrzną: firmowa skrzynka mailowa, komunikaty do zespołu

• Bieżące wsparcie operacyjne zespołów i inne zadania administracyjne zlecone przez przełożonych

Nasze wymagania

• Minimum 1 rok doświadczenia na stanowisku o zbliżonym zakresie (administracja / office / HR / back-office)

• Gotowość do pracy stacjonarnej w Warszawie

• Bardzo dobra organizacja pracy: terminowość, umiejętność priorytetyzacji, doprowadzanie spraw do końca, multitasking

• Znajomość excela na poziomie średniozaawansowanym

• Dokładność i odpowiedzialność w pracy z dokumentami oraz danymi (także poufnymi)

• Komunikatywność i gotowość do współpracy z różnymi działami oraz partnerami zewnętrznymi

• Sprawność w pracy na narzędziach biurowych (Google Workspace)

Mile widziane

• Język angielski / niemiecki min. B2 (mowa i pismo)

• Podstawowa znajomość zagadnień kadrowych/HR oraz współpracy z zewnętrzną księgowością

• Doświadczenie w dziale Administracji (fakturowanie)

Jeśli nie masz doświadczenia we wszystkich wymienionych obszarach to nie przejmuj się, nauczymy Cię :)

To oferujemy

• Wynagrodzenie 5 000–8 000 zł brutto (w zależności od doświadczenia i formy współpracy)

• Różnorodną rolę na styku administracji, finansów i HR – realna nauka i rozwój kompetencji

• Współpracę z doświadczonym zespołem oraz wsparcie we wdrożeniu (procesy, narzędzia, dokumenty)

• Przyjazne środowisko pracy

• Niezbędne narzędzia

• Możliwość rozwoju w strukturach firmy wraz ze wzrostem Fenbro