Kompetencje podstawowe
- min 2 letnie doświadczenie w administracji;
- Zrozumienie Biznesu: Podstawy umów, zasady fakturowania, cykl życia projektu, oferta usług
- Komunikacja: Jasność w piśmie, umiejętność kontynuacji działań, koordynacja między działami, interakcja z klientem.
- konsekwencja w rutynowych działaniach;
- bardzo dobra znajomość języka angielskiego – minimum B2;
- doskonała organizacja pracy;
- umiejętność pracy z feedback
Kompetencje pożądane
- otwartość na automatyzację powtarzalnych zadań
- zorientowanie na wyzwania
Umiejętności miękkie:
- Aktywne uczenie się i nastawienie na rozwój
- Współpraca i wspieranie innych
- Samodzielność i odpowiedzialność
- Bardzo dobra umiejętność komunikacji i współpracy z pracownikami innych działów
- Umiejętność ustalania priorytetów
Nasze narzędzia pracy:
- Click UP
- Google workspace
BĘDZIESZ ODPOWIADAĆ ZA:
wsparcie operacyjnej doskonałości firmy poprzez terminowe i precyzyjne zarządzanie umowami, fakturowaniem oraz administracyjne wsparcie projektów, które ma na celu utrzymanie płynności finansowej oraz zapewnienie dokładnej dokumentacji projektowej.
Zakres odpowiedzialności:
- Zarządzanie Umowami:
- Obsługa nowych umów w ciągu 24 godzin od przekazania przez dział sprzedaży.
- Utrzymywanie 100% dokładności w zapisach dotyczących warunków umów.
- Śledzenie i odnawianie umów ramowych na 30 dni przed ich wygaśnięciem.
- Osiągnięcie wskaźnika błędów w dokumentacji umów poniżej 2%.
- Przygotowanie i koordynacja podpisania protokołów i oświadczeń miesięcznych.
- Fakturowanie i Windykacja:
- Wystawianie faktur w ciągu 48 godzin od podpisania umowy lub zakończenia etapu projektu.
- Utrzymanie stanu należności na poziomie poniżej 45 dni.
- Osiąganie dokładności fakturowania na poziomie 95%.
- Cotygodniowe monitorowanie i przypominanie o zaległych płatnościach.
- Zero pominiętych faktur.
- Wsparcie Projektowe:
- Cotygodniowa aktualizacja statusu projektów w systemie zarządzania.
- Utrzymanie aktualności bazy projektów na poziomie 98%.
- Śledzenie harmonogramów opłat za certyfikację i terminowe rozliczenia.
- Zero opóźnień w certyfikacji wynikających z kwestii administracyjnych.
- Komunikacja z Zespołem:
- Codzienne przekazywanie zespołowi informacji o statusie umów i faktur.
- Cotygodniowe raportowanie do zarządu o wskaźnikach przepływów finansowych.
- Odpowiadanie na wewnętrzne zapytania w ciągu 4 godzin.
- Utrzymywanie przejrzystej komunikacji z odpowiednim logiem.
- Usprawnienie Procesów:
- Dokumentowanie wszystkich procesów i procedur.
- Miesięczne identyfikowanie i raportowanie wąskich gardeł w procesach.
- Proponowanie rozwiązań w celu zwiększenia efektywności.
- Wdrażanie zatwierdzonych zmian w uzgodnionym terminie.
- Respect (Szacunek)
- Execution (Dobre wykonanie)
- Ambition (Ambicja)
- Customer (Klient)
- High performance (Skuteczność)
- Karta Multisport lub Medicover Sport
- Opieka medyczna Allianz.
- Elastyczne godziny pracy.
CFO
- Wypełnij formularz rekrutacyjny
- Czekaj na telefon (wstępna krótka rozmowa potwierdzająca).
- Rozmawiasz z działem HR online – Screening Interview – 30-45 min.
- Możemy poprosić Cię o rozwiązanie Case Study.
- II etap rekrutacji to rozmowa online z Team Leaderem oraz HR Managerem – Focus Interview – ok 1,5 h.
- III etap to Culture Fit – ok 45 minutowa rozmowa z CEO lub CGO.
- Dostajesz informację zwrotną w przeciągu 2 tyg.
- Jesteś częścią zespołu JWA!