Private Personal Assistant

Poszukiwana jest osoba, która będzie aktywnie zarządzać codzienną organizacją spraw prywatnych oraz domowych, a także bieżącą logistyką dnia codziennego osoby prowadzące intensywny, dynamiczny tryb życia przedsiębiorcy. Rola nie ma charakteru korporacyjnego.

Zakłada dużą samodzielność, odpowiedzialność oraz umiejętność działania w sposób uporządkowany i dyskretny. Współpraca odbywa się hybrydowo: standardem jest praca zdalna, natomiast preferowana jest praca stacjonarna, wymagana około dwa razy w tygodniu z lokalizacją w ścisłym centrum Warszawy, z dodatkową dyspozycyjnością w większym wymiarze.

Zakres współpracy

Zakres współpracy obejmuje koordynację spraw domowych, w tym egzekucję i koordynację zadań, kontakt z usługodawcami, zakupy oraz dbanie o to, aby wszystkie kwestie związane z funkcjonowaniem domu oraz prywatnej administracji były realizowane skutecznie i terminowo.

• Aktywne zarządzanie codzienną organizacją spraw prywatnych oraz domowych

• Koordynacja funkcjonowania domu, w tym organizacja sprzątania i kontakt z usługodawcami

• Zakupy online i stacjonarne, w tym produkty domowe, spożywcze, wyposażenie mieszkania oraz prezenty

• Replenishment produktów domowych i kuchennych oraz podstawowe przygotowanie, uporządkowanie produktów

• Umawianie wizyt i spotkań (lekarze, usługi, restauracje)

• Koordynacja kalendarza, przypomnień oraz list zadań

• Research i rekomendacje dotyczące zakupów (np. meble, elektronika, usługi)

• Porządkowanie rzeczy osobistych oraz przygotowywanie przedmiotów do sprzedaży na platformach takich jak Vinted

• Wykonywanie zdjęć, tworzenie opisów oraz organizacja wysyłek sprzedawanych lub oddawanych przedmiotów

• Organizacja i planowanie wyjazdów prywatnych, w tym research, rezerwacje i koordynacja logistyczna

• Sprawdzanie wymagań formalnych związanych z podróżami (np. dokumenty, ubezpieczenia)

• Prowadzenie bieżących spraw administracyjnych i finansowych, w tym rachunki, subskrypcje, ubezpieczenia, dokumenty

• Realizacja drobnych spraw administracyjnych w urzędach

• Kontakt z dostawcami i firmami zewnętrznymi

• Okazjonalne wsparcie przy organizacji wydarzeń lub logistyki

• Okazjonalne wsparcie przy dziecku

Wymagania

Wymagana jest bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność oraz umiejętność priorytetyzacji zadań. Niezbędna jest biegła znajomość języka angielskiego oraz języka polskiego, zarówno w mowie, jak i piśmie.

Poszukiwana jest osoba, która potrafi działać proaktywnie, samodzielnie rozwiązywać problemy i nie wymaga stałego nadzoru. Ważna jest sprawna, spokojna komunikacja, terminowość oraz naturalna dbałość o szczegóły. Rola zakłada współpracę w dynamicznym, wymagającym środowisku, charakterystycznym dla pracy z przedsiębiorcą prowadzącym intensywny tryb zawodowy. W związku z tym mile widziane są umiejętności prowadzenia rozmów, zarządzania priorytetami oraz współpracy opartej na wzajemnym zrozumieniu i jasnym ustalaniu zakresu działań.

Istotna jest umiejętność pracy w zespole oraz gotowość do wspierania codziennego rytmu pracy w sposób, który sprzyja płynnej i możliwie bezkonfliktowej współpracy po obu stronach. Wymagana jest również swoboda w korzystaniu z narzędzi cyfrowych, takich jak kalendarze, dokumenty online, aplikacje do planowania podróży i zakupów. Doświadczenie w rolach takich jak personal assistant, executive assistant, hospitality, concierge lub household management będzie dodatkowym atutem, choć nie jest warunkiem koniecznym.

Wysoka kultura osobista, dyskrecja oraz odpowiedzialne podejście do informacji prywatnych są kluczowe.

Forma współpracy

Współpraca ma charakter elastyczny i może być traktowana jako dodatkowa praca. Praca odbywa się w modelu hybrydowym, z elastycznymi godzinami, dopasowanymi do bieżących potrzeb. Oferowana jest długofalowa współpraca oraz wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i zakresu obowiązków, zgodne ze standardami rynku w Polsce.